|
秘书工作是一项综合性工作，牵涉众多，既有接待会务，又有调 研督查；既有文字档案，又有参谋信息。 第一环基础环——编制好每周日程 月日程常常是“计划赶不上变 化” ，常常被弃之不用，实用性不强。 而每日日程表虽然反映活动信 息详细，但编制起来比较烦琐。 以一周为周期编制日程最为妥帖实用。 尽量在周五下班之前编制完成每周日程，并向领导报送日程表， 这样方便领导确认、掌握下周工作安排。 还有一个细节值得注意，在制作每周日程表时一定要在每天的日程下边设置空白位置。 方便领导随手记录增加的活动或临时安排的会见、谈话等。 第二环日常环——每天早上核对提醒当日安排，晚上确认提醒次日安排 但秘书或下属助手的责任决不止步于告诉了、通知了、说过了的形式层面。 确保每个活动领导都准确到位、顺利完成才说明秘书从实质上履行了职责。 第三环具体环——盯死每个活动 具体到每个活动，我们又该做些什么呢？ 每个活动千差万别， 座谈会、报告会、常委会、学习会、工作布置会、晚会、调研、考察、会见、陪同、宴请、谈话等等。 着装——是着正装还是便装，长袖衬衣还是短袖衬衣？ 任务——是否需要致辞，是否需要发言，有无颁奖授牌揭牌等其他环节？ 背景——如果是会议，要提前掌握完整会议材料并及时报送？ 资料——提前安排人员对活动进行报道、对领导讲话进行记录整理，留存相关资料。 第四环归纳环——归纳提炼系列性活动 根据自己单位工作的节奏和周期，对密集的系列活动进行梳理、归纳和提 炼，无疑是应对妥处“忙季”众多活动安排的一个好办法。 第五环记录环——记录好实际日程 把上一周日程进行整理，看看哪些变 动了、哪些增加了、哪些取消了，看看领导的讲话与原稿有无变化和发挥，并一一在文档上改正过来。 同时把活动中涉及的讲话稿、议程等材料归档，作为档案资料留存。 五环管理法环环相扣，密切连接，把住了宏观，抓住了微观，确保了各项活动按照计划进行。 故你也可以借鉴一下。 |
|
|
