业务交流 | 公文附件及主送机关规范用法之贴士

基层党办文秘岗位小伙伴特别是初学者，在印发、批转、转发公文时，可能对附件、主送机关区分不清。如，某文件标题为《关于转发〈XXX〉的通知》，正文中将“〈XXX〉”作为附件标注编排。又如，某单位在内部行文时，将主送机关拟定为“各直属单位，本单位各科室”。准确规范用法到底是怎样的呢？

关于附件

一是分清正文和附件。印发、转发、批转公文需要使用通知文种。印发类通知主要用于印发本机关拟制的、不能单独行文的公文；转发类通知主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转类通知主要用于上级机关批准、转发下级机关的公文。据此，所印发、转发、批转件与印发、转发、批转通知共同组成一份公文，应该作为主件而不是附件。

二是规范标注附件说明。附件说明是附件的顺序号和名称。在正文后附件说明处标注“附件5份”或在正文中写有“（附件附后）”等字眼，均属不规范用法。《党政机关公文格式》规定，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需提行时，应与上一行附件名称首字对齐。

三是着力精简文件、转变文风。不但要严格控制发文数量，也要严格控制文件篇幅。为精简文件，同时也便于收文单位更好地理解、贯彻文件，对已发文件，如有必要，可在文件中适当引用强调、重申要求，不再作为附件。

关于主送机关

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选准主送对象。主送机关的确定，离不开行文关系。区分领导、指导等关系之后，方能确定行文方向、主送对象。向上级机关行文，原则上主送一个机关；向下级机关行文，主送需要贯彻执行、应当知晓公文内容的机关；普发性公文的主送机关应保持相对稳定性，一般不能随意变动。如，受双重领导的机关向上级机关行文，只能主送一个，视情况可抄送另一个，不能同时主送两个。

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规范名称表述。主送机关是公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类机关统称。主送机关名称不长的一般用全称，如“XX市人民政府”；规范化简称一般以官方发布的权威简称为准；同类机关统称一般用于下行文，如“各镇（街道）党（工）委、政府（办事处），市级各部门”。主送机关顺序一般按重要程度、工作惯例依序排列，同类间、不同类间分别用顿号、逗号分隔。

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掌握特殊情况。有的无须标注主送机关，如决议、命令、公告等文种，决定、意见可标也可不标（党的机关公文一般不标）。有些无主送机关的公文，一般要确定印发传达范围，如公开发布、发至某级等。有的主送机关标注较灵活，如发至特定范围或部分单位的公文，可逐一标注需要收文的单位。有的主送机关较多，导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记；既有主送机关又有抄送机关时，主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分割线。

主办  |  中共都江堰市委办公室

总编  |  谭凌云

主编  |  胡继东

编辑  |  李国强  丁  洁

图片  |  自网络

参考  |  《秘书工作》2019年1月