做好会前准备，这五步是关键

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凡事预则立，不预则废。做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前准备要走好“方案制定、会议通知、名单收集、会场布置、会场查验”关键五步。

方案制定

根据会议特点和要求，第一时间摸清情况是制定会议方案的前提：

一是确定会议主题，搞清楚会议是了解情况、解决问题还是安排部署，掌握会议背景、主要内容、以往惯例等。

二是确定会议类型，搞清楚会议是全体大会、座谈会还是报告会，掌握会议时长、参会领导、具体范围等。

三是确定会议形式，搞清楚会议是现场工作会、电视电话会还是网络视频会，是上下座（设主席台）、圆桌座还是面对面座，掌握会议场地布局。

在摸清基本情况的基础上起草会议方案，其要素包括会议时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项等（见例1）。

会议通知

会议方案确定后，要根据会议方案起草会议通知。会议通知要做到简明扼要、重点突出、要求明确（见例2）。

下发会议通知，需要注意以下几点：

一是根据会议方案明确的参会范围，精准梳理具体的参会单位，准确发送会议通知，以便收集参会人员名单。

二是印制参会入场券（见例3），写明会议时间、地点，与会议通知一并发送，参会人员凭入场券进入会场。

三是做好会议方案中相关任务责任单位的通知工作。

名单收集

参会单位收到会议通知后，在规定时间内上报参会人员名单，会务人员在汇总名单时要注意以下几点：

一是参会人员如果不是会议通知确定的人员，了解清楚请假原因并在参会人员名单中注明。

二是将各单位名单回执分类存放，以便精准核实参会人员信息。

三是参会人员名单尽量不要手动录入电脑，这样名字极易出错，且一旦出现失误很难被发现。为避免这种失误，可以找一份与此次参会范围基本一致的最近一次会议的参会人员名单，对照名单回执逐一核实，不参加的删除，有漏掉的录入，最后将名单回执的信息与梳理汇总的信息逐一核对，确保无遗漏。

四是参会人员名单梳理汇总后，由两名工作人员进行核对，对有疑问的名字和职务，要对照名单回执进行确认，确保准确无误。

会场布置

根据参会人员名单布置会场，需要注意以下几点：

一是对接会场，了解会场桌椅具体摆放情况，如桌椅总数与参会人数是否相符，会场共有几排，每排摆放桌椅的数量是多少，参会人员进出是否方便等。

二是编排参会人员座次，座次图确定后，核对人数，确保座次人数与参会人数一致，尤其要对照参会人员名单核对座次图，确保名字准确无误。

三是制作桌签，有序摆放。

四是时刻关注请假人员变动情况，同步更新参会人员名单、座次图、会场布置等。

会场查验

会场布置完成后，要实地查验以下几项内容：

一是查验显示屏、话筒、音响、灯光、室温，逐一确认是否正常运转。

二是查验会标、指示牌、座次图、桌签、座椅，逐一核对是否准确无误。

三是查验候会室、卫生间、音控室，逐一熟悉路线。

会前准备还需要关注会议材料、会议报道、会场管理、会后总结等具体事项。如，会议材料，要核对主持词，确保与会议议程保持一致；核对材料标题，确保与会议内容保持一致；核对印发数量、摆放范围，确保与会议要求保持一致。会议报道，需安排摄影摄像记者提前一小时到会场，熟悉会场、调试设备。会场管理，负责会场安全、会场签到、会议服务的工作人员需提前半小时就位。同时，会前要安排好会后工作复盘、资料整理、档案收集等事项。

（作者系山西省委常委办副主任）

来源：《秘书工作》2022年第10期