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【好文推荐】如何当好办公室主任,这篇讲话讲透了!

 雪峰读书 2022-09-26 发表于黑龙江

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在全市办公室工作会上的讲话

近年来,我市各级办公室的工作有明显的进步,特别是市委办、政府办、人大办和政协办为全市办公室系统带了一个好头,树立了一个好榜样。从全市三级干部会、人大政协“两会”的筹备情况就可以看出,我们的办公室工作是高标准、高质量、高效率的。我今天参加这个会主要是跟大家一起谈谈心,来探讨探讨如何当好办公室主任。我认为当好办公室主任,总体要求是做到八个字:“精明、能干、忠诚、可靠”。这八个字可以从两个角度来理解。

一、当好一个办公室主任有什么样的标准

第一个标准是信息的掌握要比“小道消息”还要早、还要准。一个办公室主任,要对你这个地方掌握的消息是最早的,也是最可靠的。为什么呢?因为办公室的一个重要职责就是当好参谋。如果对情况不了解,对情况掌握得不快,很多工作就会贻误,所以我觉得你对信息的掌握要做到快、准、全面。

第二个标准是文章写得要比“记者”好。作为一个办公室主任,如果连基本的文字功底都没有,办公室工作就无从谈起。客观地说,我们在座的办公室主任绝大多数既能够动脑,又能够动手,具有一定的文字功底,有的文字功底还很深,比记者水平高。

第三个标准是对事情、对矛盾的处理比“单位领导”还要行。处理一个单位的事情,处理一个地方的矛盾,首先是办公室主任。我们有些单位出现了矛盾,就直接推到领导那里去,这就是你办公室主任没有当好的表现,除非是事情复杂到了一定的程度,超出你的权限,否则办公室主任都要能够担当。

第四个标准是服务比“保姆”还要周到。这个服务是多方面的,包括接待来客、接待群众、服务领导等。有些办公室主任理解的服务,只是为单位的领导或者说只为单位的一把手服务,这个理解是错误的。办公室主任当得好的,不仅单位的领导们喜欢他,而且群众也喜欢他,因为他服务得周到。

第五个标准就是动作要比“魔术师”还要快。也就是说你的反应速度要快。比如说迎接客人,到了门口首先开门的应该是办公室主任;比如说安排客人住宿,开门、开电梯的首先应该是办公室主任。办公室主任不管做什么事都应该是先行一步,走在后面,想在前面。

第六个标准就是忍耐比“学生”还行。办公室主任要受多方面的气:第一要受领导的气。领导的气来自于哪里?一是办公室主任本身的事没有做好,领导要找你发脾气;二是领导受了气的时候,他也可能把气发到你头上,尽管没有什么错但还是挨批,这也因为你是领导身边的人,是最亲近的人。第二要受群众的气。有些群众找领导时问题没有得到解决,或者一次两次没有找到领导,或者他的事不顺心,他要发气,他们有的时候不找领导发气就找办公室主任发气。第三要受外界的气。其他的单位、其他地方的群众到你这里办事,办得不顺利,心里有怨气,也发办公室主任的气。所以我们的办公室主任在做无名英雄,来自多方面的气你都要能够忍受。

二、如何当好一个称职优秀的办公室主任

第一,学习加培训。

一是知识要更丰富。办公室主任要精明能干,知识面不广是精明不起来的。我们平时看电视、读书,跟别人交谈、听报告、听讲课等等,这都属于社会实践活动,都能够使人获得丰富的知识。特别是现在我们可以从电视里学到很多知识,曾经学过的知识也可以通过书本进一步巩固。值得提醒的是,我们所看的、所听的、所谈的,一定要加以深思熟虑,比如说你在电视里得到的资讯,要多思考一下为什么。不操心的人对一些重大的事可能看了就看了,操心的同志会记得是怎么回事,但是真正操心的同志就会认真分析深层次的原因。再如,我们去年组织了一部分人到广西桂林、柳州去学习,特别是办公室的孟阳主任到那里学习以后,看到了人家的接待工作,回来以后我们办公室的接待水平有了很大的提高。就是因为到外面学习了,看到了人家是怎么搞的,思考了我们应该怎么搞,人家为什么会这样搞,我们在人家的基础上还有什么提高、提升。所以我觉得学习是很有必要的,刚才我讲的了解情况也好,文字功夫也好,处理纷繁复杂的事务也好,还是你的服务质量、你的忍耐性也好,都需要学习、思考。

