会前一、制定会议方案 细节1:确定会议目的,是了解情况、解决问题还是安排部署,掌握会议背景、主要内容、以往惯例等。 细节2:确定会议类型,是全体大会、座谈会还是报告会,掌握会议时长、参会领导、具体范围等。 细节3:确定会议形式,是现场工作会、电视电话会还是网络视频会,是上下座( 设主席台 )、圆桌座还是面对面座,掌握会议场地布局。 细节4:起草会议方案,包括会议时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项等。 二、组织召开部署会 细节5:细化各项工作内容,XX项;明确时间点,XX时间前完成;确定责任人,XX来具体负责。 三、发会议通知 细节6:根据会议方案起草会议通知,要明确会议名、内容、参会人员、时间、地点、着装、注意事项。 细节7:印制参会入场券,写明会议时间、地点,与会议通知一并发送。 细节8:精准梳理具体的参会单位,准确发送会议通知,务必要参会回执。 四、参会名单收集 细节9:参会人员如果不是会议通知确定的人员,了解清楚请假原因并在参会人员名单中注明。 细节10:将各单位名单回执分类存放,以便精准核实参会人员信息。 细节11:参会人员名单梳理汇总后,务必仔细核对,对有疑问的名字和职务,要逐一确认,确保准确无误。 五、起草会议主持词 细节12:开头一般包括:说明会议意义,介绍参与人员、会议背景、会议内容。 细节13:中间部分较为简单,就是按照会议安排,顺次介绍会议的每项议程。 细节14:结尾一般包括:对会议进行概括总结,说明会议取得的成果,就如何落实会议提出下一步要求。 六、会场布置 细节15:会场踩点,了解会场能容纳多少人,桌椅如何摆放,口字型、回字型、U字型、课桌型,每排多少人,共有多少排,人员进出是否方便等。 细节16:编排参会人员座次,领导一般按照“中为主、左为上”的惯例排定。 细节17:时刻关注请假人员变动情况,同步更新参会人员名单、座次图、会场布置等。 七、会场查验 细节18:查验显示屏、话筒、音响、灯光、室温,逐一确认是否正常运转。 细节19:查验会标、指示牌、座次图、桌签、座椅,逐一核对是否准确无误。 细节20:查会议材料,核对主持词,确保跟会议议程一致;检查材料标题,要与会议内容一致;核对材料印发数量、摆放范围,要与会议要求一致。 会中八、现场服务 细节21:确保音响、灯光、多媒体相关工作人员现场待命。 九、会议记录 细节22:一定要给大领导讲话录音,或者现场准备速记稿。 细节23:会议记录,重点记录会议讨论的焦点及各方意见,代表人物的发言,会议结束前的总结性言论、会议已议决的或议而未决的事项。 会后十、起草会议纪要 细节24:会议纪要是对会议记录的提炼,只需写出要点和结论,千万不要写成流水账。 细节25:会议纪常用表述,“会议指出”用于指出某项工作重要意义;“会议要求”用于对某项工作本身提出直接具体的要求;“会议强调”用于对某项工作提出的延伸性要求;“会议决定”用于作出的决策部署。 十一、起草会议宣传稿 细节26:宣传稿可在会议纪要的基础上修改。 细节27:宣传稿开头就是介绍背景信息,包括会议主题时间地点、领导信息等。 细节28:宣传稿的核心内容是提炼会议内容、领导讲话,然后通过“会议指出”“会议强调”“会议要求”等分段论述。 细节29:宣传稿结尾强调会议的意义以及对未来的展望。 十二、会议复盘 细节30:主要复盘三方面内容:会议哪个环节有瑕疵;执行过程中遇到了哪些突发问题;我从中获得了哪些经验教训。 |
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