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编者语 作者简介
李子，原名李文亮，1952年生，大学学历，公务员退休；中国作家协会会员，中国文艺评论家协会会员，中华诗词学会会员。 出版作品：小说集《天边那片彩霞》，杂文集《巷陌聊古》，报告文学集《时代报告》，评论集《书画精英荟萃》，诗词集《李子诗稿》。发表各类文学作品计200多万字。 写作观：我口说我心，我笔抒我口，不为政府写口号，不为领导写报告，不为个人写小调。
“现代秘书学”是一门新兴学科，在其20多年的发展中，研究领域不断拓展，分支学科相继诞生。其中，以研究秘书日常活动为对象的秘书实务就是一门应用性较强的独立学科。本文结合自己多年秘书工作实践，力求浅显易懂，以适应广大秘书工作者需要。 一、上班之前 （一）回顾昨日工作 对于秘书来说，上班之前务必对昨天的工作予以回顾或反省。主要回顾以下内容： 一是在已处理完的事物中，哪些是自己满意、对方满意、领导满意的（虽然有些问题解决不完全取决于秘书本人，但必须要追求“满意率”）；二是已处理完的事物中，哪些是 不为领导、对方、自己所满意的，错在何处，应从中吸取哪些教训？要有自知之明，不要拒绝批评；三是在尚未处理完的事务中，应从中明确哪些是当日必须要了结的，哪些是应缓一缓但要做到心中有数的，确保工作程序和内容上的连续性。 （二）构思当日工作 当天工作应注意以下事项：一是昨天尚未办结的事项如何做到承上启下；二是对于列入计划的紧急事项，要构思好如何分步实施；三是对重要而不紧急的事项，要构思怎样缓办、顺办或先为其它急事让路，不能顾此失彼。 （三）修饰个人仪表 秘书是机关的门面和窗口，整洁、端庄、素雅是一个秘书文明内涵的外在表现。一是头部。头发要洗梳整齐，特别是女性秘书，发型要得体，不能过于蓬松或怪状，忌染过于艳丽的颜色，以干净、端庄、得体为要；二是面部。脸面要干净，女性化妆要素雅，忌浓妆，牙齿要整洁，口腔无异味；三是手部。双手要清洁，指甲要修理，特别是女秘书，忌留长指甲或染艳丽指甲，以整洁为要；四是服饰。着装要端庄得体，领、袖、领带、上衬衣、鞋子要干净，鞋袜色彩与服装要和谐。女秘书忌穿超短、露、透及超高跟鞋，以端庄大方为要。五是首饰。女秘书应选择体现职业特点的首饰，不要配耳环、戒指、手镯、胸花之类的配饰，忌雍容华贵。 （四）先于他人上班 秘书提前上班，有利于服务事业型领导，有利于提前处理急办事项，有利于追求工作效率。提前上班旨在做好以下准备工作： 一是重新检查应送领导当天签批的文件，文件是否置于领导案头，各种背景材料是否齐全；二是检查当天上午开会的各项会务工作，各种安排布置是否符合要求；三是检查领导工作用车是否准备妥当；四是检查对来访客人的接待工作；五是请示领导有无临时交办工作事项。 二、上班之后 （一）整理办公场所 秘书办公场所的干净整洁与否，直接关系到单位与领导的形象。所以，秘书上班后不论有多忙，第一件事就是打扫卫生。 一是擦办公桌椅、柜架，做到窗明几净；二是调式照明、光线、空调、文具等其他办公用品，达到适应工作状态；三是整理或应急处理的材料、文件，调试电脑进入工作状态；四是填写当天工作日志或个人备忘录，以便提醒领导或自己。秘书上班后整理办公场所应成为习惯。 （二）报告当日工作安排 许多领导常把自己的工作日常安排交由秘书管理，因此秘书上班后的第二件事就是根据需要为领导拟定当天工作日程表，并向领导报告。 一是拟定日程表一定要简单明了、切实可行，便于领导工作；二是拟好日程表后必须让领导过目，如与领导个人安排有矛盾好及时修改；三是领导日程表要一式三份，领导一份，自己一份，备案一份。日程表如在实施中出现变故，秘书应及时与领导沟通，由领导决定更改。 （三）请求工作指示 当领导早晨上班之初，秘书除向领导报告当日工作外，还应请求对某项工作的指示。多请示、勤汇报不仅是秘书的职业习惯，也是秘书工作纪律。请示应把握以下几点： 一是事关大局自己无权处理的事项，难度较大秘书无力解决的问题，秘书职责范围外的问题等，常规工作则不必请示；二是请示工作时要主旨明确，言简明确，态度谦和，忌面面俱到、语言繁杂；三是请示也是一门学问，要注意把握请示的时机和分寸，注意请示方法的选择；四是在领导口头指示时要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。 （四）处理日常事务 由于秘书工作的繁杂多变，决定了秘书每天要处理大量的、具体的、繁杂的和重复的工作，为此，秘书应将当日工作的轻重缓急分成以下三类： 一是急办之事。就是当日必须办结的事项，如重要会议组织，紧急文件起草、办理，重要人物约见，突发性事件等等，无论如何不能延误；二是必办之事。即当日必须办理但不必当日办结的事项，对于这类事项要抓紧处理，但可置于次要地位；三是缓办之事。即当日可着手办理，但可延缓的事项，对于这类缓办事项可利用业余时间，顺便予以办理，但不能忘记。上述三类事务，又不是孤立的一成不变的，要随变化见机行事。 三、下班之前 （一）突击未了事宜 秘书工作的特殊性，决定了秘书工作的不可预测性，有时要下班了突然来任务也是常有的事，为此，秘书应做好以下几点： 一是要以正常心态应对未了事宜。绝不可因快下班了心神不定、随便应付、手忙脚乱、草率处理、敷衍了事，要心态平和、善始善终；二是仍然本着急事先办原则，集中力量、加快速度，在有限的时间内办结办好必办之事；三是如果个人力量不足，可请示领导要求其他同事配合、协同突击，以保证最快时间内办结。 （二）浏览当日文件 秘书是信息的集散处，每天要收到大量资料。为了及时处理获得有用信息，秘书必须于下班前将所有资料浏览一遍，以防遗漏重要文件和信息。由于下班前时间较短，在浏览时应把握以下要领： 一是从一天工作中解脱出来，静心快速浏览当日来文来电，分清哪些是需要紧急办理的放在一起，哪些是只需知道的信息放在一起；二是可采用泛读、扫读、跳读、扫一眼或只看标题等办法，旨在获取有价值信息为领导当好参谋助手；三是将文件、材料、信息分出重轻急缓，分门别类堆放，待有时间时按顺序处理，并注意内部资料收藏、保管、上锁，以防泄密。 （三）记录当天大事 为了如实反映和记载机关工作全貌及领导工作，便于日后备查和总结，秘书应养成每天记“大事记”的习惯，这也是秘书工作不可或缺的工作内容之一。 一是及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不可积压，以免遗忘；二是客观。所记大事，一定要内容与事实相符，不能靠想象，推测去做记录，记录要素要齐全；三是全面。记录当时大事，一定要反映全貌，如实记载有备查价值，史料价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。 四、下班之后 （一）继续处理紧急任务 下班后，本应是秘书的休息时间，但不能按时下班是秘书常有的事，如加班等等。遇到这种情况，秘书要克服以下不良情绪： 一是烦躁。繁忙了一天，到点却不能按时下班，难免产生烦躁情绪，此时，要平心静气，尽量抵消不良情绪，以免躁中出错；二是敷衍。许多人此时会出现应付、敷衍工作现象，这是做秘书的大忌，因为“秘书工作无小事”，三是抱怨。抱怨他人，责怪领导以发泄心中怨气，看似一时嘴上痛快，却为今后前途埋下了不幸的种子。 （二）随从领导应酬 领导下班后常有社交活动，有时需要秘书随从。作为秘书，只要领导需要，就不能讲任何代价，并注意做好如下工作： 一是提前为领导安排好车辆，以保证领导能准时参加应酬活动；二是及时进行联络，在领导动身之前，要及时与司机及有关人员进行联络，要做到万无一失；三是注意仪表。除注意自身仪表外，还应注重各场合的相应礼节；四是负责领导的安全。中下层领导一般没有保安随从，此时秘书就兼有负责领导安全的义务，防止意外情况发生。 （三）陪同领导加班 作为秘书，陪同领导加班是常有的事，应在领导授权或授意下做好各项服务性工作，要有吃苦耐劳、甘愿奉献的精神。怕吃苦是不能胜任秘书工作的。 只要你从事秘书工作，就要做好“无定时、无休息日”的准备，因为这是秘书工作性质决定的。由此可见，健康的身体和奉献精神，是秘书所必备的两个基本条件，缺一不可。 
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