文件的成文日期都是以文件定稿中负责人的签发日期为准吗

沧海一粟等 档案界论坛 2017-08-18 07:49

文件的成文日期

都是以文件定稿中负责人的

签发日期为准吗

沧海一粟  zhz  80新手  rhzds 

临溪羡鱼  jinlingxie  dingjianxiong

成长中的小树  一井水  迷途老马 

maoyue  飞熊  浪花儿  savvy

 小刀  seastone89

沧海一粟:文件的成文日期都是以文件定稿中负责人的签发日期为准吗？这是我最近读的一篇文章中触及的一个问题。表面看似乎偏离了档案业务研究。但仔细想想，还真与档案业务有关，且很有关。因为每一年的文件归档整理抄写目录时会遇到“文件形成日期”（即成文日期）这一问题。所以，就索性拿来供大家争论探讨。

zhz：我理解您的“成文日期”即文件的落款日期，文件的落款日期即文件的形成日期。文件的形成日期与负责人的签发日期和在很多情况下是不一致的，即文件的成文日期并非都是以文件定稿中负责人的签发日期为准，既有早于负责人签发日期的，也有晚于负责人签发日期的。领导讲话类文件的成文日期一般都晚于负责人的签发日期。例如：某一领导在某一会议上的讲话，事前一般都是秘书人员几易其稿，主管领导满意后报送讲话领导审阅，讲话领导满意后，主管领导才签发，其文件的落款日期往往为领导讲话的当天日期。而意见、报告、总结类文件的成文日期有时要早于负责人的签发日期。例如：工作总结形成后，有时虽然成文较晚，但为赶在某一特定时间，其文件的落款日期往往早于负责人的签发日期。

80新手:文件的成文日期指文件制成的日期，生效日期指文件内容开始发生效用的日期。成文日期可以等于生效日期，也可以不等于生效日期，二者是有差别的。有些公文，除成文日期外，还有会议通过的日期、批准日期或明确规定的生效日期。我认为确定成文日期的原则具体有以下几种：（一）会议通过的决定、决议等以会议通过的日期为准；（二）经领导人签发的，以签发日期为准；（三）联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；（四）法规性文件以文件批准日期为准；（五）一般的电报、信函等以实际发出日期为准。

rhzds：文件的成文日期不能一概而论，这得具体情况具体分析。文件上的时间除80新手说的五种情况外，一般还有有以下两种种情况：一是合同契约类文件以共同商议的时间为成文日期；二是影音文件以录制时间为成文时间。 

临溪羡鱼：成文日期是指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年、月、日要写齐全，不得有任何省略。如不得将2001年7月1日写成“01年7月1日”。一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准，即机关领导人在定稿上的签发日期；经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的正下方，如在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明“（1988年4月13日通过）”字样；法规、规章性文件的发布日期与实施日期不一致时，应同时注明施行日期，如《中华人民共和国国家货币出入境管理办法》是国务院于1993年1月20日发布的，自1993年3月1日起施行。有的法规、规章性公文，如果是经过修订的，要分别标明发布时间、修订时间和施行时间。如《国家行政机关公文处理办法》注明：“（1987年2月18日发布，1993年11月21日修订）”，还在《办法》最后一条说明“（本办法自1994年1月1日起施行）”。

jinlingxie:我认为要看发文的方式。发文的方式主要有两种：电子文件中，领导改稿后，就直接点击确定后，文件的签发即可生效，这个就是以签发时间为准了；纸质文件中，或电子文件打印后，给领导签发，那这个也算是以签发为成文日期。在这个时间上，也许会出现单位的发文时间迟于领导的签发时间的情况，那领导签发的时间就不能为成文日期。

dingjianxiong:讨论文件的成文日期，首先需要明确文件的内涵和外延。国家行政机关的公文应该包含于文件当中，《国家行政机关公文处理办法》明确：“成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 ”因此国家行政机关公文的成文日期已经非常明确。但是对于非公文类的文件，成文日期则应该根据具体情况具体分析。以视频文件和音频文件为例，我单位一般以其产生的时间作为成文日期，经过编辑或者修改的视频或者音频文件，则以其编辑或者修改的时间为成文日期。

临溪羡鱼：新华社２月１日受权播发的2009年中央一号文件再度锁定“三农”。这份名为《中共中央国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》的文件，文件标题下面有（２００８年１２月３１日）。这样的成文日期该怎样确定呢? 

成长中的小树：我认为这份名为《中共中央国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》的文件应为２００８年１２月３１日，尽管这份文件是新华社2009年２月１日受权播发的，但其“形成日期”显然是“２００８年１２月３１日”，其印发全国的这一红头文件的落款日期我想也应该是“２００８年１２月３１日”，而非“2009年２月１日”。

一井水：就一般来讲，成文日期也就是我们在归档时落实到归档文件目录上的日期。但有些文件遇到特殊问题如何解决：1、如文号和成文日期不一致，上一年度的文号儿而落款是下一年度或下一年度文号儿落款上一年度的，这种情况，我认为应该以文号为准，更符合行文实际需要。2、对于收文来说，有文件上印制的形成时间、有单位收到日期、领导签阅日期和科室承办日期；对于发文来说，有文件起草日期、领导修改日期、领导签发日期和文件最后印发日期，如果前后时间短，又无重大分歧，就按文件上落款日期填写即可。但如果追究责任的话，我认为收文应该是已收到日期为准，没有收到如何执行？发文应该以发出日期为准。

