浅谈企业内控制度-存货管理

今天我们来谈一下企业内控制度的存货管理。存货管理是对生产经营过程中全部的原材料、产成品、备品备件及其他物料进行管理和控制，以保证适当的库存量储备。存货作为易变现的流动资产，相关管理做好了，可以降低企业成本，减少资金占用，加速企业资金流动。所以，企业存货管理流程的建设至关重要。

存货管理流程可分为存货入库管理流程、存货出库管理流程、存货存放地点移动管理流程、存货盘点管理、存货报告管理。除上述管理流程外，存货管理还涉及物料编码的管理，所谓物料编码，就是将企业采购的物资按类别进行编码，物料编码作为存货管理的工具，对于一个物料繁多的企业，尤其是集团型企业显得格外重要。物料的入库、领用、盘点、存储等工作极为繁琐，借助物料编码，可以方便物料的信息化管理，提高工作效率，增强物料数据的准确性。物料编码要遵循简单易记性、分类展开性、同类唯一性、持续性、可延展性等的原则，采用阿拉伯数字、英文字母或者两者混合的方式进行编码，并且由专人来完成物料编码的维护工作。原则上一个企业的所有物料都应进行编码。下面正式开始对存货内控管理的一些要点进行详细讲解。

入库管理流程

1. 采购入库管理流程：所有物资的采购都必须验收合格后方能入库，验收不合格的，要进行退换货处理。那么该如何验收呢？验收应由采购员先进行初步验收并填写电子《验收收货单》，连同发票（如有）上传至OA（办公自动化软件，下同）自由审批流程并关联《采购申请单》、《合同评审单》，需要过秤的由秤房过秤后在OA审批确认，库管员或实际使用部门对物料的外观、数量及相关合格证书进行验收并在OA审批确认（合格证、说明书等纸质文件应由库管妥善保管或转交相关部门，如转交相关部门，需要双方通过微信确认原件交接），生产原料、成品采购、生产辅料等需要化验的，化验部要在规定天数内给出物料质量的验收结果并在OA审批确认。验收合格后，由采购员通过ERP（企业资源计划信息系统，下同）《采购订单》生成《收料通知单》，库管员在ERP中核对《收料通知单》经库房主管（该审批流各企业可以根据自身的业务情况进行设定，下同）审批后生成《采购入库单》，完成入库。

2. 产成品入库管理流程-生产文员在ERP中打开《生产订单列表》，选中相应的《生产订单》生成《生产汇报单》，汇报当前生产的合格产成品的数据，生产主管审核《生产汇报单》并生成《生产入库单》，库管员核实实际入库产成品，审核《生产入库单》，经库房主管审批后在ERP中完成入库操作。

3. 生产退料管理流程-由生产部文员在ERP中发起退料申请，经生产主管和生产厂长批准后，由库房接收退料，在实物退回原料仓库并安排妥当之后，库房管理员应及时更新ERP中数据。

4. 销售退货入库管理流程：业务员确认退货产品信息及退货原因，通过OA填写《退货申请单》并获得销售主管、销售总监、销售副总或总经理的批准，同时抄送销售内勤、销售会计、库房、品控等相关人员。销售内勤根据相应的《销售出库单》在ERP中做《退货通知单》。退货产品由仓库办理接收，库管员核实实际退回的产品与《退货通知单》是否一致，根据《退货通知单》在ERP中生成《销售退货单》，完成销售退货。退货产品存至退货仓位，悬挂黄色标志，等待待检，并按规定保管。

存货出库管理流程

1. 生产领料管理流程-由计划部或类似功能的部门通过ERP生产计划模块安排生产计划，经生产部、库房、采购部、销售部确认总经理审批后（ERP无生产计划模块的企业建议建立微信群，由计划部牵头，征求生产部、库房、采购部、销售部意见后通过OA自由审批流程完成生产计划的审批）抄送生产文员，由生产文员根据批准的生产计划在ERP里录入《生产订单》，生产主管和生产厂长在ERP中/联动OA审批。根据设定好的BOM(所谓BOM即物料清单，是企业所生产的产品所需的各种物料组成清单，通俗点讲就是产品配方)，生产文员直接由审批后的《生产订单》生成《生产用料清单》，生产主管和生产厂长在ERP中审批《生产用料清单》，确认生产用料，生产文员通过《生产订单》生成《直接调拨单》，由生产人员到库房领料，仓管员根据ERP信息安排实物出料并完成ERP的审核，经库房主管审批后实现由 “材料仓”（实际的存货保管仓）到“车间仓”（车间生产过渡仓）的领料。生产文员根据每日实际生产用料，由经审批的《生产订单》生成《生产领料单》，完成从“车间仓”的领料。

