《疫情防控实战手册》——会务工作

四、会务工作

16.会务组主要承担哪些工作?

负责会议筹备组织工作;负责会议记录整理、会议纪要和问题交办清单等材料的起草撰写工作;将会议纪要、问题交办清单等下发各组执行并盯办落实.

案例:自治区疫情防控指挥部现场处置专班调度会结束后,会务组立即形成任务分工清单,经领导签发后通过微信工作群发至各工作组组长,每2小时更新各组工作推进情况,每日12时和16时形成专题报告,上报专班指挥部.

17.会务组前期准备工作包括什么?

制作包括国家专家工作组、自治区指挥部现场处置专班、盟市支援工作人员等方面的通讯录;制定工作职责、人员分工、办会流程等工作内容;主动与上级会务负责同志对接,建立会务工作沟通联系机制.

18.办会流程主要包括什么?

办会流程应包含接收会议任务,制定会议方案,布置会场,会议中的记录、录音等保障,会议结束后整理录音、起草纪要等,文字材料履行签批程序,对问题清单进行盯办,所有会议材料整理归档.

案例:会议结束后,完成所有会议材料收集整理,将会议安排、会议记录、录音整理、会议纪要、任务清单、盯办专报纸质和电子档案分类归档,形成完整的一套闭环办会体系.确保快速、高效为领导和各级检查提供相关材料.

19.如何快速通知参会人员?

超前谋划参会范围,负责会议通知的人员先期手机录入通讯录名单.首先尽可能建立会议通知微信工作群,其次依托短信功能,接到回复后及时统计参会人员情况,未回复的一对一电话跟进.对于人数较少或时间紧急的会议,则直接通过电话通知确认.对有汇报的人员要优先通知到位.

20.制定会议安排过程中需注意哪些问题?

接到召开会议指令后及时与上级请示和沟通,明确参会人员、汇报人员和会议内容或议程,及时通知汇报人员提前做好准备并提交会议材料.会议安排拟好后需请领导审定.疫情期间,除指挥部人员外,应尽可能采取视频会议方式部署工作,减少人员见面往来.

21.如何提高会务效率?

建立会议组织分工制度,明确各类会议具体承办人员.进一步细化会议方案,按照会务流程图逐一落实、做好会议前、会议中、会议后的各项工作,做到有条不紊、急而不乱.在此基础上做到分工不分家,整合集体力量,急事急办、特事特办,事半功倍.

来源：《疫情防控实战手册》