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在档案管理当中，我们经常听到“主题”一词，但“主题”是什么，你真的了解吗？
主题，指的是一组具有共性事务的总称，用以表达文件和档案所论述和研究的具体对象与问题，也就是文件和档案的中心内容或中心论题。 主题词，又称叙词（即正式主题词），它是经过规范化的词，在标引中用以表达文件和档案管理的主题概念，在检索中用它组成提问式，以表达检索的要求。 它是从文件和档案中概括出来的，表达其主题的最小概念单元。 01 主题词具有哪些性质？ ① 组配性。主题词具有组配的功能。组配，就是标引和检索时，通过主题词的逻辑组合来表达描述文件或档案中心内容的主题。 在实践中，多数主题都是用两个或两个以上的主题词的概念组配来进行标识的。 主题词经过组配后，能够得到外延很小、 内涵很深的专指主题，并扩大了检索途径。 ②规范性。主题词是从自然语言中精选出来的，要求词与概念一一对应，并有确定的唯一的含义。 ③直观性。主题词使用自然语言中的词汇，标识比较直观，按字顺或音顺排列，序列比较明确，便于标引和查找。 ④可控性。主题词法根据对主题词使用频率的统计，可对主题词表进行调整。 一方面删除（合并）使用频率过低、检索意义不大的主题词。 另一方面分化使用频率过高、检索负担过重的主题词，使现行主题词都有一定的使用价值，达到控制词汇数量，避免文献分散的目的。 ⑤上机性。由于主题词标识是组配的，比较灵活，在检索中可采用布尔代数表达用户检索提问和进行逻辑运算。 因此将主题词法应用于自动化系统，可以比较充分地发挥管理自动化系统的特长。 ⑥动态性。主题词可随着事物的发展变化和人们认识水平的提高，不断进行修订，以保持其现代水平和实用价值，因而对新事物、 新的职能工作具有较强的反映能力。 02 什么是主题词法？ 主题词法是以主题词作为标识符号，并依据一定的原则，标引文件或档案的主题概念和查找文件或档案的一种方法。 主题词法的基本原理是单词组配、概念组配和规范化。 所谓单词组配，就是将单个的主题词依据一定的原则组配到一起，以表达文件或档案的主题。 单词组配所依据的原则，就是概念组配的原则，即几个相互组配的主题间之间，在概念上必须有某种逻辑关系或语法关系，其实质是概念的分析与综合。 03 什么是主题词表？ 把主题词按照一定的规则（如字顺、音序、分类范畴、词族关系）排列起来，即构成主题词表。主题词表，又称叙词表。 它是将文献标引1人员或利用者的自然语言转换成规范化的检素语言的一种术语控制工具，是概括各种或某一职能活动并由语义相关、族性相关的术语组成的规范化的动态检索词典。 是标引、存贮及检索各方面都必须共同遵守的检索语言的工具，目的是规定共同的词汇和法则，以便达到不同人员标引同一文件或档案内容的一致性以及描述文件或档案内容的语言 （标引语言） 与查找文件或档案内容的语言的一致性。 《中国档案主题词表》是一部由反映档案内容的规范化词目组成的词典，是档案著录中主题词标引和进行检索的词语控制工具。 文书、档案部门在进行主题词标引时，必须按《中国档案主题词表》所列正式主题词选用。 《中国档案主题词表》所包含的词汇量比较大，将这些词汇全部输入微型计算机进行管理，难度是相当大的，对于一般单位来说，也没有这个必要。 因为大部分单位在工作过程中所形成的文书和档案涉及的主题范围都是较窄的，一般有数百至数千个主题词即可满足著录的需要。 为了工作方便，各单位应在《中国档案主题词表》的基础上，根据本单位的工作特点，将主题词表缩小，建立本单位的专用主题词表。 04 主题词的管理 关于专用主题词表的建立与管理，你可以有以下5种方式： ①成立专门机构或指定专人负责。 ②收集词汇。词汇的基本来源是 《中国档案主题词表》，对于极少数《中国档案主题词表》中没有的专业词汇。 可参考其他专业的主题词表、分类表、专业词汇表、重文件以及工作中积累的词汇，但自选词汇不宜太多。 并且，自选词汇一般只限在对本单位的内部文件进行标引时采用，对上级和外单位的文件不能用自选词汇进行标引。 ③规范化处理。对于从《中国档案主题词表》选取的词汇，可直接列入专用主题词表，对于自选词汇，应按要求对所收集的词汇进行优选。 ④建表。将选定的主题词进行分类，赋于每一个主题词-个编码，并利用建表才能，将这些主题词和相应的编码输入计算机。 ⑤ 检查。