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从基层来讲，我们虽然常说机关一个科室对上承接两三个处室的指导，对下协调社区的落实，很难；但是我们也清楚，基层对上接受的是省委机关部门不间断的通知指示要求，还有许许多多需要开展的经常性工作，也很不容易。所以工作中很体谅大家，也存在一定的“差不多”“过得去就行”的思想，导致现在基层呈批的各种报告、请示、说明错情不断，质量参差不齐，下面讲的内容大家在院校肯定都学过，在此仅作以提示，算是和大家一起作个复习。 一是最起码的格式要知道 先说几组数字。 ①37、35、28、26。说的就是页边距，天头、地脚、订口、切口分别对应着文本的上下左右，这个很好记，你就把右手放在纸面上，最下面是5,逆时针转一周，后面跟着的就是6、7、8,上下是30,左右是20,所以页边距分别就是37、35、28、26,单位是毫米。 ②22、28。就是每页的文字上下一共22行，每行28个字，设置方法就是按照前面的页边距调好后，在段落中调整段间距为固定值28磅，取消孤行控制、取消允许标点溢出边界，选择两端对齐、基线对齐即可。 ③半个、1个、2个、4个字符。半个、1个字符说的是页码，根据最新修订的《机关公文处理工作条例》，公文的每页都要有页码，包括首页，位置编排在公文版心下边缘之下，数字左右各印一条一字线，一字线与数字之间空1个半角空格，一字线上距版心下边缘7mm.单页码居右空一字，双页码居左空一字；2个字符，说的就是每个自然段左空二字，回行顶格；4个字符说的是成文日期与版心右侧的距离，单一机关行文时，成文日期编排在正文（有无正文说明的编排在无正文说明）下第五行位置，右空四字。署名在成文日期之上一行、以成文日期为准居中编排。 ④空1行、空2行。先说比较特殊的空两行，就拿通令举例，加盖领导名章时，在正文（有无正文说明的在无正文说明）下空二行右空四字加盖，名章左空二字标注领导职务，以名章为准上下居中排布，领导职务应当标注全称；空一行的情况就比较多了，主送单位在标题下空一行、附件在正文下空一行、日期在领导名章下空一行等等。再说说几种字体。标题用方正小标宋简体二号字，正文用仿宋gb2312三号字，一级标题用黑体三号字，二级标题用楷体gb2312三号字，三四级标题用仿宋gb2312三号字，具体加不加粗没有明确规定，但从单位发文情况看，二者皆有。 接下来说一下需要注意的几个要素。 ①附件，附件前空两格，名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有多个附件的，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。 ②无正文说明，落款放不下的情况下，另起一页第三行居左空二字标注“（此页无正文）”。 ③版记，应当位于公文的最后，即公文的最后一面（偶数页）。当公文主体末尾处于奇数页时，版记应当另起一面排印，且此页不标注“（此页无正文）”；当公文主体末尾处于偶数页，且其下不足以排印版记全部内容时，版记应当另起一页纸排印在最后一面，版记页和前面的空白页均不标注“（此页无正文）”。我们看到有的文件版记在倒数第二页，背面是白页，其实就是订反了。 二是最常用的技巧要掌握 这里简单列举几个。 一个是excel表格的冻结窗口，之前我们统计报表，有的单位为了标准拆分可很多个表格，打印出来扫描上报，既给自己制造了困难，也不方便机关统计，其实只需要把最上面一栏的标题冻结，打印的时候自然而然的就分成了许多子表格。 第二个是解决word表格的重叠问题，我们基层可能经常遇到人员名册表格乱窜的现象，只需要调整表格属性中的“环绕”，选择定位取消“允许重叠”就能解决。 第三个是常用的符号怎么找。比如六角括号“［］”、①、☑等等，首先可以在插入的符号里面找，或者利用搜狗输入法等智能输入法直接打名称，“☑”通过带圈符号操作也可以，等等，这方面网上有很多教学，这里就不过多列举，建议大家遇到麻烦多百度，也可以会后一起交流。 三是最基本的程序要落实 签字盖章的要签字盖章不能不负责任。比如上报涉及群众切身利益、涉钱涉物涉及敏感事项的报告、报表，必须要上报含有签字盖章的扫描件，确保上报内容的质效性，防止文书代办，便于追责问责。该讲究标准的要注重标准不能糊弄应付。上报材料是否美观大方，一定程度上反映着单位的重视程度、工作标准、对上态度，标准不高必然需要返工，领导批评必然影响士气，反反复复这么几次很容易把上下关系搞僵了、工作效率搞低了、被动落实搞烦了，所以一定要保持精品意识，形成自己单位、自己本人的品牌。该征求群众意见的必须征求意见不能想当然。按程序办事是不出事的前提和保证，既是对群众负责任，更是对自己负责任，所以上报的材料该会议研究的要会议研究，该征求群众意见的要充分征求意见，这样才能真正经得起各级的检验。 从机关来讲，现在都是智能化办公，保密室对公文的模板已经做了规范，想错其实也很难，想要提高标准质量，最简单、最高效的办法就是向上级学，学领导讲话、学呈件准备、学落实效率，因为术业有专攻，这里主要讲一下所谓的共同“科目”。 一是不同类别的文件怎么传 这方面XXX会讲，我主要说一下传件之前建议做好的准备。 一要做好登记。