二是手脚要更灵活。手脚怎么才能快起来?是训练出来的。我们有极个别的办公室主任手脚就比较慢,比如说倒杯茶,来了客人半天都没有这个意识。我们的办公室主任要加强训练,把我们的手脚训练得富有灵气。要做到走路比领导要快,办事手脚比领导要快,比其他的人也要快,包括你回去做家务事也要快。大家一定要有这个意识,一定要有这种思想境界。

三是思路要更清晰不光是领导,办公室主任也要有清晰的思路,因为你了解的情况来自于基层,最为直接。领导听不到的话你听得到,领导不了解的情况你可以了解到。办公室主任最重要的一个职责是当参谋,在处理某些事的时候,领导问你有些什么想法,你就要有明晰的思路,有条理地说出来,要把你的正确思路变成领导的决策,当然你不能当死参谋,不能出歪主意,只能站在正确的一面。

第二,理想加实干。

一是要培养远大的志向。办公室主任都必须有远大的理想。我们从事基层办公室工作的同志有个共同的特点就是比较年轻,这就更要有明确的理想和志向。

二是要培养宽阔的胸怀刚才我讲了忍耐要比学生还行,就是因为我们办公室主任很多时候是挨了冤枉的,所以说要有宽阔的胸怀,气要怄得,骂要经得,冤枉要受得。

三是要培养良好的性格。办公室主任的性格好是工作的需要,特别是对待来访、处理矛盾纠纷尤其要有良好的性格,要耐心细致地做群众思想工作,要耐心细致地做领导之间的协调工作。性格决定成败,性格决定人生,性格决定一个人能走多远,你当上了办公室主任就要培养好良好的性格。

第三,仔细加坚持。

一是做事必须仔细。办公室主任上管天文地理,下管鸡毛蒜皮,工作千头万绪。特别是接待工作上要注意,排名要分先后,座位要分左右,领导之间的排队不能错位,不能有半点马虎。

二是做事必须讲究规矩。无规矩不成方圆。大多数单位是建立了规章制度的,但也有极个别单位没有建立规章制度,办事随意性太大就无法摆平纷繁复杂的关系,就没有办法协调。如果还没有建立规章制度的,特别是有些领导又比较独断专行的,你一定要当好参谋,把规章制度建立起来,不然的话办公室主任不好当。我来☆后,当了一年市长,牵头建了一个《☆市政府工作规则》,来市委后,又出台了一个《☆市委工作办法》,干部怎么管,事情怎么搞,都有规矩。制度建立起来以后,你作为办公室主任就要抓落实,要敢于跟领导说真话、说硬话。按规矩办事,你这个地方才能够正常运转,就好办事,你这个办公室主任才能够当得轻松,才能够少受一点气。

三是做事要讲究方法。办公室主任做事是有技巧的,有的办公室主任当得好的,领导之间、领导与群众之间以及外面的关系他都协调得好。当得不好的办公室主任,跟领导搞不好,群众又合不来。所以同志们一定要掌握方法,学习如何跟一把手打交道,学习如何跟你的班子成员打交道,学习如何跟你的科室、股室同级打交道,学习如何跟群众打交道,学习如何跟部门打交道。我们有些办公室主任,单位一把手非常喜欢他,但一旦提拔时,他的票数就上不来,为什么会这样呢?就是因为方法不对,或者是做人还有点问题。办公室主任是一个很难担当的位置,那些股长没有协调好,你工作很难开展。所以说一定要掌握好的方法,要多思考、分析某一件事情的看法,敢于说话,敢于面对矛盾,敢于处理矛盾。

四是做事必须持之以恒。办公室主任是一个艰难的角色,当了几年就会感觉到烦,所以一定要调整好心态,要能够应付自如,等待意味着成功。办公室主任应该是最能够理解领导的,最能够支持领导的,当然也是最能受领导信任的人。

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