说明：本公众号曾经发过一篇文章《如何通过财务分析的方式每月降低成本100万？》，文章的重点是为了说明财务分析的作用。但一些朋友单纯理解为是财务分析取得了理想的效果，而忽视了文章前面部分所讲到的财务基础体系的建设。其实财务分析只是整个财务管理手段的一部分，而且是在基础财务体系搭建完毕之后才能有效开展的，所以，这里重点再从基础财务体系搭建的过程，来讲一讲如何最终实现成本控制的目标的。
某连锁餐饮集团，旗下有23家门店，在我进入该企业集团半年后，通过综合运用财务管理的手段，成功地将成本率降低了5%，平均每月为该集团节省成本100多万元！这里简单介绍一下具体的过程和方法，希望对企业老板和财务管理人员有帮助。该集团企业是家族性质的企业，重要的岗位如采购部、资金部、工程部都是老板家亲戚把控。企业老板很重视资金的管理，但却不重视财务工作，所以财务基础很乱，财务核算基本上是流水账。不过成本的核算符合餐饮行业的特点，比较正确。我接手该企业的财务整改工作时，各企业的平均成本率34%左右，经过半年的努力，各企业的平均成本率下降到28%左右，总体下降了5%，全集团各企业月均营业额总和为2300万元左右，所以月总成本下降100多万元。
成本的下降，不是一蹴而就的，而是需要综合运用各种财务管理的手段，经过了一个漫长的过程之后，才能最终达到理想的效果。进入该集团后，我首先是从基础财务工作的整改开始进行财务规范的：首先，第一步，是进行财务组织管理体系的调整，包括：1、门店库管员的隶属关系和工作职责调整：划归财务直接管辖，且不能仅仅只是看门，还必须记账，对库房丢失的物资承担赔偿责任等等；2、收银员的隶属关系和工作内容调整：划归财务部直接管辖，要求每日填报规定格式的营业日报表等等；3、会计人员的工作内容调整：如做账报税之外，增加了定期下店进行巡视、检查和盘点的工作内容等；4、考虑到财务人员的工资待遇明显偏低的情况，为提高其工作积极性，主动向老板争取给他们调增了工资等。通过以上财务组织管理方面的调整，就保证了财务管理的具体措施能够真正得到执行，财务的具体工作要求也能够真正得到落实。然后，第二步，是进行内控体系建设，大致包括如下几个方面：1、首先，是对收银工作进行整改。如完善收银系统的设置，重新进行对收银流程进行规范，以防止出现收银偷钱、套卡、套券、套现，防止出现跑单的情况等。同时，调整财务部的收款程序和稽核检查程序，使收银工作及时得到监控，确保营业资金的安全，确保营业收入不流失。2、对成本发生的第一个环节——采购加强监督。由于采购人员是老板家亲戚，不便于对采购过程进行过多监督，但却严把采购入库验收关，以确保采购的资产、物资能够保质保量，彻底杜绝虚假采购、以次充好的情况发生。3、加强对成本控制的关键环节——库房进行管理。首先调整库房入库验收的程序和手续，确保库房验收环节能够真正起到监督制约采购的作用；同时，调整库房管理的制度，完善库房管理的责任，确保库存物资的安全，防止库存物资丢失、损毁、过期变质等；严格控制领用出库的程序和手续，通过库房制约厨房成本。4、加强对成本发生的主要环节——厨房的监管，重点防止厨房出现偷盗、浪费、过期变质等情况发生。在建立并完善了内控体系之后，就使各种内控管理制度和措施能够得到真正的执行，财务部门也能够及时对业务流程的各环节进行监控，从而有效防止各种跑冒滴漏的发生。第三步，在进行内控体系建设的同时，进行核算体系的建设。核算体系的建设更繁琐，主要内容包括：对财务核算和会计账务进行统一规范和调整，使核算更详细、更全面，会计账务更准确。如重新设置会计科目及明细科目，重新设计各种资金、资产、物资单据，完善单据的传递流程和使用规则，调整核算的规则和方法等，以确保核算和业务保持一致，真正做到业财融合。最终使得核算的数据能够及时地，真实、全面、详细、准确地反映经营管理的各个方面，为更进一步的财务分析等工作奠定基础。第四步，是进行报表报告体系的建设，包括结合内部管理的需要统一设计各种内部管理报表、统计报表，以及财务报告的内容和格式等，使报表数据能够客观、真实地反映企业经营管理的各个方面和结果。——在完成了上述这些基础财务体系的建设之后，企业的成本并不会因此就能够马上降下来，因为餐饮业的成本控制包括采购、库房、厨房三个环节，需要采购部、门店经理、库管员、门店厨房长等一起配合，并由他们去积极推动才能有效果。所以，这个时候，财务分析就发挥出其重要的作用和价值来了。第五步，建立财务分析体系，开展财务分析工作。财务分析是整个财务体系建设工作的最后一步，也是财务工作中最有价值的工作。在开展财务分析之前，必须进行上述相应的基础财务体系建设，在这些基础建设完成之后，具备了开展财务分析的数据基础之后，才能有效地开展财务分析工作。企业经营成本的下降，不仅仅只是财务分析带来的结果，而是整个财务体系综合作用的结果。这方面的原理我在网络课程《怎样才能做出有实际价值的财务分析？（语音）》里面有详细的讲解（见“荔枝微课~老蒋财税”）。我在该集团企业开展的财务分析，主要是对经营情况进行分析，经老板同意之后，在店长的经营会上进行公开的财务分析。我做的财务分析其实很简单，因为餐饮业的特点，菜品的成本是混合成本，所以成本分析就不能像制造业那样去做产品成本结构分析，而只能进行综合成本率的分析，具体方式就如前面的那张表格所展示的一样，就是每个月将每家门店的成本率做一个排序，在店经理和厨房长参加的经营会议上进行公开展示，并进行简单的讲解说明。告诉他们，各店的成本结构几乎是一致的，那么通过成本率的对比，就能够看得出哪家门店的成本率高，哪家门店的成本率低。成本率低的，就说明成本控制得好；成本率高的，就说明成本控制得不好，可能存在丢失或浪费的现象。刚开始进行财务分析的时候，大家都听得云里雾里，没有感觉，但一两次之后，他们就明白了这些数据的含义了，然后成本率高的门店经理和厨房长的脸色就不太好看了……（中国人都很讲究面子对不对？）非常意外的是，之后的几个月，全集团的平均成本率就开始不断下降，从平均33%以上，一直下降到平均28%左右，而且，有些门店店长还主动在经营会议上介绍他们控制成本的经验。这就说明，通过这种简单的财务分析的方式，明显提高了各门店主动控制成本的积极性，这样，成本下降也就成为必然。当然我做的财务分析的内容很多，包括了公司经营管理的各个方面，这里仅就成本分析做简单介绍。最后总结：成本的控制，不只是某个单方面的行为就能达到理想的目标，而是要综合利用财务管理的各种手段，包括内控、核算、分析等整体发挥作用，才能最终达成理想的效果。
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