机关一天可能会接到上级下发的好几个文件，而这些文件的来源又不同，有可能是微信里的提取码、也有可能来自通讯通、保密邮寄或者是机要件，如果我们不及时签收、下载、登记，很有可能在事务性工作的冲击下造成丢事、落事，一方面可能好事忘了办，造成群众见的嫌隙；另一方面可能急事办缓了，把上级工作给耽误了。所以建议大家养成登记的好习惯，打钩销账、逐项落实。 二要预先学习。传件的基础就是自己先弄懂文件的主旨精神，这样。一是自己做到心中有数、方便下步落实，二是节省领导时间、提高办件效率。建议大家平时都备有一支2B铅笔，看到重点要求、关键内容、新生提法提前工整的给领导标注好，让领导阅件过程中更快的找准重点。还有就是遇到术语名词要有较真的精神，不能自己办的件自己都不知道说的是什么，比如“两战赢”“三条线”“四个确保”等等，一是领导问了你不知道，会质疑你办件的态度、业务的能力，二是很多专业术语本身就是关键，所以要提前掌握，防止被问住、问倒。 三要知道程序。参照单位的标准，建议大家在《传阅文件专用单》上按照领导次序，用楷体gb2312三号字体加粗提前打印领导姓名，便于领导圈阅；在《呈批文件专用单》最下栏，按照公文格式提前打印计划采取的落实办法；在承办人处手写本人的姓名。具体传阅程序大家基本都知道，我只做简要提示。通常先送本部门领导阅批后，按照分管工作自上而下的顺序呈需传阅领导阅批。尤其要注意的是，当领导签批指示后，要按照倒序向已签约领导做好反馈，便于各级及时掌握本级落实办法。一般四个时段要抓住：领导上班时，会议结束后，中午吃饭后，午睡起床时。三个时间要避免：快下班时，领导要出门时，领导正在开会时。同时，要带上笔本，如果领导有指示可以及时记下来。 二是自己形成的文件怎么办 我主要就想到了《呈批件》《会议通知单》，一要按照步骤承办。先将文件送股长审改并签名，而后送部门副职领导审核、签阅，再送部门领导审定、批示，再送支队分管领导审定、批示，最后呈送单位领导阅示，需要其他领导阅悉的自上而下再传阅。呈办完毕后，要及时把单位领导批签的原始意见送股长和部门领导过目，以便掌握具体情况。二要避免低级失误。办文一定要认真仔细，严防发生文种选用错误、标题表述不准确、行文不严谨、时间地点错误、姓名职务错误、错字漏字等低级问题发生，更有甚者出现缺页或套模板忘记了要素等等。三要详细掌握内容。不管是本人送签，还是代他人送签，都要对整个材料的情况做到心中有数，为什么这样写，理由和依据是什么有准确把握，让呈批的过程更加顺利。 三是各种题材的材料怎么写 时间关系，这里讲一讲平时跟主任学习，机关常见的四种类型材料和撰写套路。“通知”要简洁：就是把该说的事情说清楚就行，越简洁越好，直截了当，不能绕，不是非得分个一二三。 “通报”要点准：基层对通报最敏感，因为通报直接关系对单位工作成效的肯定和否定。所以要把握一个字，那就是“准”，肯定成绩要准，指出问题也要准，点准了基层就服气，点不准基层就会有意见。通报通常只点事、点人、点单位，不要作评论。比如“不积极”“不主动”“不上进”等形容词。还有就是表扬单位的时候不要太多，否则就失去激励性。 “讲话”要贴合：写领导讲话稿的首要问题是要“定位准”，所谓“定位准”就要明白这个讲话稿是某某领导的讲话稿，而不是你某某某的讲话稿。因此，要写领导想讲的话，而不是写你想讲的话，如果写得思路、观点再好，而不符合领导的意图，那么这个讲话稿是不成功的。所以说，写好领导讲话稿功夫关键要花在平时，平时要多琢磨领导抓工作的思想、思路和关注点，多记一些领导在会议上的思想火花和所讲的经典语言等等。还有一点就是，要了解领导的风格，根据不同的风格去写。每名领导对于自身讲话稿的风格都是不一样的，如有的喜欢长句，有的喜欢短句，有的喜欢用排比，有的喜欢精炼等等。 “汇报”有三要：一个是表达要生动。不能光是干巴巴地讲一些工作做法，而是要注重用数据、事例、具体成绩和群众的反映、包括所说的话来佐证、来说明。第二个是重点要突出。写汇报材料既要注重全面反映所开展工作情况，更要重点突出，面面俱到什么都想讲好，往往到最后什么都讲不好，给对方留不下有深刻印象的内容。怎么突出重点，一是根据听汇报的领导所从事的工作领域来定；二是根据本单位领导盯抓的工作来定；三是根据上级工作重点和阶段工作特点来定。第三个是表达要精炼。就是尽量用最少的话把要表达的意思表达出来。“纪要”有四点：会议指出，观点很明确，对已发生事物的评论，一般都对标对表。会议认为，主观色彩多一些，感性言论多一些，对事情意义的评价。会议强调，说的是重点需要知晓的内容。会议要求，是对下步落实具体的安排。 主任常说，材料写的好坏不光是靠写材料那十几个或者几十个小时所花的时间和功夫，主要取决于平时下了多少功夫，作了多少努力。 一是多学习。只有平时多看材料，才能在工作需要时会写材料。要多向身边工作经验丰富的同事求教，这样写出的材料才能有实际指导价值、有指向性、有操作性。 二是多思考。有事没事经常去思考单位建设方面的问题，思考得越多，思路就越成熟、观点就越完善、思想积淀就越多，写材料时就越有自己的东西好写。 三是多琢磨。写材料时一定不能急于求成，要舍得吃苦，舍得花时间和精力，先把提纲一层层列好，然后，每条提纲下面一句话一句话、一个字一个字地去细细琢磨，认认真真地写，“慢功出细活”，这样慢慢“磨”出来的材料才有可能做到“一稿过”。 |
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