  档案的保管制度 中国档案管理培训网  档案保管制度是指在档案保管过程中，要求相关人员共同遵守的、按一定程序办事的规程或行动准则。“没有规矩，不成方圆”，没有制度的约束，各项工作都将面临失去控制、混乱无序的风险。档案保管制度是约束和规范档案工作人员在档案保管中的思想行为的标准和规范，同时在一定程度上对档案利用者利用档案的行为也提出了一定的规范和要求。制度的根本目的在于确保工作的正常运转和高效开展。完善的档案保管制度有利于防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命；有利于建立确保档案安全保密的档案安全体系，维护档案的完整与安全。  一、档案保管制度的原则 首先，档案保管制度的制定应合法合理。档案保管制度的内容应遵循我国档案保管的基本规律和客观要求，遵守我国档案管理相关的法律法规和政策，如《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》中关于档案保管的相关条款，档案馆(室)的档案保管制度应与这些条款的要求相致，不得违背和与之抵触。 其次，档案保管制度应明确具体，具有可操作性。档案保管制度不是宏观的、抽象的，应是切实可行的、便于贯彻落实的。因此，档案保管制度的制定过程，应结合本馆(室)的实际情况，如馆藏情况，软硬件条件，人力、财力、物力状况等，对档案保管提出明确的规定和具体的要求，使得档案保管工作的开展切实有章可循、有据可依。 最后，档案保管制度既应具有一定的稳定性，又要具有适应不断变化的新情况的预见性。档案保管工作是一项长期的、持续的工作，因此，档案保管制度应具有稳定性和连续性，在制定之前做全面深入的调研，避免朝令夕改。然而，社会实践活动的变化不可避免地会给档案工作带来一系列的变化，档案保管工作也需适时调整，以适应不断变化的新情况。比如，面对越来越大量产生的电子文件，我们应将其及时纳入档案保管制度，制定切实可行的措施，以确保电子文件的真实、完整、可读可用。 二、档案保管制度的内容  档案保管制度的内容是由档案保管工作的内容和任务决定的，一般表现为以下几方面： 第一，说明档案保管制度制定的目的和依据。一般来说，档案保管制度是为了维护档案的完整与安全，规范档案保管工作的行为而制定的，它是在结合本馆(室)实际情况的基础上，将法律法规、政策等对档案保管工作的要求具体化的结果。明确档案保管制度制定的目的和依据，便于相关人员在工作中对制度的理解并遵照执行。 第二，关于档案库房管理的各项规定。具体包括档案库房的环境，比如温湿度的控制和调节，档案进出库房的制度，全宗的排放和档案的上架，“十防”措施等等，将各项规定，以制度化的形式固定下来，有效地保证了档案保管工作的顺利开展。 第三，关于档案保密的规定。档案的保管工作不仅要确保档案实体的安全，也要保证档案信息的安全，档案保管制度应规定如何确保档案信息不被泄露。比如，规定在查阅利用档案中，如何通过妥善保管而有效地维护档案的安全。 第四，对于不同类型档案的有针对性保管措施。比如，对于馆(室)藏的极其珍贵的档案，应该使之区别于一般档案，有更为完善的保管规定。又如，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异地备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。 第五，明确档案保管工作人员的职权和责任。为了确保档案保管工作的顺利开展，在档案保管制度中，应明确赋予档案保管工作人员相应的职权，为其完成工作任务提供支持和保障。同时，制度也应对保管工作人员提出确定的要求，明确规定保管工作人员的责任。  文/王英玮 陈智为 刘越男 |
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