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CHAT一道 浩华CHAT 2021-08-22 22:00 一家常规的酒店在筹备开业阶段中，会遇到预算、时间、人手等各个方面的挑战，这也要求酒店的运营管理团队在面临繁杂的筹开任务时，事无巨细地列出筹开期间的TO DO LIST。本文将依照各筹开任务板块，对酒店在筹备开业阶段的工作进行系统地梳理，为初入酒店筹开团队的人们提供一份指导。 酒店筹开工作知多少 给你的一份酒店筹开PANO PHOTO  01 酒店运营及管理计划制定  I. 建立筹备办公室 虽说酒店筹开任务没有标准的先来后到，但当然还是需要「先找人再干事儿」的。在整体建筑交付之后，酒店的管理团队便会成立筹建办公室，并按照酒店预期的经营管理模式，来确定酒店未来经营管理团队的组织架构，这其中也包括任命酒店的决策层和管理层，以及建立有效的沟通渠道与工作汇报和批复的形式与程序等内容。 II. 确认中长期发展计划及年度经营方案 酒店的运营管理团队首先需要了解经投资者认同的项目市场预案，明确预先确定的经营目标，进而编写包括酒店的中长期目标、酒店企业的责任、达到目标的思路和经营过程控制方案等内容在内的酒店中长期发展计划纲要。 同时，酒店筹开团队还需要参考早期项目市场调研所得结论制定酒店年度经营方案，即主要对酒店经营目标、成本控制、产品分析、市场定位、市场细分与目标市场的选择、经营战略及其核心、产品开发策略(总体功能设计与产品定位)、营销策略、经营方案的实施计划等方面进行分析与确认。 III. 搭建酒店组织结构 酒店组织结构的搭建是以酒店的经营方案为基石，对酒店管理层结构及各部门人员编制进行细化，进而把控人力成本的一个环节。酒店的管理层级一般分为决策层、管理层、执行层、操作层四部分。不同类型不同品牌标准的酒店，其管理层级不尽相同。运营者需要根据酒店的市场定位及部门设置，调整管理团队结构及各部门员工数量，在对人力成本与酒店效益间的关系进行充分分析后，使得酒店人房比满足客观发展规律，做到因事设岗，而非因人设岗。 IV. 制定酒店各项制度 a. 用工制度与薪酬制度 在设置人力资源相关制度时，酒店需根据酒店各部门的营业和办公时间，对员工的班次和工作时间进行合理安排。酒店的用工制度必须符合国家和地方劳动保障部门的法律法规，且在《员工手册》中对制度中的各项条款进行确认。 酒店薪酬制度则需根据酒店经营所在地和酒店业态的实际情况，核定本酒店各级人员的工资标准，合理规划工资结构，并采用级差效益分配法，以多劳多得、效益第一为原则。 b. 管理制度、服务标准与操作流程 酒店将按照其经营方案和管理要求制定相应的管理制度、服务标准和操作流程，并整合为《酒店运作手册》，经审批后执行。  02 市场调研与营销计划  I. 进行市场调研并整合市场数据 虽然有可研阶段的各项数据与结论做指导，管理方也需要组织各部门管理人员对区域酒店市场进行更为细致的调研，例如知晓区位旅游资源概况、开业酒店数量及经营情况、周边区域客源画像及消费习惯、具有一定规模的社会餐饮娱乐企业数量、执行的价格体系和酒店市场发展前景等市场情况，进而找出竞争对手或潜在竞争对手，并着重分析其客源结构、产品定位、价格政策、平均房价、出租率、服务特点、餐饮菜系、酒水喜好、人均消费、娱乐项目的设置和收费标准等经营方面的数据。 II. 制定价格政策及各经营部门营销方案 合理的价格体系多是建立在开发阶段可行性研究与筹建期市场调研所得成果的基础之上，当中需要详述各项对客收费项目的价格及成本、价格政策与价格控制等诸多内容。同时这两项成果也将帮助酒店细化经营部门包含开业促销、会员福利、餐饮推广计划、节日促销在内的各类营销方案，对目标人群实现更具针对性的推广。 III. 酒店视觉设计（Visual Identity） 视觉系统设计其实横跨了酒店项目的设计期与筹开期。在筹开期，酒店筹开团队需在视觉设计的指导下，与设计方就外围环境装饰、大堂装饰、客房装饰、餐区装饰、娱乐装饰和公共区域装饰灯具体方案、鲜花绿植装饰方案、艺术品摆放方案、装饰画布置方案等内容进行确认。 好的视觉设计能够帮助酒店塑造品牌形象、提高品牌忠诚度以及彰显自身的独特品牌文化。 IV. 制作酒店简介 经营筹备期间制作的酒店简介主要用于员工招聘和培训及酒店对外租赁项目的招商。