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软件资产管理流程主要目标与用途 软件资产管理流程是一套指导企业在组织内部对软件资产进行有效管理、控制和保护的基础架构和流程，其目的是通过完善的管理模式和适当的技术支持体系，将软件作为企业的资产加以统筹管理，即将企业所拥有的软件纳入企业资产管理程序，使得系统中的软件得以保护，并了解企业IT系统软件所处的位置、运行的情况、所拥有的软件许可证的数目以及确定其合法使用性。软件资产管理涵盖从软件采购、分发、安装、变动、升级、维护到软件报废、删除等软件资产使用的整个生命周期，其主要用途包括： 1. 防范重要的商业风险 Ø 确保组织使用合法软件，减少由于不适当使用软件带来的法律问题 Ø 防止无序管理带来不可预见的财务支出 Ø 避免使用未经授权的软件带来的商业或技术风险 Ø 保护企业免遭软件授权纠纷，维护企业形象 2. 保证软件的可用性和安全性 Ø 通过对软件归档阶段的应用测试并完成安装使用手册，确保软件的可用性，同时避免了软件误安装或误操作，确保软件正常工作并且有效降低故障的发生机率。 Ø 测试软件对目前系统环境的兼容性，确保整个系统的安全。 3. 节省成本 Ø 清楚了解每个软件的授权数量 Ø 只购买所需的软件授权，提高软件采购部署能力和谈判地位 Ø 消除浪费和冗余，提出没有使用但仍在购买维护的软件 Ø 明确资本的花费和折旧，获得更高的财务透明度，保护企业投资资本 4. 更强的管理优势 Ø 对已有软件、软件授权有更好的理解以及对所需软件更准确的分辨力 Ø 从容做出IT战略和运营方面的决定(软件购买、升级变更等)，更完善决策过程 Ø 实现技术标准化，减少非标准软件使用和支持成本 Ø 洞悉未来的软件需求，准确决定需要哪些软件以及什么时候需要 Ø 了解何时需要更新以及何时更新是可行的 5. 提高生产力 Ø 沟通变得有基础和方便，以更高的效率获得新软件 Ø 员工了解软件资源库，有效判断软件使用的合法性，正确判断是否需要购买，减少使用和决策的时间消耗 Ø 减少管理层单独检索和咨询的时间消耗 总之，软件资产管理流程旨在通过一系列有效的管理措施，合理控制软件购置的支出，籍以提升软件资产的利用率与整体效益，确保软件使用的合法性，进而提升企业竞争力。 流程主要角色和职责 1. 软件资产归口管理员 软件资产归口管理员是软件资产的核心管理人员，负责跟踪记录从软件归档、测试、使用、更新直至报废整个过程中有关软件的管理信息，同时软件介质及安装使用文档由软件资产归口管理员统一保存和管理。软件资产归口管理员也是整个软件资产管理流程的更新维护者。 主要职责： Ø 监控和管理软件归档、测试、审批、使用、更新等各个环节的状况。 Ø 建立软件目录，跟踪和记录所有软件信息。 Ø 负责从宏观上监控流程，确保流程被正确的执行。 Ø 随着业务需求和IT环境的改变，定期或不定期进行流程分析、找出缺陷、进行改进，从而实现可持续提高。 2. 软件资产责任人 软件责任人是软件的管理责任人，从业务功能角度负责软件需求评估、软件的购买、使用和报废定义， 负责日常使用的协调、监控和问题处理。 主要职责： Ø 负责软件整个的生命周期包括从评估、购买、使用、升级维护到报废等各项工作 Ø 负责对软件使用过程的资源进行协调，保证故障的最终排除 Ø 负责软件授权模式的定义、软件预算的规划、软件采购内容和采购要求的定义 Ø 对软件要求进行寻找、确认和谈判 3. 软件购买人 在软件采购和验收流程中负责软件采购的申请，软件许可的确认和正确验收。主要职责： Ø 获取来自软件责任人有关软件购买内容、数量、范围等购买信息的认可 Ø 负责软件采购申请的提交和处理，填写必要且充分的购买信息 Ø 负责软件许可的确认，在软件正式交付后提交软件货物验收单、固定资产入账单等财务单据 Ø 在软件购买和验收的过程中始终和软件资产责任人、软件资产归口管理员保持沟通，提交软件介质归档单 4. IT各相关领域软件支持工程师 负责对归档软件的测试及安装使用手册的编制，确保软件的可用性和安全性，保证软件的正确使用。主要分为软件支持 主要职责： Ø 负责安装及功能应用测试，完成软件安装使用手册 Ø 负责软件在IT系统环境的兼容性测试，确保其安全性 5. 介质管理员 介质管理员主要负责统筹管理软件物理介质，包括软件介质的造册登记、介质的统一保管和存放、介质的检索和分发以及介质的领用去向跟踪等事项。 主要职责： Ø 负责软件介质的登记和造册 Ø 统一将软件介质存放于IT软件介质室 Ø 根据软件介质检索需要，负责软件介质的货物和分发 Ø 对管理介质领用去向进行跟踪和管理 软件资产管理总体的流程
