说说“办公室主任”的前世今生

主书、主薄、主任：

说一说我国的办公室流变

          文/舟山潮水

      

      我国古代没有办公室机构，历朝历代都没有设过“办公室”。但有机构、有人员，履行办公室的职能。从主书、主薄、主任三个职务的历史，可以了解我国办公室的流变。

                   主书

      战国时期魏国设立主书官职，为国王保存各种文字资料，类似于现在办公室的文书或档案人员。我国最早的办公室工作人员称为“史”。我国史书记载的祝、巫一类人物，充任史官、卜官、礼官，服务氏族首领祭祀活动。西周时期设有太史、右史、左史，各司其职。初创了一些秘书工作制度，主要有公文制作制度、文书签名及正副本制度、官文书归档贮存制度、“泥封”加印等保密制度、“采风”观政和调查的制度。

                              

                    主薄

     

       汉魏开始，设主薄，是各级地方主官属下掌管文书的佐吏，类似于现在各类机构、单位的办公室负责人，但不纳入官员序列，由主官自行选召。主薄的主要工作是，向署内其他部门交办公事，勾检文书，审阅或缮校文件并归档，管理印章，承办其他事务。

      主薄因是主官的亲吏，一时权势很盛。主薄和主官关系密切，有生死相依的，如东汉的董卓与主簿田仪同赴黄泉。但也有道不同谋不合，以至反脸的。如曹操杀了主簿杨修。《三国演义》里，杨修被杀的原因是在曹操面前耍“小聪明”，史称“鸡肋事件”。真实的原因是，曹操认为杨修与他政见不同，有贰心，这涉及到作为领导身边人的忠诚问题。

      隋、唐以后，地方各级的主薄地位上升，由史升为官，并由中央选授，在令、丞、薄、尉四大领导中位列第三。但主簿的功能发生变化，成为部分官署与地方政府的事务官，元诸寺、监、院有关人员，或称主簿，或改称典簿，县主簿简称为簿。明、清太仆、鸿胪二寺及钦天监称主簿，太常、光禄二寺及国子监称典簿，县署则仍称主簿，均系低级事务官。

      明朝时期，履行主簿角色的，是经历或吏目、典史。省府两级地方官署设经历司作为办公室，负责人称经历，助理称都事或知事，通名首领官，主要职能就是为官署听差。州县两级也有这种设置，分别称吏目、典史。

      清朝时期，地方层面履行办公室职能的工作人员由“公职人员”改为“私聘人员”， 正品官员到地方上任，随带编制外的自聘人员，俗称师爷，江南一带最出名的是绍兴师爷。其主要职能是，为幕主出谋划策，参与机要；起草文告，代拟奏疏；处理案卷，裁行批复；奉命出使，联络官场。幕主与师爷虽以宾主相待，实系雇佣关系。各级地方官署设内外两个签押房，分别为长官官署办公室和私人办公室，负责人称为稿签，处理办公室公文、行政后勤等事务，是长官信得过的亲信。

       我国古代中央层面，类似现在的秘书长或办公厅主任，是秦朝的御史大夫、汉朝的尚书令，晋南北朝时的秘书令。唐代实行三省六部制，中书省起草诏书等下行公文，履行着现在的办公厅职能。宋代的中书省设有中书舍人，负责皇帝诏书拟定、起居、政务活动记录。中书省设有检校、照磨等机构，分别负责文书的校对、复核、收发等，并形成公文处理制度。明朝实行内阁制，办公地点设立文渊阁。黄仁宇先生这样描述文渊阁：“既像皇帝和文官集团的联络处，也像各部院以上的办公厅，有时又像皇帝的顾问室，或是调解纠纷的超级机构”。（黄仁宇著《万历十五年》中华书局出版，2006年）这样的职能分明就是现在的办公厅。清朝皇太级继位后，中央层面设内国史院、内秘内院、内弘文院通称内三院，职掌类似现在的办公厅事务。

                                                

                    主任

       

      办公室主任这一称谓，是从西方引入的。我国自辛亥革命以后，引进西方的办公室制度。北洋军阀政府国务院下设秘书厅，厅内设秘书长、秘书、佥事、主事若干人，管理秘书及文书、档案工作。鲁迅先生早年曾任过教育部佥事职务。1927年国民党政府成立后，中央层面成立秘书处、设有秘书长、秘书等，负责文件的撰写、收发和保管等工作。

       中国共产党的行政办公制度是伴随着党的成立而产生的，一大期间，毛泽东同志既是党代表，又是秘书，党的三大成立中央局，毛泽东同志为秘书，相当于现在的秘书长。中央苏区的办公机构为总务厅。长征期间中央仍、保留了唯一的行政秘书机构—机要科，通过机要科下发指令、掌握情报。

        在延安时，党中央才正式设立中央书记处办公厅。1948年5月，中共中央进驻西柏坡，成立中共中央办公厅，第一任主任是杨尚昆。1949年11月，成立政务院秘书厅，1954年改为国务院办公厅同，设秘书长一名。中央办公厅、国务院办公厅一直沿续到现在。

      

      从我国办公室机构和人员的演变过程，我们可以了解到以下几点：

      一是历史悠久。我国古代类似办公室的机构和人员早已存在。可以说作为一种机构和制度设计，作为一种办公室文化，悠源流长。

      二是辅助政务。无论是古代和当代，作为办公室都是为官员服务，是一种辅助性的工作。

      三是服务近似。这种服务基本与当代办公室的服务相近似。比如都从事文稿起草、记录、档案、处理日常事务，提供行政后勤等方面的服务。

     四是忠诚可靠。历朝历代的办公室工作人员无论是公职人员还是私人雇佣，作为长官的贴身人员，都要求忠诚服务、可以信赖。（注：参阅了专家学者的史料。鸣谢。）