经常对主题词的使用情况进行检查（主要是词频统计），增加必要的主题词，删除使用频率过低的主题词。 05 主题词的标引 主题标引是文件和档案在加工、存贮和检索过程中，将其内容主题的自然语言转化成规范化的主题词法检索语言的过程。 在管理自动化系统中，主题标引的目的是建立数据库，以供贮存和检索之用，它是利用者与文件和案卷之间联系的重要桥梁。 (1）文件和档案的审读 这是标引过程的首要步骤，其目的在于了解和判断文件和档案所论述的中心内容和研究对象，进而确定文件和档案的主题。 审读文件和档案时，通常依据文件档案的标题，以及所附的文摘、简介、前言、结论、领导人批语或修改意见以及文中的目次、图表、数据等内容，必要时应该浏览全文。切忌仅依据标题进行主题分析。 (2）了解主题的类型与结构 所谓主题，是文件与档案记录和阐述的中心问题，也就是想要传达给利用者的文件与档案记录的中心内容，主题的类型，依据文件与档案内容可分为单主题和多主题两种。 单主题指一份文件与档案只研究和论述一个问题。如《福州地区实行农业生产责任制的调查报告》。 又如：《日本钢铁、汽车和计算机工业发展趋势研究》。标引时，单主题可用一个专指主题词或几个主题词的逻辑组配来表示。 多主题，可视主题复杂程度，采用分组组配来表示。主题构成的因素及其序列可分为：主体因素（研究对象、材料、方法、过程、条件）、通用因素、位置因素、时间因素、文件和档案类型因素等五种。 在对文件与档案进行主题分析的过程中，除需确定主题的类型与结构外，尚需剖析主题的中心部分、动态部分和限定修饰部分，以便对文件与档案内容所涉及的主题概念进行精选。 (3） 主题分析 主题分析是分析文件与档案或利用者提出的中心内容的过程，是对文件与档案或提问的去粗取精、 去伪存真、由表及里、由此及彼的分析过程。 为了保证文件与档案主题分析的网罗度、专指度和一致性，在开展标引之前，要结合文件与档案实际情况，拟定合适的主题分析提纲，供标引人员在主题分析、主题提炼时使用。 主题分析提纲一般包括下列内容： ①文件与档案记录和阐述了哪些事物和工作对象，它们的成分、性质、特点及相互关系如何？ ②文件与档案中是否记录了新的观点、新的凭证、新的方法、新的过程？其特点如何？ ③文件与档案中记录了哪些重要数据？这些数据的真实性、凭证性及其使用如何？ ④文件与档案中记录的主题由哪些要素组成？是否具有检索意义？ ⑤文件与档案属于哪些类型？适于用哪种方式标引？ ⑥主题分析的难度是比较大的，第二点列出了主题分析时应注意的有关事项。 (4） 选定标引词和主题款目词 分析和确定主题后，必须从主题词表中选取相应的正式主题词，作为标引词，同时从标引词中选出主题款目词。 主题款目词应能表达文献所讨论的具体问题或研究对象，其数量可根据文献内容的要求而定，一般可选至四个，并赋予特殊标记，供编制主题目录时排检之用。 (5)无法在主题词表中找到合适的主题词，可增补新的主题词进行标引。 06 主题词的利用（搜索） 在会博通档案管理系统当中，主题词指的就是关键词。 会博通根据政府公文等要求、标准，提前内置了丰富的主题词。 用户在上传档案、文件之后，系统会自动抓取文件信息的关键词并使之与内置主题词相互匹配。 比如，会博通公司内部的员工上传了关于工程管理档案的实施方案，在文件当中所提到的全部内容。 比如工程管理、档案管理、项目资料等等关键词，也就是我们所说的主题词，就会被系统抓取出来，形成档案标签。 这样的主题词抓取有什么好处？它的作用是，在我们后续搜索档案的时候，能够根据主题词进行系列化的快速搜索。 比如我们在会博通档案管理系统中搜索一个关键词：工程档案。那么系统当中所有带有工程档案关键词的文件，就都会被搜索出来了。 主题词的标引对于档案的搜索至关重要。 比如有两篇论述土地改革的档案文件，一篇主要是论述土地改革中对恶霸地主的斗争策略问题，另一篇则着重讲的是土改中的农会工作问题，如果都只标引提低改革一次。 那么两篇内容有别的档案文件就会分辨不清，在这种情况下，就必须分别标引“土地改革”、“对敌斗争政策策略”和“土地改革”、“农会”。 因此必须要重视主题词的标引，只有做好主题词标引，在档案搜索的时候，才能更高效。 以上，就是关于档案管理主题词的介绍，希望对您有帮助。如果你想了解会博通档案管理系统，欢迎联系我们，会博通随时为您提供各种档案管理咨询服务。
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