 机关档案工作指导的方法步骤  文/刘东斌  ” 12 / 07 2021 机关档案工作的一般或日常业务指导属于微观档案业务指导，其指导应当遵循微观档案业务指导的流程。 这里介绍的机关档案工作的一般或日常业务指导的方法步骤，是微观档案业务指导流程中的三个主要步骤：一是准备工作，二是实施指导，三是提出建议。 机关档案工作指导的方法步骤的具体内容如下。 (一)准备工作 1.熟悉档案业务指导的相关内容 (1)了解被指导单位的职能与内部机构组成。 (2)了解被指导单位的档案工作情况。 (3)了解被指导单位的有关档案工作的规范标准。 (4)熟悉与被指导单位档案工作相关的规范标准。 一般机关的档案工作是以文书档案为主的,因此，应该熟悉《归档文件整理规则》，熟悉《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，还应了解《发文稿纸格式》等与归档文件整理规范标准相关的规范标准。 如果被指导单位的上级单位要求该单位按卷整理的话，还应该熟悉《文书档案案卷格式》《档号编制规则》等。除此之外，还应该熟悉《机关档案工作条例》《机关档案工作业务建设规范》《档案交接文据格式》《全宗卷规范》等。还应该熟悉常见的专业档案或特殊载体档案的规范标准，如《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》《会计档案案卷格式》《会计档案管理办法》等。 如果是某一专业机关，还应该熟悉专业档案的有关规范标准，如指导民政部门，就应该熟悉民政部、国家档案局发布的《婚姻登记档案管理办法》《农村五保供养档案管理办法》等。 2.熟悉业务指导相关内容的方法 (二)实施指导 所谓实施指导，一般是通过实地查看和查阅档案及相关材料，找出其错误之处，并给以改正错误的正确方法和答案。 或是由被指导单位的档案人员直接提出问题，由档案业务指导人员现场解答。 如果是对一个机关全面档案工作的业务指导，一般应该从档案工作管理体制、档案基础设施、档案基础业务、档案信息化建设和档案提供利用等五个方面去查看。 如果是只对某项档案工作进行指导，则只查看某项档案工作即可，如一年一度的归档文件整理指导，只看某一年度的归档文件整理情况即可。下面就对一个机关全面档案工作的业务指导做简要的说明。 1.档案工作管理体制 (1)组织领导：是否建立机关档案工作领导小组；是否明确一位领导分管档案工作；对机关各类档案是否实行集中统一管理。 (2)机构人员：是否成立机关综合档案机构；是否配备档案专业人员；机关档案人员是否定期对本机关、本系统和直属单位的档案工作进行监督、检查与指导；是否对相关人员进行档案业务培训。 (3)工作制度：是否建立机关单位各项档案工作规章制度。 2.档案基础设施 (1)档案室用房：档案库房、办公、阅览是否实现三分开；档案室库房的位置是否符合安全和长期保管档案的要求；如果是楼房作档案室库房的，档案室库房承重是否符合要求。 (2)档案库房防护：档案库房是否实现“三铁'(铁门、铁窗户、铁柜子)；是否配备了空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等；是否达到“十防”要求。 (3)档案办公设备：是否配备了计算机、扫描仪、复印机、照相机、装订机、缝纫机等。 3.档案基础业务 (1)档案收集工作：通过查看各门类档案文件目录对照单位的文件材料归档范围规定，看是否将各门类归档文件材料收集齐全完整。 (2)档案鉴定工作：是否制定本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表。 (3)档案整理工作：是否制定了本机关、本系统各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案；档案整理质量是否符合国家和省市县档案行政管理部门的有关规定。 (4) 档案保管工作：库房是否整洁；档案排架是否有序；是否建立与补充完善全宗卷。 (5)档案统计工作：是否实施库房温湿度记录；是否建立档案借出登记。 4.档案信息化建设 是否开展电子档案的收集归档；是否进行室藏档案的数字化加工。 5.档案提供利用 (1) 检索工具：是否编制有各类档案目录和专题目录等档案检索工具。 (2)编研材料：是否编写《全宗介绍》《组织沿革》《大事记》《基础数字汇集》等材料。 (3)提供利用：是否建立有档案借阅利用效果登记簿；是否编辑档案利用典型事例汇编。 (三)提出建议 对于在具体指导中发现的问题和错误一般在查看过程中就随时给予指出并提出改正建议。当然，如果是存在的问题很多，一时都解决不了，就应该提出一个分轻重缓急的全面整改建议。 整改的建议原则一般是先易后难、先基础后提高。一般的顺序是：建立机构，明确领导，配备档案人员，设置档案库房(先购置档案柜架，后添置空调机、去湿机、防磁柜等)，建立有关档案工作制度，收集应归档文件材料，整理档案，编写档案目录，提供利用档案，编写档案编研材料，实施档案信息化建设。 精 |
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