资产管理总流程主要包括软件采购、软件归档、安装使用、授权到期或被淘汰的处理这四个流程环节。涵盖了整个软件资产的生命周期。 1 软件采购流程是整个软件资产生命周期的开始，也是即将授权到期软件重生的环节。 2 软件归档流程是对软件资产的合法性、可用性及安全性进行审核，软件归档完成标志着该软件已经“成年”，可以投入工作了。 3安装使用流程是软件资产在有效授权期限内的流水线工作流程。 4 授权到期或被淘汰的处理流程是指软件授权到期或者功能落后面临淘汰时的处理流程，如果需继续使用或者提高功能可以选择重新采购来购买该软件的授权维保或者版本升级，如果已无可用价值，可以选择报废。 软件采购流程
1. 软件采购是软件资产管理流程的起点，采购的原则是只购买确实需要的软件。在软件采购阶段， 由软件责任人负责软件使用现状的确认、购买需求的定义、采购要求的定义和软件预算的确认 2. 在软件采购阶段指定清晰的软件购买人，软件购买人需由软件责任人担任，或者由软件责任人授权的人员担任，由软件购买人提交软件采购申请电子流程单（PR-online） 3. PR电子申请单由部门审批后流转至财务部审批。财务部审批通过后由采购部负责后续的采购工作 软件归档流程
2. 软件购买人按照软件的具体信息填写财务相关表单（包括货物验收单、固定资产入账单等）和软件介质归档单。填写完毕后，连同软件介质及附带资料一并交至软件资产归口管理员处。 3. 软件资产归口管理员对该软件进行初审，并按照软件对应的相关领域不同分为：OA软件、工程软件、生产制造软件、系统平台软件等。同时录入“软件介质归档进度表”中，实时对该软件的整个归档进度进行跟踪 4. 记录进度表后，软件资产归口管理员把软件介质及附带资料移交给该软件对应应用领域的软件支持工程师进行测试，包括软件的各项功能、软件可用性及与目前IT环境的兼容性等，同时完成软件安装使用文档。在测试期间应用软件支持工程师可以要求软件资产责任人提供该软件相关的各种资料。 5. OA软件支持工程师负责对软件安装使用文档的正确性进行测试，并再次验证客户端环境的兼容性。如果发现问题立即反馈给应用软件支持工程师重新评估及测试。OA环境测试通过后把该软件的安 装包及安装使用手册上传至共享文件夹，并向全体OA工程师发布该软件的安装信息。 6. 所有测试验证通过后，最终测试报告提交至软件资产归口管理员。软件资产归口管理员对所有测试信息进行复审，并把财务表单和软件介质归档单提至IT总监审核。审合通过后由软件资产归口管理员录入软件资产目录。软件目录的创建、输入、检查和更新由软件资产归口管理员负责。 7.IT运维总监审核完毕后，财务表单提交至财务部审核。软件介质归档单、软件介质及附带资料提交给介质管理员。介质管理员按照软件分类入库，并做好记录. 软件安装流程
2. IT工程师按照软件资产目录中的信息对用户的软件需求进行初审，然后派给该软件的资产责任人进行评估。软件资产责任人评估后把意见反馈给IT工程师，由IT工程师进行综合复审 3. IT工程师复审通过后由IT运维总监进行终审。通过后申请单流转至OA工程师进行安装，并记录软件安装的详细信息 4. 软件资产归口管理员，对软件安装信息记录表进行定期审查，保证软件的正确使用授权 软件介质使用流程
2.使用人要申请使用软件介质及附带资料时，需先由软件资产责任人审核，并确定使用期限 3.审核通过后，由介质管理员发放软件介质备份盘，并登记使用情况及使用期限 4. 使用人必须在规定的使用期限内把软件介质备份盘及附带资料归还给介质管理员，逾期不归还者， IT部有权对该使用人进行相应的处理。介质管理员负责跟踪软件的归还情况 5.软件资产归口管理员负责软件跟踪软件介质的发放使用情况，确保正确的使用授权 软件维护升级流程
2. IT资产归口管理员在审核PR采购单时需检查原版本软件归档信息，并确认当前的软件维护周期 3. 由IT预算审核总监审核采购该软件的预算可用性 4. 信息系统部审核完毕后按照采购流程，由财务部审核，采购部实施采购 5. 采购完成后由软件购买人验收，并填写软件介质归档单，提交至IT资产归口管理员处 6. IT资产归口管理员按照2.3.3软件归档流程进行归档，并更新软件维护周期及其他变动的信息 软件授权到期或被淘汰的处理流程
2. 如果软件资产责任人按照业务需求的不断发展发现有软件将被淘汰，也需对新的业务需求进行重新评估分析 3. 评估后如果是决定重新购买来延长授权期限或者版本升级，把相关信息转给软件购买人，走软件采购的流程。如果是决定不再使用的，按照财务部资产报废流程报废，填写资产报废处理单 4. 报废完成后，向信息给软件资产归口管理员反馈资产报废处理情况，并由软件资产归口管理员更改软件目录中的记录 |
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