待酒店开业的各准备工作完成后，酒店简介中可以再丰富实景图片等内容作为酒店主要的对客宣传资料。需要注意的是，酒店还要根据客源结构的具体情况，另外编写相应的外国语言文字注释。  V. 开业庆典筹备 开业庆典的准备工作通常由酒店的市场部门主导，针对庆典的时间节点、流程、人力、物料进行筹备。  03 经营团队组建与员工培训  I. 员工招聘 基于之前对酒店组织架构的明确，酒店需结合用工制度出台合理的员工聘用标准，并根据酒店的预开业经营筹备进度，列出各岗位人员的招聘期限及到岗时间。除了当下品牌酒店常采用的内部调岗与社会招聘这两种方式之外，筹开酒店也可以充分利用酒店相邻区域的人才市场和专业对口学校的生源。 II. 制定员工培训计划与开展员工培训 如今各层级各品牌酒店的员工培训计划都基本趋于完善。尽管稍有不同，但在内容上通常需要包含管理人员专业培训、员工入职培训、礼仪、服务质量标准、业务知识、消防安保、食品卫生及相关法律法规培训，以上八个方面。 在培训内容之外，酒店还要确认培训计划中，各项内容对应的培训讲师人选、培训要求、培训时间及课程安排，并就培训效果进行培训后调查与阶段测试，来确保培训计划实施的有效性。 另外需要提醒的是，当招聘阶段进入中期前，酒店就需要开始着手准备员工到岗前的后勤准备工作——包括确定食宿场所、培训教室、培训用品、服务人员及相关的后勤管理制度等。 04 采购清单与经营预算制定  I. 制定经营物资采购计划 一般对于已开业酒店来说，采购计划需由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，于每年年底进行编写。而对于筹开酒店而言，采购计划则需要依靠前期的经营方案和酒店市场调研成果开制定。在经营用品的采购计划内，需要标注采购物品的品名、数量、规格、品牌产地、质量要求、估算价格、采购周期和到货时间等详细内容。 对于物品采购清单的内容主要分为，要先到货的开荒物品和需要根据筹备进展到货的经营配套物品。  我们常说的FF&E和HOE/OS&E就是酒店筹开采购项目中最主要的两大采购类别。上海世茂酒店管理有限公司财务总监刘红波先生也在《酒店筹开盲区消除必读（上篇）》（点击此处，查看详情）一文中曾指出，这两个概念是非常容易被入门者混淆。 什么是FF&E FF&E (Furniture, Fixtures＆Equipment)，即家具、固件设施和设备。它不仅仅单指软装饰或是艺术品设计，还包括整个酒店的运营所需的设施和设备。 【什么是HOE/OS&E】 OS&E (Operation Supply & Equipment)或HOE (Hotel Operation Equipment)，都是指酒店的运营用品及设备，主要分为餐饮类、客房类和后勤类。HOE相较于 FF&E来说，除了所涉及的行业类别更多且品种繁杂之外，HOE所涵盖的产品普遍更新换代较频繁，例如酒店的日化易耗品几乎每半年就需要进行更新。 在制定一般物资采购计划之外，为便于开业使用和维修保养，酒店管理方还应协助投资方审核确认酒店的设备选型方案，方案中主要涉及工程机电设备、消防设备、家具用品、厨房设备、洗衣房设备、通信设备、清洁机械、管理系统软件、智能门锁系统等项目。 II. 经营筹备预算的制定与审批 酒店开业经营筹备资金通常用于支付开办费、人员招聘及培训费、视觉设计费、开业典礼费用、人员工资及相关的交通、考察、通信、食宿、办公等相关费用。 同时，酒店的筹备资金中也会增加一项约为总费用10%的额外费用，用于应对可能存在的不确定因素。从成本节约的角度出发，酒店需要对经营筹备资金贯彻「宽打窄用」的原则，控制开业前成本并以此创造运营收益。 众所周知，酒店经营预算表内会例举酒店各经营部门的营业收入、经营成本、经营费用、经营利润等项目以及管理部门管理费用的估算。通常酒店的预算成果应略高于投资方预期的投资回报要求，并且在执行过程中每季度或每半年根据实际经营和市场变化情况再做调整。 III. 实施采购计划 在对采购计划进行核准之后，可由投资方根据不同的采购项目采取招标的方式执行，并由管理方负责确定样品的质量。由于不同的地区市场供给规模不同，对于采购项目中的一些小件用品也可用当地自采的形式解决，以节约采购成本。