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你知道现代人的专注力时间是多少吗？ 从2000年的12秒到现在只剩下8秒。 根据最新研究显示，有四分之三的人在看简报的第一分钟内，就分心其他事；打开电子邮件30秒内，就读不下去了；听同事说话，如果15秒内没听到重点，就不想听下去。 所以，在职场沟通中的如何说话精简有条理，让对方立刻抓住重点就非常重要了。 我碰到过一个同事，每个问题都可以得到他长达3-10分钟的回复。他还创造了一个记录，一个对接部门的同事把他对一个问题的回答录了下来，然后打印出来贴在墙上：历史上最长的一句话 -- 据说有满满一张A4纸。
这是一个极端的例子，但我也经常碰到类似情况：常听到有人说话说到一半，我就忍不住说：讲重点好吗？职场是个讲究效率的地方，这种说话方式常常会让别人失去耐心，往往达不到交流的目的。这些人说话都有什么特点呢： 1. “地毯式”陈述。当事人不知道怎么表达重点，又怕错过重点，因此从头到尾叙述一遍。例如我问项目组成员“刚才你去和部门A开会，结果怎么样？” 地毯式就会这么答“本来预定今天9点开后，但某某某迟到了，因此推迟到9点一刻开始。A说了。。。, B说了。。。但是C 不同意，A又说。。。” 听的人不抓狂才怪。 2。思维跳跃，没有逻辑性。明明这个会议的讨论中心是话题A，有人发言的时候偏偏给扯到话题B。然后绕了一大圈又尝试给话题A下结论。这种跳跃的思维方式还是比较适合去搞艺术，在商业社会里伤不起。
3.情绪紧张导致语言无组织性。有次面试的一个希腊女硕士毕业生，紧张地到我都为她捏把汗。语气急促，表情凝重。我们每一个问题她都没有办法说到点上，就觉得她要当场哭出来。我们有这么可怕吗？ 那怎么样才能有效的沟通，使自己的表达有重点呢？
这个沟通原则（金字塔原理）我在前面的推文也提到过，这个方式在西方工作环境里的交流是很有必要的。这和中国传统的日常生活交流有很大不同。以前在杂志上看过一个例子：比如有人会对小王的妈妈说：小王吃喝嫖赌抽，坑蒙拐骗偷，打瞎子骂哑巴，挖绝后坟敲寡妇门，小王是个坏蛋。我们通常不这样对小王妈妈说：小王是个坏蛋。然后看看小王妈妈的反应，再进一步提供证据：小王吃喝嫖赌抽，坑蒙拐骗偷，打瞎子骂哑巴，挖绝后坟瞧寡妇门。纯用金字塔原则交流，在中国，容易找抽。 过去皇帝早朝殿议，给你三分钟，现在你在电梯里遇到领导，给你三十秒，你只汇报中心论点和一级支持论据，领导明白了，事情办成了。如果你给了一大堆没有必要的细节信息，领导对你的印象可想而知。有次项目领导发了个短信给我问一个风险处理的进程，我就回了一句“I am on it. Under control. Will send a detailed report before 10am tomorrow”. （一切在我掌控之中, 明天早上10点之前会发个详细报告）。 这么短短一句话就够了，不需要一次性把怎么处理这个风险的细节都汇报给领导。
当我们和知识不对等的人讲话时，常常是你讲了很多，对方却根本听不懂你在讲什么。为了避免这种情况，当你和听众之间有知识隔阂时，你应该把它想象成一条真正的河。你需要在河里铺设一些踏脚石，引导听众一步步跳过去，让他们到达对岸，也就是理解你的话。这些“踏脚石”就是你讲话中的重要信息点。 能否让这些信息点有逻辑地排列起来，决定了你们的沟通是否顺畅。所以，你铺设的踏脚石一定要循序渐进、由易到难，否则听众跳不过去。在开讲之前，你还要注意，一定要让听众知道这里有一条河，也就是要首先说明这次对话的主题，否则，听众不但不能走上你为他们铺设的踏脚石，还会在一开始就跌入河中。 不要一直滔滔不绝地说个不停，很多时候往往因此会说出了不该说的内容。适时的停顿，不仅可以让你的沟通更加专业，更有掌控力，也可以让对方有时间消化吸收。 我前面举例的那位同事就是说话有个习惯，不怎么停顿，一句话拉的老长，想打断都不好找空隙。而且完全没有顾及到听的那方的感受和察觉到别人的肢体语言已经在暗示：快停下吧。 如果你有说话太快的毛病，请有意识地在家练，用手机录音，练习把语速降下来，中间有适当的停顿。一个经常说话的人，就算没什么逻辑，听上去也相对比较顺畅流利。
一张图胜过长篇大论。如果你觉得无法用三言两语表达清楚时，不妨想想，或许可以用文字以外的方法表达，例如图表，照片，影片等。 把语言具象化，人对信息的接收会更高效。我在工作中就常用这个方式，一般我会安排有白板的会议室，特别时参会人员比较多的会议。把很多技术细节把它用图像在白板上有结构地表达出来，效果比单纯的语言讨论效果要好得多。 |
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