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如何将企业规范化,从而实现自动化运转?

 万里潮涌 2022-12-02 发布于浙江
  • 文章仅代表作者本人观点

2019年3月,任正非在第四届持股员工代表会的讲话中提出:规范化是公司继往开来,长治久安的基础,而建立健全高效的组织是规范化运作的核心。

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的确,每个老板都希望能在自己做企业的过程中,能够把企业做规范化,从而实现自动化运转,但是的确我们发现不是那么容易的。

众所周知,华为在过去请了15家咨询公司,在每个板块都找全球顶尖的来帮忙落地,才能有今天这样的巨大成就。


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那么,如果说企业没有体系,或体系不够完善的话,后果是什么?

我们来看一个案例。

这个是一个做电商物流的企业,估算过去营收是行业前三的水平,老板在过去一直是顺风顺水,整个企业在过去4年当中发展迅猛,团队从过去的20多人发展到今天的300人团队,老板每天疲于应付内部的协同,内耗不断,影响了整个市场的发展步伐。

是的,很多企业在100人以下的时候,管理起来基本上都是如鱼得水,一旦上到几百人的规模时,就各种内部出乱子,以至于老板的时间每天被大量耗在了救火上面。

这就存在着巨大的问题了!

那么如何能够让组织变得更加规范化,实现自动化运转呢?我们认为核心是解决流程和标准的问题!

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企业过去常犯了哪些流程的错误呢?

在16年至20年的四年时间里,国海的顾问在辅导客户的过程中,发现很多企业对于流程的认识依然停留在非常初阶的水平。

1、没有流程制定意识,走一步算一步

公司初创时期都是凭老板的个人经验,带着团队去市场上面打仗,可能抓住了一个机会就拿到了结果。随着工作的复杂化和协调需求越来越多,发现现有的流程已经不能支撑现有的工作完成,导致效率急剧下滑,出错率剧增。这个时候才有了流程的概念。所以当一个企业真正规模化运作的时候,才真正认知到流程的重要性。

2、仅有流程概念,不会流程设计

对于流程的步骤设计不清晰,对于每个步骤的内容制定不明确,对于内容的标准制定不完善,导致流程难以科学化。

3、设计了流程,但漏洞百出

流程的层级不够多,流程缺少步骤,流程的颗粒度不够细,流程涉及的角色过多,部门之间的衔接不足

4、设计了完善的流程,但执行不下去

要么宣贯不到位,员工不清晰;

要么宣贯了但理解不到位,执行打折;

要么员工理解了,执行意识不足。

诸如此类的原因,导致流程无法落地。


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除了上述主要的四大因素之外,还有大量的问题,比如:企业的流程未被显性化;显性化的流程多数是分离的、未体现出关联的;显性化的流程多数是层级不清的,甚至边界不清等等。

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 如何搭建流程标准体系?

流程制定十二问

  • 什么时间开始?

  • 由谁开始?

  • 哪些部门或岗位参与?

  • 哪些决策或审批的环节?

  • 哪些环节会有阶段性成果

  • 每个环节怎么监控?

  • 从哪里结束?

  • 结束的标志是什么?

  • 结束的环节是谁来结束?

  • 过程中有哪些配套的支持?

  • 流程的关键步骤有哪些?

  • 流程的颗粒度要求是什么样的?

流程管理的九个关键因素

  • 流程体系需完整

    不能缺大类或者小类,跨部门时不能重叠,责任点要清晰

  • 流程的制定需上传下达

    不能光只有管理者知道流程,而下属不清晰

  • 流程体系必须关联

    在组织上往往同级的多个部门会构成业务流程上的合作关系,设计流程的管理者需要同时兼顾

  • 流程体系要配备相应的制度或规定

    部门负责人的考核中有部门之间的协同配合的指标

  • 流程要有专门的管理和监督团队

    目前的公司来说部门之间最好由总经理部门监督,部门内由部门助理来监督

  • 流程要有严格的审批才可发布

    发布的时候以正式的红头文件发布

  • 流程要有培训指导

    一般是由部门负责人进行培训

  • 流程中的执行力,需从企业文化中不断灌输内部的团队合作

  • 流程要有评估机制,要定期通过科学系统的评估流程本身是否最优

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上述流程制定的十二个问题及流程管理的九个关键因素,就从宏观到微观,从开始到结束,涵盖了流程制定及管理的基础内容。在这样一套逻辑严密、构建完备的流程体系基础之上进行流程管理,管理的重点、难点、目的、目标都能得到清晰地定义,管理原则、策略的制定、贯彻和执行也能变得得心应手。所以说,构建流程体系是企业流程管理的起点!

国海咨询团队在从事流程再造咨询工作中发现,有的管理者没有认识到流程是多层级、镶嵌式的结构。认为能画出几个关键活动的流程图就足够了。

无体系的流程往往只能让人们看到自己手头的事,看不到它与其它部门其它人的关联,看不到它所属业务模块乃至整个企业价值链中的角色和作用,也就感受不到自己的工作对于上下游的价值。

流程建设环境的要求

1、对领导人的要求

  • 领导人已将流程建设工作纳入公司发展规划中,作为重要的战略要素

  • 领导人在各种场合主动宣传流程建设的重要意义,促进员工流程意识的提升

  • 领导人亲自参与关键流程优化的过程,或听取流程优化成果的汇报,提出优化指导意见

  • 领导人倡导按流程办事,并且以身作则

  • 领导人为流程建设提供必要的资源支持,遇到困难和阻力时,仍持续支持流程建设

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2、对管理层的要求

  • 流程的建立和优化工作业绩已纳入管理干部的重要述职指标,并形成了机制和标准

  • 遇到跨部门协作的流程问题,各个部门的相关人员能够主动平衡利益得失,力求流程整体绩效的最大化,而不是局部最优

  • 管理部干部每年都会亲自主导或参与相关流程的建立或优化工作,并具备必要的流程优化技能

  • 各级管理者都参加过流程意识、设计和优化方法方面的培训

  • 中层以上管理人员会有岗位变动,能接纳新的思维,而不是凭习惯性的经验经营业务

3、对执行层的要求

  • 流程是由业务相关的人员共同制定出来的

  • 流程是由业务相关的人员共同制定出来的

  • 流程经过正式的途径审批后发布

  • 员工可以方便地查阅与其有关联的流程

  • 有计划地组织了推广前的培训,有专门的培训资料或教材

  • 员工对流程不明白的地方可以有途径进行询问

  • 流程在运行中根据文档要求形成相关记录

  • 流程的运行记录显示与流程文件要求是一致的

  • 流程执行过程中发现不完善的地方,执行者主动反馈

最后总结

流程是解决一个企业如何能够更有序运营的问题:让市场和客户需求在企业中能够有效传递,减少对于管理者的个人依赖,让输出的产品和服务结果更稳定,并且能够适应需求的变化。

END

花一秒钟就看透世界本质的人注定拥有不凡的人生!

国海咨询是这个时代企业经营方法论务实的践行者!

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