解锁档案工作“智治”模式

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近年来，贵阳市委办公厅（市档案局）、市档案馆聚焦“强省会”主战场，紧紧围绕“数字活市”战略，充分利用贵阳市大数据发展优势，以创建“全国示范数字档案馆”为契机，对照国标、明确责任、倒排工期，聚焦数字化改革，纵深探索“档案智治”路径。

高起点发力，夯实档案信息化发展基础

建立档案信息化发展体制机制。督促全市各级档案主管部门建立网络安全与信息化工作组织协调机构，统筹协调、组织推进、监督指导本地区档案信息化建设。在严守国家创建技术标准、夯实创建工作基础的同时，积极与市发展改革委、市大数据局对接沟通，实现“大数据＋档案”“大数据＋地方志”的优势互补，着力建设特色鲜明、亮点突出的全国示范数字档案馆。

健全档案信息化规范制度。完善与新修订档案法配套的档案信息化规范性文件，制定涵盖机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理等方面的36项制度。

建强档案信息化基础设施。市档案馆主机房建设达到《数据中心设计规范》B级要求；部署机房动力环境监控系统，实现对机房各区域的温湿度、漏水情况、UPS状态、空调运行情况等实时监测，确保主机房安全运行。实现互联网、电子政务外网、局域网“三网”物理隔离；配齐数字档案馆配套的服务器、存储设备、网络设备及入侵检测、安全审计设备等。

建优档案信息化系统平台。部署“三大平台，九大系统”，实现对档案的收、管、存、用全流程管理。其中，“数字档案馆管理系统”确保系统登录有据可查，保证系统安全、稳定、可靠、可控；“电子数据长久保全系统”确保电子数据的安全，消除多种隐患，促进存储和备份数据安全规范化、标准化管理；“档案馆室一体化系统”确保接收数据真实、完整、可用、安全。

高水平推进，加大数字档案“资源库”建设力度

推进电子档案归档。率先在全省启动政务服务事项电子文件单套制管理、电子档案单套制归档工作，实现全市55家入驻单位电子文件归档零突破。开展新媒体信息归档工作，接收《贵阳日报》2016—2020年数字报等档案2190余件；通过互联网采集涉贵阳政治、文化、旅游等主题的专题视频520期。

做好传统载体档案数字化。重点对房改、知青、社保等利用率较高的民生档案进行数字化，提升利用效率。同时，加强第三方对档案服务外包项目的全过程监理，确保项目完成率；对已数字化档案进行严格检查，提高档案数据的正确率。

注重数字化进馆档案规范。制定《贵阳市档案馆档案数字化副本移交与接收工作要求》，实现立档单位纸质档案与数字化副本同步进馆，确保档案数字化副本的真实、完整、可用、安全。

高质量服务，提高档案信息化共享水平

搭建档案服务平台。率先开发“档案业务服务指导系统”，实现业务指导在线开展、业务工作远程监督；开发贵阳市“网上查档”平台系统，实现档案查询利用的“指尖化”和网络化，让“数据多跑路、群众少跑腿”。

提升档案服务效能。通过现代信息化技术的运用，提高群众现场查档效率，查档时间从原来的两三小时缩短到现在的15分钟左右。同时，完成“一窗通办”各项工作，不断提升档案利用率和群众获得感。

贵阳市档案馆查档利用大厅

拓展共享服务空间。以档案方志平台数据库为基础，以“档案方志共享工程”为载体，以公众号为窗口，搭建起“三位一体”的档案方志服务体系，进一步实现档案方志的共享利用。

〔作者：贵阳市委办公厅（市档案局）、市档案馆〕

来源：摘编自《秘书工作》2022年第7期