在众多采购物品当中，对于大宗用品或长期需用物资，酒店可以根据采购计划向有关的工厂或商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量与规格具备一定的稳定性。 IV. 物品物资的验收 采购计划开始实施后，筹开团队需要督促工程建设方率先完成酒店库房的相关工作，合理规划和设立各部门库房和酒店总库，并做好相应的采购物品的接收计划。库房区域的货架、小型运输车辆等设施设备应按期提前到货。当采购的物资物品陆续到店后，筹开团队也需要专门组织人员进行收货与验货，并指派专人负责登记造册，做好记录备份工作。之后根据采购计划及物品的保质期和储藏方法，做好物资的入库、直拨、入位和摆放工作。 【额外的小tips】 本着环境可持续发展的原则，酒店的筹开团队还应指定废旧包装盒垃圾的存放地点，并派专门的清理小组可回收的垃圾进行分拣处理。 05 工程筹备与工程验收  I. 评审客房样板间的细节布局 客房装修是酒店内部设施的重点工程之一。管理方通常会要求酒店的建设施工方对酒店的各类房型提供样板间，并就房间的软装、布局、用品和空调排风系统、消防设施、门锁防盗装备等硬件设施系统提出具体要求。样板间在检查合格后会做「封门」处理，作为酒店客房验收的标准。 II. 参与「四方」验收工作 四方验收其实指的是，酒店工程建设完工后，管理方一般会配合投资方，参加由酒店项目审批方、投资方、建设方和监理方组织的工程质量验收工作。作为酒店设施的实际使用者，酒店管理方在四方验收时的关注点主要聚焦在，查验客房和酒店各项功能区域的施工质量和建筑工艺是否符合品牌标准。 III. 对各类工程图及机电资料进行存档与备份 验收通过之后，酒店管理方可派遣行政管理部门负责与投资建设方进行工程竣工图纸与验收报告的备份和移交。工程竣工图纸作为酒店今后在工程维修和更新改造上的第一手资料，在移交后必须登记归档造册，并制定相关的图纸管理提档制度。 同时，酒店的工程部需要负责与投资建设方进行机电设备资料的移交及归档工作，并由相关业务部门根据实际情况列出所有设备的保修期和维修保养计划。 IV. 接收酒店钥匙 酒店的工程建设大多采用「交钥匙工程」，工程建设方将钥匙移交给管理方后即视为施工建设的结束。钥匙交接的工作通常由酒店的保安部门负责与工程建设方进行对接，相关负责人需要对各类钥匙逐一核对并登记归档，并制定钥匙管理制度。  06 酒店经营证照申请与办理 I. 办理开业行政审批手续 办理行政手续这项工作涉及的大部分资料是由投资方提供的，管理方在这方面所掌握的资料很少。所以常见的情况是由管理方来协助投资方办理此项业务。 II. 设立经营账户固定资产的建账造册 在各种设备和采购物品到货后，酒店需要对所有的固定资产进行盘查甄别，做好酒店的一级账目管理和各部门二级明细账目的建账造册工作，建立各级资产的保管员制度和相应的管理制度，核定固定资产的盘点期限。 III. 设立经营账户 酒店的经营账户由酒店的财务部门设立。财务部门需要根据投资方的流动资金，做好经营预算的指标分解，合理安排资金的分配与使用。 CHECK完毕，模拟准备！ 试运行测试是酒店开业前最后一次大练兵 「粗开荒」 首次开荒一般为粗开荒，主要是清除酒店外围和内部的建筑垃圾以及卫生死角，一般为期15天左右。在本阶段，需要酒店筹建管理者根据整个酒店的开荒工作量，打乱各部门的建制，统一分配开荒区域和具体开荒任务。 「中度开荒」 第二次为中度开荒，也是开荒作业中任务繁重的一环。在此阶段，酒店需要着手强化酒店卫生状况，保证酒店所有区域清洁卫生达标，并进行环境绿化，清除异味，摆放经营和办公家具、用品归位等工作，一般为期20天左右。 「精开荒」 精开荒是开荒作业的最后一环，需要各部门各自负责自身经营管理区域的全面开荒工作，并对卫生清洁与物品布置工作进行收尾，使酒店达到接客营业状态，一般持续时间5天左右。 上海世茂酒店管理有限公司财务总监刘红波先生在《酒店筹开盲区消除必读（上篇）》（点击此处，查看详情）一文中曾指出，筹开期最重要的就是排布合理的开业日期。在此基础上展开的筹开人员合理安排和工作节点有效管控，才能避免无效的筹开花费。因此，GET这份「酒店筹开备忘录」以此明确筹开阶段的各时间节点、时间节点对应的各项工作、完成这些工作的人员，是酒店顺利开业的基石，也是对未来酒店成功运营的保障。 |
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