PPT页面文字超多，领导还不让删？4个步骤教你轻松搞定

原创 阿宝 小黑课堂职场课 2022-07-06 18:54 发表于河北

大家好，我是阿宝老师，这里是小黑课堂PPT职场课。今天收到小伙伴的提问：“文字内容超多的PPT怎么布局排版呢？”

01

场景

这个问题很常见，类似的场景还有，给你一份Word文稿，制作一份配套的PPT幻灯片。核心问题都是：文字内容超多，如何通过排版设计完成一份高质量PPT？

比如像下图这样，文字内容非常多的PPT页面。

你是不是见过类似的PPT？整体感受就是：毫无美感，完全不想看。

所以这样的问题如何解决，我们今天就来好好讲一讲，大家有时间赶快把这篇文章看完学会，没时间就收藏起来，下次需要时直接照抄。

02

分析

那我们到底应该怎么做呢？要想解决这个问题，就必须明确PPT排版的目的是什么。

PPT排版的目的，从来就不是把大段的文字丝毫不差地呈现出来。而是让信息以“简洁易懂，美观清晰”的效果呈现出来。

对于“美观清晰”的要求，考验的是PPT的设计能力，我们留在后面再讲。今天先实现“简洁易懂”这个效果。

其实“简洁易懂”考验的不是我们的软件操作能力，而是结构化思维和文字总结概括的能力。总的来说，对于大段文字的处理，做好以下4个步骤就好啦！

① 概括主题

② 拆分段落

③ 提炼标题

④ 精简内容

有了这个思路，咱们现在就开始尝试对上边的大段文字进行处理吧！

03

操作步骤

具体如何操作呢？我们一起来看一下。

一、概括主题

主题会在哪体现呢？通常来说，主题都会在一大段文字的段首或段尾处。而这段文字通篇都在说“20世纪以后的教育特征”这件事。所以不出所料，主题就在段首，是不是很容易就找到了。

概括主题之后，就可以当作页面标题，放到页面最上方，效果如上图。

二、拆分段落

段落拆分考验的是文字层级的把握。整段文字看下来是一个“总——分”的结构，那么段落拆分，应该都是围绕“教育特征”这个主题进行的。

这段文字一共有16句，通览全文我们会发现，大概讲了教育的5大特征。因此我们可以将文字划分为5部分。

我们通过按回车键进行分段，再加上编号，效果如下图。

分段后，是不是结构更清晰了？

三、提炼标题

一份好的PPT，是要告诉观众结果，而不是让观众自己找结果，文章分段之后，我们再为每段内容来提炼一个小标题。

可以看到第1、3、4、5段的开头都是形如“教育的XX化”这样的内容，所以我们不妨就用这种方式来总结小标题。

至于第2段主题的“全面教育”，我们直接改成“教育的全面化”，让标题看起来整整齐齐的，视觉上就会更协调。

将小标题和正文分成两段，再使用缩进表示层级关系，接下来再给整段文字套一个SmartArt图形，如下图：

再换个版式，更有利于阅读。

这样调整后，阅读和理解起来是不是就容易多了，但正文部分内容依然太多，让观众很难抓住重点，所以目前的效果只能作为临时急用缓兵之策，我们还需要继续精简内容。

四、精简内容

接下来是内容精简，这里大家就大胆的删除内容就可以，不用担心细节缺失，因为演讲者可以在汇报时进行补充，所以我们的重点，是提炼出每一段最重要的若干关键词。

以“教育的终身化”为例，我们可以看到红色的关键词，以及每一句的主要内容，那么我们只需要将“教育终身化”的重要特征强调出来就可以了。

因此关键词总结为：时间上的延续性、空间上的广延性。这就足够了。

其余几个小标题如法炮制，每个小标题的的关键词总结出来了。

内容提炼和梳理完毕之后，我们再结合PPT的设计技巧，进行一系列的排版美化，就可以呈现出下图的PPT效果啦。

展示效果是不是比之前好很多？这就是懂亿点点PPT和不懂PPT的对比效果。

同学惊呼：诶？前边还看得懂，到这里就有点懵圈了，果然是亿点点美化。

别着急，关注【小黑课堂职场课】微信公众号，美化操作的内容咱们下次更新。

04

总结分析

我们再来回顾一下整体思路：

① 突出主题：修改后的内容有一个大标题，让我们一眼就能看出这页PPT讲了什么。

② 内容拆分：正文也分成了五个部分，并且设置了小标题，这样只需要扫一眼就能知道大概内容；而最初的大段文字，没有小标题，只能读完所有才能知道讲了什么。

③ 简化内容：正文内容还是多，影响观众对信息的读取，那么就继续简化，提炼关键词作为正文补充即可。

④ 美化排版：最后在页面中增加了一些图片或图标元素，让本身枯燥的内容变得更加形象化。

一起再看一下前后的对比效果吧！

再来个动图，对比更加明显。

所以，做PPT其实并没有那么难，人人都能学会，稍微花点时间学习一下，进步就很明显。

什么？你问我文章的配图动画是怎么做的？

我：……