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集团公司所属子公司一家地处外省的大型电气设备制造公司，有数个产业模块。早期粗犷式发展，内控缺失，尤其是存货，更是管理无序。审计部门在前期开展的经营业绩审计中发现， A公司在制品及产成品管理上混乱无序，存在退货不办入库手续、 成品发货随意、手工开单、不走 ERP系统内发货流程等现象，存货也存在流失的重大管理漏洞。审计人员严重质疑A公司成本核算的真实性、准确性，提出对存货进行全面盘点清查，但A公司以生产繁忙为由，拒绝停产盘点。 2020年底，集团公司因涉及股权调整，要求对下属所有分子公司 资产状况进行审计确认。审计部也将A公司存货管理审计列为 2021年开局的重点审计项目，期待取得重大审计突破和发现。
2021年新春伊始，审计部进驻 A公司，重点对A公司管理最乱的 在制品及产成品进行账、实数量确 认和存货价值确认,以期摸清A公 司各类存货的真实数童、价值及其 可使用状态,同时梳理出存货管理 存在的问题和漏洞，促进A公司改 善存货管理水平。 （一）了解概况。审计人员对 A公司存货管理情况进行了解、访谈，收集有关规章制度、职责分工和作业流程，分别采用问卷调查、 跟班作业等方法，评价其整体存货内控管理水平、制度及流程的健全 有效性。 （二）绘制流程图及关键控制点。根据采集到的数据和信息，绘制各类存货收、发、存各环节的流程图，标注各关键控制点和控制说 明，从而识别内控设计缺陷，为下一步实质性审计探明方向。 （三）业务流程测试。参照流 程图，抽取各类存货，从计划、入 库、领用、发货、委外加工等业务环 节，进行业务流程测试，测试内控执行缺陷。 （四）账、实抽查。抽取各类 存货分别进行实物盘点及账、实核 对，评价账、实相符情况。 审计组根据对A公司存货内控管理情况的评估，认为需要对A 公司存货进行停产大盘点,但遭到 A公司领导及财务的反对。他们认为停产全盘影响生产，并强调去年底财务刚组织了年终大盘点，审计可利用年终盘点数据进行推算。审计组坚持自己的判断和开展全盘的意见，为避免正面冲突，审计人员讲求策略，巧妙取证。通过调阅相关资料,发现去年底存货大盘点中，在制品及产成品盘点表没有人签名，但原材料盘点表有签名。财务负责人强调，肯定是盘了，只是漏签名了。审计人员并不认同财务说法，根据此线索到车间及仓库进一步查究。结果，车间及仓库管理员坦白， 年终大盘点时他们只盘了原材料，因为在制品及产成品账实混乱，无对应关系，他们无法盘，也没人指导如何盘，财务来人盘了半天也不了了之。由此证实，A 公司财务的说辞并不可信，更证实了审计要全面盘点的证据和理由。 审计人员又从内控薄弱的退换货业务入手，获得意外突破。审计人员从车间某统计员手里获得《退换货欠货手工记 录》，显示存在数十台、价值约70 多万元对应换出的产品并未退库，仍旧虚挂帐上。而应该退回的产品却没收回，有账无物。那么到底有多少产品存在类似情况,准确数据无人知晓。 面对审计人员展示的上述问题乱象和质疑，A公司无法继续隐瞒和遮掩，只能全面接受和配合审计主导的全面盘点工作。 一是制定存货盘点方案。 对盘点目的、范围、盘点要求、盘 点表模板等做了详细规定。明确本次大盘点的目的是全面查清盈亏价值，最终盘亏96万元；在制品及成品，根据实盘信息，在 ERP系统索引到对应的领料工单、算出材料价值及制造费用等 成本，同时参考订单价格等因素，与财务共同确认出盘存实物的合査A公司所有存货，根据盘点结果重新确认存货价值，并进行账、实调整；盘点范围包括涉及报表存货范畴的、归属A公司所有的、无论存放在公司内还是公司外的所有存货；盘点方式：停产静态盘点； 盘点负责人:总负责人为A公司总经理、组织实施及总调度为A公司财务经理（审计人员监盘）。 二是组织盘点。召开盘点会议，落实盘点方案，开展盘点培训。 原辅料盘点：由于账实相符 率较高，管理相对较好，根据账 面数来盘点实物。 在制品及成品盘点：由于账实脱节，无对应关系，全部根据现场实物全盘，并将产品合同号、施工单号、数量、使用状态、存放时间等信息详细填报登记。 异地存货盘点：委外加工、 客户换货未回、寄存客户处等异 地存放存货，在《存放异地盘点 表》上单独填报。 