占领收文关的几个制高点——浙江海洋大学《办公室实务选修课》讲稿之六

       占领收文关的几个制高点

 ——浙江海洋大学《办公室实务选修课》讲稿之六

                  文/舟山潮水

 收文是各类办公室文电处理的基础之基础。收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序。如何把好收文关，关键是要占领收文关的几个制高点。

一、规范收文流程

要建立完善“一个口子进出”的制度，实行一个窗口统一受理、封闭运行，为下属单位和群众提供最好服务。要在分拣、初审、登记、退回几个重点环节上建立并执行具体的制度，规范工作流程。

1、分拣。工作人员对一个单位的工作规则、领导分工、下属机构职能、文电受理范围和办理程序，应烂熟于心。收到各类文电后，要象渔民把各色各样的鱼一网打上来堆在船甲板分拣一样，先把属于本单位收文范围的文电拣出来，逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2、初审。从三个方面对文电进行区分审查。一看收到的文电是否符合中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》和本单位的文电处理规定。重点从公文格式、文字表述、政策法规等方面进行审查，严把来文来电的“政治关、政策关、格式关、文字关、程序关”，对不符合规定的，要退回来文来电单位重办。例某市市委办公室收到了某区区委向市委报送的一个关于创建全国文明城市问责整改情况的报告。在这份报告中，没有主送单位，没有文号，只有落款，没有盖章，该办审查后决定给予退回。二看文电处理的轻重缓急，一般分为四类：一是重要且紧急的文电；二是紧急但并不重要的文电；三是重要文电；四是一般常规性的文电。三看文电是阅件还是办件。阅件是给各相关领导和部门阅读知悉的文电。应当根据文电内容、要求和工作需要确定范围后分送。办件是给主管领导和主管部门在规定时间内督促办结的文电。应当提出拟办意见报单位负责人批示或者转有关部门办理。有时，上级的文电最后写有“参照执行”、“将执行情况报告”等要求，那就需要作为办件处理。要分别给阅件、办件配备不同的文件夹，以免混淆。以下几种情况不列入阅、办件，视情送单位领导或办公室领导阅知：1、给领导个人的文电；2、没有隶属关系单位的一般性文电；3、下属单位领导的请假单；4、社会性、商业性组织的培训邀请文电。

3、登记。无论是阅件、办件，还是退件，都应登记在册。记录的基本信息是：文电的字号、名称、来文来电的单位、收文收电的时间、密级。作为办件的文电，在进入处理流程后，还要跟踪文电的最新动态，随时记录，防止不知所去。

4、退回。按照中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》和本单位的文电处理规定，对下属单位报上来的文电，凡文种使用不标准、格式体例不规范、审批手续不完善以及其他原因的，均因退回。对需退回的文电要办理退回手续，填写退回单。对报送县以上党政机关的文电，设有办公室的，要由办公室分管主任审批，报送办公室的，要由负责收取文电的处（科、股）负责同志审批。不设办公室的基层单位，可由具体负责收取文电的同志决定退回。退回的方式，县以上党政机关可通过机要交换退回，也可通过电话告知、来文来电单位直接取走等方式退回。

二、写好文电拟办意见

拟办意见直接呈送领导，为领导决策提供参考。写好拟办意见是文电办理的重点和难点，也是办公室工作人员“身在兵位，胸为帅谋”，发挥参谋助手作用的日常抓手。有些办公室同志有一种误解，认为提出拟办意见这是办公室领导或本机关领导的事，往往在“拟办意见”一栏上，写上“呈领导阅示”了事，结果出现承办处室人员、处长、副主任、主任、秘书长都这么写、书记亲自提出办理意见的现象。这是不规范的做法，也是不负责任的表现。写好文电拟办意见，应做到“三个知道”、“三个准确”。

“三个知道”，一要知道来文来电的意图，如：一个请示件，需了解请示的具体事项、要求，是否经过协调，办理有否难度，这样提出拟办意见就有针对性。二要知道领导分工和办理部门的职能。批件是要由领导写出批示或由部门来办理。这就需要对本机关领导分工和办理部门的职责有一个清醒的认识，明确办件呈送批示领导和办理部门范围，两个以上部门办理的，应当明确主办部门。要多向办公室分管领导汇报请示、多与来文来电部门、办理部门沟通、多思考拟办的最佳意见，防止拟办意见出现张冠李戴的错误。三要知道上级决策部署、本单位中心工作、政策法规。了解中央、省、市县决策部署，了解本地本单位全局、大局和领导工作思路，了解来文来电涉及的法策法规，从而可以“上接天线，下接地线”，精准提出有份量、有价值的拟办意见。

“三个准确”：一是概括准确。来文来电往往内容比较长。要对文电内容、拟办建议进行高度概括和提炼，以方便领导一了然把握文件内容和需办事项。例某市人大常委会党组向某市市委上报了《关于要求批准某市人大常委会2018年工作要点（草案）的请示》，在提出拟办意见之前，要了解这份请示是否征询了有关单位的意见，是否经过人大常委会党组集体研究，在此基础上，要准确概括请示主要内容，然后提出“建议呈书记阅示同意后，由市委办代拟市委批复”的拟办意见。二是语言准确。要用极规范、极简洁的语言表述拟办意见。用词要准确，语气要客观。阅示、阅知，一般用在结语。收文的拟办意见用“阅示”或“阅知”，而发文的拟办意见才用“审示”。现在常见的错误是，提出拟办意见的同志，担心用“阅示”对领导不够尊重，所以收文也用“审示”，这是不对的。审核准确。为提高拟办意见的质量，应建立多道审核机制。第一道是经办人的自审，第二道是办公室处（科、股）室的二审，第三道是办公室分管领导的再审。必要的话，要由办公室主要领导把关审定，确定没有错误后，再呈本单位主要领导阅示。

三、呈送文电有学问、有技巧

根据办公室领导意见和工作需要将文电及时送传阅对象阅知或者批示。不要以为送文电是一件最简单的事，也有学问、有技巧。呈送文电的工作人员，一般为领导的秘书（或联络员）、文书、机要员等。要注意以下几点：

一是对呈送的文电内容要了解。呈送文电给领导，相当于向领导汇报工作。如果领导问你阅件、办件的情况，你一问三不知，那领导对你的事业心、责任心就会有疑问，对你的印象就会大打折扣。

二是要把最重要、最紧急的批件放在最上面。呈送领导的文电要按轻重缓急理好顺序，不要胡子眉毛一把抓，与报纸、杂志等混在一起呈送。

三是要把握好呈送文电的时间分寸。要把好时效关，对于特急、特别重要的文电，要坚持“事不过夜”，如果领导不在办公室，或者是休息天或晚上，都要及时向领导汇报，立即送达。对于一般性、不是立即需要办理的文电，就不要在半夜里或休息天打扰领导，不涉及保密的话，可以先发个微信、短信向领导简要汇报。

四是要注意礼节。要大方得体，不要紧张、慌乱。进入领导办公室要敲门，离开要把门带上。领导巧好接听电话，要及时离开。