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我们在Word中填写表格信息时，经常用到带钩或不带钩的方框符号，例如选择性别、职称等。少量的符号可以通过软键盘手动输入，但如果要处理的数据量大的话，这样操作就累人了。其实，结合Word与Excel，用“替换法”就可以轻松地实现批量方框的自动更新输入。下面以在职工花名册的基础上制作职工信息确认表为例来说明。具体操作在Office 2019中完成。 1. 改造工作表结构 新建工作表Sheet2，将原表中的“性别”字段拆分成“男”、“女”两个字段，“学历”字段拆分成“小学”、“初中”、“高中”等字段。然后，新建的工作表需要与原工作表进行数据关联，在第二行的“男”字段处输入公式“=IF(VLOOKUP($B2,Sheet1!$B$2:$F$7,2,FALSE)=$C$1,"R","F")”，“女”、“小学”、“初中”及其他级别的字段处也输入类似的公式，不同之处在于将“$C$1”中的C改为该字段所处的列字母，如“小学”为“$G$1”，向下填充到相应单元格中。这样，邮件合并所需要的电子表就构建完成了（图1）。
小提示：由于字母“R”在“Wingding2”字体中代表Real（真实），可以直接转为确定、选定的图标，“F”则表示否定，所以相应的字段值处需要用字母“R”、“F”替换。 2. 建立邮件合并 打开Word模板文件（即职工信息确认表），利用邮件合并的方法，将工作表中的字段插入到Word模板中的相应位置。完成合并后点击“编辑单个信函”，在弹出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”，确定后就生成了所有人的信息确认表（图2）。
小提示：邮件合并后，Word文档中的出生日期格式与Excel工作表的不同，需要右击出生的域字段，选择“切换域代码”，在域代码后添加格式代码“\@YYYY.MM.DD”。 3. 替换字符 将光标移到文档的开始处，切换到“开始”选项卡，依次点击“查找→高级查找”，在弹出窗口的“查找内容”处输入“R”，在“替换为”处输入“R”，点击“更多”，将光标放在“替换为”处，点击“格式→字体”，在弹出窗口处，“西文字体”处选择“Wingding2”，点击“全部替换”；同理，将字母“F”直接替换成一个方框符号即可（图3）。这样，就将字母“R”批量替换成带钩方框，将字母“F”批量替换成空白方框，从而完成了所有带钩或不带钩方框的替换。
小提示：方框的输入可以利用“插入→符号”的方法在文档中插入一个方框，再将这个方框剪切并粘贴到“替换为”处即可。 |
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