三是盘点结果确认。每个组盘完后，全部将手写盘点表转换为电子数据，并写明没有漏盘事项，盘点小组成员及物料管理部门负责人签字确认，再由负责监盘的审计组成员复査签名、财务负责人审核签字。 经盘点，原辅料实盘数与财务ERP账面数核对，汇总差异及理价值，然后与账面价值比对,汇总盈亏数量及存货价值差异额，最终在制品及成品盘亏近 2000万元，其中异地存货有账无物盘亏近300万元；最后《盈亏差异汇总表》由A公司财务经理及总经理签字确认。 1.进岀库手续不全，导致账实失控。例如：车间领料存在直 接拿用现象，事后出现问题，才补办手续。 2.ERP培训不到位，操作不规范、滥用高级权限，强行规避系统的稽核功能，导致账实紊乱，成本核算失真。 3.缺乏责任追究机制。各种管理乱象，相互推诿，没有追责 考核机制。例如年终存货盘点 走过场，隐藏的问题长期得不到解决和追责。 本次盘点账实差异数额巨大，主要体现在在制品及成品， 实盘数比财务账面数短少近 2000万元；原辅料盘亏金额相对较小。究其原因，存在如下： （一）资产流失。长期没有准确的库存商品明细账。存在发货失控、退换货未回等管理漏洞，导致存货流失、短少。 （二）调节利润。为完成考核业绩，虚增利润,少结转成本, 造成库存商品及在制品账面价值虚高。 （三）成本核算不准。个别库存品价值比订单价还高。财务承认成本结转存在差错，可能是ERP系统作业流程违规操作所致。 审计部召开A公司存货盘点结果通报会，A公司负责人面对如此大的差额，也极为震惊，认 为没想到竟然会有这么大的问题漏洞及潜在损失，对审计人员 的工作态度和业务能力也表现出相当尊重和赞赏，表示一定痛下决心，遵照审计意见，严格整改、规范管理。 （一） 自查自纠。限期A公司一个月内，完成存货短少原因的自查自纠，给出合理解释，要有数据明细及证据支撑。 （二） 追回损失。A公司须针对账外销售、异地存放有账无物等违规业务，追回可能的资产流失及损失。 （三）责任追究。A公司须根据存货管理存在的问题，对相关责任人进行问责处理,并形成书面的自查和问责报告,报集团领导及审计部。 审计认为，A公司存货管理 乱象,根本原因在于基础管理缺失，内控制度不健全、监督考核 机制欠缺。为此，审计建议整改措施如下： （一） 修订存货管理制度、流程。根据存在的问题及风险，重新修订《成品发货及退换货管理 制度》《物资出门管理制度》等， 规范相关业务处理流程。 （二） 加强员工培训。加强对员工业务技能和内控管理知识培训，强化ERP系统操作培 训，规范操作。 （三） 建立监督考核、责任追究机制。A公司须对存货账、实管理建立起日常的监督检查、考 核追责机制，对审计意见认真落 实整改。 （一）举一反三，自查自纠。 本次审计结果震动了管理层，集团要求其他公司迅速自査自纠， 并无条件配合审计的专项检査。审计逐个开展专题项目审计，推动各单位优化完善存货管理制度及流程。 （二）创新方式，提高效率。 本次存货审计中,审计人员带领被审单位人员共同参与存货盘 点及价值确认全过程。通过相互讨论交流，补缺各自对存货产品及流程管理等方面的知识缺 陷，沟通效率更高，获取数据信 息更直接，提升了审计效率。同时，审计人员对每个环节存在的管理风险和漏洞进行系统性梳 理,使得责任部门更直观感受和 理解风险管理理念，认识内控制 度和流程的重要性，更容易接受和认同审计结论和审计意见，促进审计整改，提升审计效果。 （三）择机审计，提升价值。 选择合适的审计项目和审计时机，对提升内审地位与价值很重要。审计人员不但要选择重要 业务领域、存在重大风险漏洞的业务环节、容易出成绩的审计项目，更要根据管理层的需求及公司战略目标去选择审计项目。平时要注重收集各公司、各业务 环节存在的问题点和风险点，做好项目储备，在时机成熟时择机立项审计。有了前期的项目储备和信息收集基础，自然会取得较好的审计成效，并得到管理层重视和支持，审计的影响力和地位也能得到扩大和加强，做到有为有威，有威有位。 来源：《浙江内部审计》、快乐内审；作者单位：浙江禾本科技股份有限公司，审计之家编辑整理。（如有转载，请注明以上信息）。 |
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