迷途老马：就成文日期这一问题，我比较同意“一井水”的看法，“一井水”说的第一种情况一般是工作总结性文件，但具体到实际工作中，与所说的情况还是有些不同。比如，一个单位的2008年工作总结，文号多半是【2009】年1号或者是2号，成文日期也是2009年1月或2月，但也有 象“一井水”所说的第一种情况，那只是很特殊，但实际工作中确实也遇到过。大家都知道，总结性文件一般在总结年归档，可有的单位却习惯在上一年给下一年总结上一年工作的文件留个文号，这就人为的给文件成文日期造成了混乱，当然这是极少数。要是具体到归档文件整理时，填写归档目录里的文件日期，肯定是文件的落款日期，而非文件处理签上的领导签发日期。

maoyue：关于文件的日期，可以有多种情况，如写成日期、签署日期、通过日期、发出日期、收到日期、施行日期、印发日期、翻印日期等。但就文件的成文日期而言，做过档案整理工作的都知道，发文以落款日期为准，落款日期一般以领导人签发日期为准，两者很多情况下是一致的。有时会议通过的文件就以会议通过的日期为准，有的就在标题下括号居中，这样落款也就不必再署日期。以前的卷内文件目录设置的项目名称，有一项就是“成文日期”、“文件日期”或“日期”。现在的归档文件目录，使用的是“日期”，《归档文件整理规则》解释为“文件的形成时间”。如果从档案整理的角度看，我觉得文件的成文日期就是指落款日期或通过日期。

飞熊：我个人认为，一般来讲文件结尾部份处标出的日期都应当以文件定稿中负责人的签发日期为准。我们知道，公文的形成有其自身的特殊性和特定的体式规定，不是任何人都可以随心所欲地形成和下发文件的。文件一经形成和下发便会具有其权威性，发挥其特定的功用。正因为如此，文件的形成便有其严肃性，不管文件起草过程中经过了多少次讨论、修改，也不论文件中的实体内容何时开始实施和执行，总须要其法定代表人或指定的负责人签字认可才能生效和制发，即使是提交会议讨论的文件，也必须有相关负责人签字认可后才能提交会议讨论。

浪花儿: 文件的成文日期本应以文件定稿中负责人签发日期为准，在实际操作过程中我们发现很多单位的文件都没有负责人签字的现象，所以在整理档案过程中就出现了以文件定稿日期为准。这就出现了理想和现实脱节的现象。

savvy：领导人签发，这就代表着文件内容开始生效，自然签发日就是文件生效日，就是文件的形成时间。至于文件的印发时间，一般都是晚于签发时间的。定稿确定至正式文件制作完成是有时间差的。但是，这个印发时间已经是执行层面了。也就是说，目前的印刷工艺、技术手段，或者当时单位的实际情况无法保证在领导签署完后马上印制成文，马上发放。如：会议是在异地召开，有关文件当时即签署完毕，但不具备排版印刷或者盖章的条件。那有关的文件自然要晚于签署日期。当然，不排除签发日、印发日、生效日的特殊情况。如：时间倒写，文件内标明具体生效日。只能说这些是“例外”情况。

小刀：SAVVY老师贴中所提到的基本都是阐述文件内容的生效日期，而非文件的成文日期吧？我认为，文件的成文日期就是我们所看到的文件最终的编制日期（落款日期），其他日期不做他想。

savvy：领导人签发日期，就是成文日期，就是文件的落款日期，属于正文的内容（非版铭里的印发日期）。

小刀：SAVVY老师所说的是否真的存在太过绝对？如下例1：某单位发一份通知，其落款日期为2009年3月4日，领导签发时间为2009年3月6日，其文书员盖章时间亦为2009年3月6日，那么此份文件的成文日期为2009年3月4日，此日期为有效日期，而非2009年3月6日的领导签发日期；例2：如上级单位下发一份执行文件，文中注明文件生效日期为2009年4月1日，其文件落款日期为2009年3月14日，待本单位收到文件，注明收文日期为2009年3月20日，归档中，其文件的成文日期仍为落款日期2009年3月14日，而非以上其他时间。等等，如帖子群所述，各种日期类型很多，而落款日期才是文件真正的成文日期。

savvy：小刀所说的“例1”属于领导补签字的例子，生效时间应为3月4日，成文日期当然也应为2009年3月4日。

小刀：SAVVY老师所说是领导补签字，不知现实中是否大多数是补签字？而问题中所涉及的签发日期并无说明此签发日期为补签日期，是问的成文日期与签发日期的关系？那么我想我们就应该将其签字日期做为签发日期。

savvy ：从我接触的情况来看，补签字的情况仍为例外，少数。

小刀：我接触的，不论企业还是机关，基本所有的发文都不在使用手签，使用了电子签名，文件加盖公章生效，那我们讨论的成文日期与签发日期究竟是一个什么关系？

 savvy：无论是电子文件还是纸质文件，这只是载体形式的变化，并不影响其签发行为的存在。正式发文后，领导再签，就称之为“补签”或者“倒签”。文件流转形式发生变化，不代表其签发行为的省略，换个角度，出现这种未签先发的情况，叫“不合规”。根据审批权限，有权签发的人，才可以签发；或者是经有权签发人授权，或规章明确授权等情况，除此外为“不合规”。签发，本身就是权限所在。即便是电子签名，那也是“在其位谋其政”。

seastone89：就一般文件而言，根据《国家行政机关公文处理办法》本人的理解是：成文日期应当与签发日期一致。如果此间领导意见发生变更，则以新的签发日期为准。