玩转WPS表格 - 数据录入

学会多种录入数据的方式，是熟练玩转WPS表格的基础！下面请和小编一起，一起学习WPS的数据录入技巧吧！

数据录入的技巧

合理正确地录入数据，对后续的数据处理与分析尤为重要，掌握科学的操作方法和技巧， 可以有效提高工作效率，使枯燥、烦琐的数据录入工作变得简单易行。本章主要介绍在WPS 表格中录入各种类型的数据及将外部数据源导入WPS表格中的相关技巧。

了解数据的类型

当用户向工作表的单元格中输入内容时，WPS表格会自动对输入的数据类型进行判断。WPS表格可识别的数据类型有数值、日期或时间、文本、公式、错误值与逻辑值等。

进一步了解WPS表格所能识别单元格内输入数据的类型，可以最大限度地避免因数据类型错误而造成的麻烦。

1. 输入数值：

任何由数字组成的单元格输入项都被当作数值。数值里也可以包含一些特殊字符。 

1）负号：如果在输入数值前面带有一个负号（-），WPS表格将识别为负数。 

2）正号：如果在输入数值前面带有一个正号（+）或不加任何符号，WPS表格都将识别为正 数，但不显示符号。

3）百分比符号：在输入数值后面加一个百分比符号（%），WPS表格将识别为百分数，并 且自动应用百分比格式。

4）货币符号：在输入数值前面加一个系统可识别的货币符号（如￥），WPS表格会识别为 货币值，并且自动应用相应的货币格式。

另外，如果在输入的数值中包含有半角逗号和字母E，且放置的位置正确，那么，WPS 表格会识别为千位分隔符和科学计数符号。如“8 , 600”和“5 E+ 5”，WPS表格会分别识别为 8600 和 5 乘以 10 的 5 次幂，即 500 000，并且自动应用货币格式和科学记数格式。而对于 86 , 00 和E55 等则不会被识别为数值。

2. 输入日期和时间：

在WPS表格中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，被称为“序列值”。序列 值介于一个大于等于 0，小于 2958466 的数值区间。因此，日期型数据实际上是一类包含在数 值数据范畴中的特殊数值。日期和时间系列值经过格式设置，以日期或时间的格式显示，所以用户在输入日期和时间 时需要用正确的格式输入。在默认的Windows中文操作系统下，使用短杠（-）、斜杠（/）和中文“年月日”间隔等 格式为有效的日期格式（如“2013 - 1 - 1”是有效的日期），都能被 WPS 表格识别，具体如表 2-1 所示。

表2-1 日期输入的几种格式

虽然以上几种输入日期的方法都可以被WPS表格识别，但还是有以下几点需要注意：

1）输入年份可以使用 4 位年份（如 2002），也可以使用两位年份（02）。 

2）当输入的日期数据只包含年份（4 位年份）与月份时，系统会自动将这个月的 1 日作 为它的日期值。 

3）当输入的日期只包含月份和天数时，系统会自动将当前年份值作为它的年份。

注意：

输入日期的一个常见误区是将点号“.”作为日期分隔符，WPS表格会将其识别为普通文本或数值，如 2012 . 8 . 9 和 8 . 10 将被识别为文本和数值。

由于日期存储为数值的形式，因此它继承着数值的所有运算功能。例如，可以使用减法运 算得出两个日期值的间隔天数。

日期系统的序列值是一个整数数值，一天的数值单位就是 1，那么 1 小时就可以表示为 1 / 24 天，1 分钟就可以表示为 1 /（24×60）天等，一天中的每一时刻都可以由小数形式的序列 值来表示。同样，在单元格中输入时间时，只要用WPS表格能够识别的格式输入就可以了。

表 2-2 列出了WPS表格可识别的一些时间格式。

表2-2 WPS 表格可识别的时间格式

3. 输入文本：

文本通常是指一些非数值性的文字、符号等。一些不需要计算的数值，如银行卡号、身份 证号码等也可以保存为文本格式。当输入的数值长度超过 11 位时，WPS表格会自动在开头部分加上半角单引号“'”， 将其存储为文本格式，而无须其他特殊设置。

在一些系统导出的数据中，经常会有一些文本型的数字。如需将这些文本型数字转换为可计算的数值格式，可 以选中包含文本型数字的单元格区域，此时屏幕上会自动 出现“错误提示”按钮。单击“错误提示”下拉按钮，在下 拉菜单中选择【转换为数字】命令，如图 2-1 所示。

图2-1 使用“错误提示”按钮转换文本型数字

除此之外，还可以选中数据区域后，依次单击【开始】→【格式】命令，在下拉菜单中选择 【文本转换成数值】命令，如图 2-2 所示。

图2-2 使用功能区菜单转换文本型数字

注意：

如果需要以数值格式保存长数字时，可以在输入内容后使用以上方法转换为数字格式，但是如 果数值超过 11 位，就会自动显示成科学计数形式。如果超过 15 位，则 15 位之后的部分都将变成 0。

4. 输入公式：

通常，用户要在单元格内输入公式，需要用等号“=”开头，表示当前输入的是公式。除了等号外，使用加号“+”或减号“-”开头，WPS表格也会识别为正在输入公式。不过，一 旦按下键，WPS表格会自动在公式的开头加上等号“=”。

在WPS表格中，除等号外，构成公式的元素通常还包括以下几种。

1）常量。常量数据有数值、日期、文本、逻辑值和错误值。 

2）单元格引用。包含直接单元格引用和名称引用。 

3）半角括号。

4）运算符。运算符是构成公式的基本元素之一，关于运算符的详细内容请参阅技巧 93。

5）工作表函数。如SUM或SUBSTITUTE等。

学会了吗？快来和小编一起，把WPS的数据录入一起运用到实践中吧！