正文共:1849字,7张图;预计阅读时间:6分钟 大家好,我是盘盘。 这是职场干货系列第1篇文章,今天我们来聊一聊文件管理。 本文适合所有人。 事情起因是这样的:双11到了,同事杰西卡说自己电脑卡得不行,想重新买一台。盘盘跟同事们听完都表示非常震惊,因为她电脑才买了不到半年。 但杰西卡坚持说电脑卡,找份文件都要半天。本着“帮同事一把,胜造七级浮屠”的态度,盘盘看了一眼,然后看到了…… 👇快要溢出的桌面文件 盘盘眉头一皱,发现事情不简单!杰西卡碰到的问题其实不是电脑性能不足,而是日常对于文件整理的缺乏。于是盘盘打算把好人当到底,出一期关于文件管理的攻略。 01 将不需要的文件“踢”出去 优秀的文件管理不只是整理电脑文件,它就像一台贴心的机器,只要你触动某个按钮,想要的文件就会自动到你面前。 在文件整理之前,首先我们要对文件进行一波预处理,将所有文件一分为二:需要整理的文件,确定删除的文件。 整理「不需要的文件」是非常重要的一步,因为这些文件不仅会占用电脑空间,还会干扰我们搜索文件的速度。 结合盘盘自身经验,分享一个比较好用的方法:72归纳法,即以72小时为分界线,判断文件是否需要保留。大家可以参考下图,将待定的文件分成3类: ①近期处理的:72小时内会使用并处理的文件 ②未来需要的:将来可能会用到的文件 ③72小时后删除的:当下判断为无用但需要“冷静期”的文件 为什么是72小时?当你下定决心要做什么事,而72小时内没去做,后续你再去做这件事的机率就趋近于零了。 02 做好文件夹归类 处理完不需要的文件之后,我们就可以开始做文件分类了。这里盘盘推荐借鉴「杜威十进制」分类法。 杜威十进制图书分类法 我们可以根据自己的工作/生活中的使用场景,将文件分为几个大类。 举个例子:100-工作相关、200-个人生活、300-家庭文件、400-技能升级、500-学习资源、600-实用资源…… 按照这个逻辑,每个细分领域的文件都可以被很好地归档处理。比如设计师可以将自己的设计作品分成包装、海报、icon、弹窗等等。 这里要注意:分级层数最好不超过5个,过多的分级也会给自己增加额外的压力。 到这里文件整理工作是不是就结束了?还没有。 当我们的文件量越来越大时,仅有文件夹分类是无法帮助我们快速找到目标文件的。比如你想找一个2022年5月20日的文件,除了一个个翻文件夹,好像也没有其他办法了。 因此,我们还要完成一个最关键的部分:给文件打标签! 03 给文件起个“好名字” 文件名有多重要?可以说:这直接决定了我们搜索文件的“难易程度”。 就像我们的名字由“姓、名”两部分组成,文件命名上也有相通的小技巧。经过盘盘多次测试,最后发现「3W+1X」的命名方法是比较好用的。 3W when:如“20210407”,简洁明了,可以不加“年月日”,避免增加工作量; work:如“Q1工作总结”,用精炼的话概括说明文件主要内容; who:如“市场部”,这里不一定要提个人名字,还可以是团队、部门、单位等。 1X X:X代表备注,如“英文版”,除了以上3个信息外,我们还可以标注版本、编号、地点等。 我们按照上面这个命名规则实践一下,以这篇内容为例,可以得到这样一个文件名:20221020-个人知识库-盘盘自拍。是不是非常简单易上手! 这种文件命名方法有以下几点好处: 1. 排序规律。文件会自动按时间顺序排列,查看方便; 2. 搜索方便。文件名称越准确详细,越容易用关键词搜索识别到; 3. 主体清晰。如果负责项目很多,可以清楚看到项目关联的公司、时间,而不是一个光秃秃的“2022电商营销项目”。 全部设置好之后,未来就算自己只记得几个关键词,也能快速便捷地找到所需的文件。 04 实用工具分享 为了避免篇幅太长,这里盘盘推荐3款效率工具,如果大家感兴趣的话之后可以专门出一篇内容。 1 文件备份:360安全云盘 电脑本地存储虽然简单,但也有不方便的地方: ①电脑硬盘空间有限,尤其是C盘; ②一旦使用其他手机/电脑,文件就无法查看。 因此,盘盘会建议多做一份云端备份。我们可以将常用文件归类,然后把整理好的文件夹同步备份至360安全云盘。 多种实用的自动备份方式 备份完成之后,如果电脑本地硬盘告急,我们可以直接清理本地文件释放空间。此外,无论何时何地,我们只需在手机、电脑、平板等设备上登录360安全云盘账号,就能随时访问/编辑备份在云端的文件。 2 快捷启动工具:Quicker Quicker堪称Windows上的快捷指令。简单来说,它提供了一个便捷的“中转站”,我们可以设定好打开方式后,就可以一键打开“常用的软件、网页、文件”,甚至还可以建立组合动作,完成一些繁琐的操作。 Quicker官网截图 |
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