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文件资料管理程序 1.0目 的 规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。 保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。 2.0范 围 适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。 3.0职 责
4.0程 序 4.1公司受控文件结构规定 4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。 4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。 4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。 4.1.4第四级：表单、记录。为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。 4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。 4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。 4.1.7废弃文件：已作废的任何文件。 4.1.8文本内容应有文件名称、文件编号、制定日期、修改版本、页码。 4.1.9程序文本格式内容如下： 1.0 目的、 2.0范围、 3.0职责、 4.0程序、 5.0流程图(可选)、6.0记录/登记表、7.0 参考文件 4.2 文件编码规则 4.2.1一般文件编码规则： ①企业缩写代码
企业缩写代码为：HLLG。 ②部门缩写代码
③文件类别 编号详见4.1中4.11-4.14所示。 ③流水号 各级文件流水号为01~99。 例： 注：记录编码详见《质量记录管理程序》。 4.2.2图纸编码规则 （1）产品图纸编码规则
①企业缩写代码 有限公司企业缩写代码：HL。 ②产品系列号 各类产品系列号： 1—微通道扁管，2—大扁管， 3—铝型材。 ③产品规格序号 产品规格序号，为流水号，从1开始。 ④产品规格 产品规格：宽度（A）×厚度（B）-孔数（K）。 ⑤产品图序号 产品图序号，为流水号，从1开始 例：HL1-2-16×1.3-16-1 表示XX产品：规格为宽16、厚1.3、16孔，断面图序号为2的第一张成品图。 （2）挤压图纸编码规则 挤压图纸编码规则仅针对于微通道扁管产品，编码规则如下： HL1-XXX-A×B-K HL1-XXX-A×B-K与产品图纸图号对应。 例：HL1-2-16×1.3-16 表示：规格为宽16、厚1.3、16孔，断面图序号为2的挤压图。 4.2.3版本号 最初的文件版本号为“A/0”；第一次修订后的文件版本号为“A/1”，依次类推。文件修订5次或发生较大改动则需要换版，版本号为“B/0”,依次类推。 4.2.4文件发放代码：
注：图纸发放采用PDF电子版和纸质版两种形式，PDF电子版图纸发放给办公室人员，纸质版图纸发放给模具、生产、检验等相关人员，PDF电子版图纸无分发号， 纸质图纸分发号如下表所示：
4.3外来文件编号规则 4.3.1外来文件的编号规则应利于识别、管控，可直接采用其编码（如国际、国家标准、客户的环保要求等）。 4.3.2工程图纸编号：客户代号—图纸号—序号。 4.4文件编制、审核、批准 4.4.1公司运行受控文件必须经过审查及核准。（表格除外） 各文件的编制、审核、批准如下表：
4.5文件发放 4.5.1受控文件完成编制、审核、批准的签署，由品质部在正本上盖上“受控”章，受控发行。发文部门，填写《文件发放、回收记录表》。 4.5.2外来文件（含国际/国家、标准和客户标准等）经相关部门接受后，需到技术部进行登记，填写《外来图纸及文件登记记录表》作为受控文件保存。需发行时，再由技术部受控发行。各受理部门及技术部须确保在十个工作日之内完成审查、分发及执行，并保存记载每次生产变更的生效日期的记录，维护工作现场为最新版本。 4.5.3受控文件如需用作其它用途，如供应商报价用、顾客要求。则需在该受控文件副本上盖“非受控”章，不具备受控文件的效力，且必须经管理者代表批准，才能发放至第二方。 4.5.4临时文件：公司在特定的情况下，由于生产应急所需，可在审核过的图面或文件复印件上加盖“试生产”章，予以发行，但必须在上面标识清楚，于生效日期内收回，并发放正式的受控图面及作业指引类文件。 4.5.5电子文件发放前，需转换成PDF文档，保留纸质的审核、批准原件，发文部门通过OA平台发布至各相关部门及人员，并上传至文档管理平台，便于相关人员查阅。发文部门需填写《文件发放、回收记录表》。 注：电子文档通过OA发布后，发放部门必须查看文件接收人的查阅情况，及时以短信、电话、口头等多种形式通知。 4.6 文件的评审 文件需定期评审，每年至少一次，由发文部门组织文件的使用、管理部门对文件的适用性进行评审，评审结果为“适用”时，文件继续使用，评审结果为“不适用”时，按4.7对文件进行修订或作废处理。 4.7 文件修订、作废4.7.1公司任何人都有权对受控文件提出修订申请，申请人需填写《文件修改废止申请单》交部门负责人确认，可进行相应的修改、审核、批准。更改后的新文件应及时报品质部受控。 4.7.2质量手册、作业指导书经运行后发现不再适用，或由于客户的要求，文件及资料需要变更时，新版文件发行，旧版文件应予以及时回收，签字确认，并盖上“作废”章以确保现场使用的文件为有效版本。填写《文件发放、回收记录表》。 4.8 文件保管及使用 4.8.1受控文件不可私自复印、涂改。 4.8.2受控文件须存在适当的地点，避免遗失，损坏。 4.8.3受控电子文件须上传至文档管理平台，便于使用与保存。 4.8.4受控文件应展示在有需要的工作场所。 4.8.5受控文件具有规范作业的效力。 4.9文件保存期限 4.9.1所有的受控文件须存档保存并记录。 4.9.2质量手册、作业指导书、变更后，记录作废，副本统一销毁，正本保存，由技术品质部保存两年。 4.9.3文件作废，正本保存，副本统一销毁。作废的工程图面保存两年后销毁。 5.0记录/登记表 5.1. HLLG-QR423-01《文件发放、回收记录表》
5.2. HLLG-QR423-02《外来图纸及文件登记记录表》
5.3. HLLG-QR423-03《文件修改废止申请单》
5.4. HLLG-QR423-04《受控文件清单》
6.0参 考 文 件 无 |
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