2. 产成品出库流程-由销售员提起OA发货申请（可通过OA自由审批流程），经销售会计审批（销售会计应复核该申请是否有对应的销售合同，销售合同是否已经通过OA审批且已经加盖印章，款项是否已经到账或是否满足赊销条件,这些条件都具备后，销售会计应更新销售合同管理台账），销售负责人审批后抄送销售内勤、物流、库管员、司秤等相关人员。销售内勤根据OA审批后的发货申请录入ERP《销售订单》，并通过ERP提交由销售主管或销售总监批准后，生成《发货通知单》。物流根据《发货通知单》组织车辆装运工作并在ERP《发货通知单》中录入车辆信息。库管员根据《发货通知单》组织发货，并在ERP中由《发货通知单》生成《销售出库单》，装车后到秤房过秤并由秤房核实发货申请数量与过秤数量，秤房人员在ERP《销售出库单》中维护过秤信息并审核打印后由提货人签字，提货人凭借销售出库单一联做为出厂的凭证，门卫要负责检查。签字后的《销售出库单》由司秤人员每天定时返回销售会计手中。

存货存放地点移动管理流程

存货应按照不同类别、性能、特点和用途分仓库保管 ，同类别的存货也要按照入库批次不同分开保管。而在实操业务中，会因各种原因产生存货存放地点的移动，如因某一地区仓库库存不足需要从其他仓库进行的存货调拨行为。存货存放地点的移动只是存货在企业内部发生地点的转移，仍需作为企业的一项资产进行管理。存货存放地点移动管理的流程分两种，具体如下：

1. 如果是在同一座仓库由同一个库管员管理，库管员在ERP系统中申请库存移动，由仓库主管审批后，库管员安排对存货进行实物移动并更新ERP中的数据。

2. 如果存货是在不同的仓库移动，由调出仓库的库管员通过ERP填写调拨单或类似的申请，经库房主管审核，生产厂长、财务负责人在ERP中审批后调出仓库，调入仓库管理员核对ERP中的信息及对实物确认后，安排库存实物的存放，并更新ERP数据。

存货盘点管理流程

1. 库管员应不时对各类存货进行实地清查和盘点库（建议最好每天抽查盘点一次），清点核对库存物资和ERP数据，做到账实相符，保证即实库存数据的准确性，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况，对出现的异常情况能及时汇报。

2. 财务部、生产部应联合库房按月对存货进行盘点。原则上盘点日定在月末的最后一天（各企业可根据情况安排，适当提前盘点时间，但必须每月盘点）。盘点由财务部牵头，事先从ERP中导出相关存货数据并制作纸质盘点表，由生产部、库房主管一同盘点，最后三方签字确认。

3. 存货盘点出现差异时，应由库房及时查找原因并提供情况说明，由财务出具盘点报告。存货盘亏时，如属于人为原因造成的损失，应明确责任人，由责任人承担相应损失；如非人为原因造成的损失或存货盘盈，由财务部根据实际情况出具处理意见，通过OA自由审批流程，经财务负责人，总经理批准后，及时更新ERP中的存货数据。

存货报告管理流程

对任何企业来讲，销售分析也好，存货控制也好，都离不开存货报告的支持，而如何能及时准确地掌握企业存货数据，是大多数企业都面临的困难。其中最大的难点是因企业系统配置、人员素质、企业管理低下等原因导致的存货数据无法及时录入或录入不准确，导致存货数据抓取困难。通过以上管理流程，可形成即时库存表、存货收发存结存表、存货盘点报告、销售明细表、采购明细表等等存货报告，能帮助公司管理层、财务人员、审计人员等随时获取公司存货信息，并与存货实物状态保持一致。如某一日或某一段时间内的采购入库量金额、销售出库量及金额、截止到某日的库存量等等。

因水、电等的费用只能按月进行成本归集，且系统成本核算需要存货核算模块、生产模块等业务模块关账（一月结账一次）后才能进行，故企业成本核算只能按月进行，无法实时取得生产成本数据。

结束语：本文由我和我团队的刘静女士共同完成。在企业存货管理中，如何保证存货数据的时效性与准确性是管理中的两大难点，以致企业成本核算困难，库存量无法实时监控，造成库存储备不足或过多，给企业带来经济损失。上述存货管理流程通过OA、ERP两种信息系统软件联动（许多ERP系统自带的OA系统不是很好用，所以大多数企业还是选择了通用OA软件及专业的ERP软件两种不同的软件，但两种软件的集成是未来发展的趋势），实现了无纸化办公，有效减少了因单据传递不及时或丢失产生的问题，提高了数据传递的有效性，并通过多方控制保证各环节数据更新的准确性，以实现存货的合理控制，规避企业风险及损失。