关于会议组织中的一些细节 组织好会议,精细的方案是基础,严格的执行是保障,细节的把握是关键。 一、会议前期的准备 1.会议主题。 需要了解会议召开的背景、主要内容、需解决的问题或推进哪项工作最终确定会标。 2.参会范围。 与交待会议的领导进一步沟通,确定与会的领导和参会人员,确定具体的参会人数,便于安排会场。 3.会议时间和地点。 ①会议的时间需要跟领导随时沟通,关注参会的主要领导是否有其他活动。 ②根据参会人数,选择合适的会场,坐得下是基本要求,但不能太大,会场太空也会影响效果。 4.会议涉及材料。 ①需说明,涉及材料包括领导的发言和相关文件。 ②会议上所有需要发言领导的发言稿,特别是布置具体工作、总结性讲话等有类似内容的必须提前沟通,避免内容“撞车”。 ③如果材料较多,是否装袋分发。特别是给领导发放的材料要逐份、逐页检查,看是否少件、是否缺页、是否存在印刷质量问题。 5.会议通知的起草与下发。 时间、地点、会议名称、参会人员、注意事项。记得新闻媒体! ※参会领导是否集体乘车,车辆提前安排。 需要注意的是会议通知方面,若是时间紧或在节假日,尽量用电话通知;若时间宽裕,可用明电通知,但要注意收集掌握明电的查收情况以及参会人员反馈的信息,及时向交待会议的领导(不能参会的人员需要有书面情况报告,告知不能参会的原因,向领导请假)和布置会场人员通报相关情况。 6.会场的布置。 ①主席台及台下领导座次。领导坐席桌凳的摆放、牢固、桌布的平整度等要考虑到,也要考虑到领导相互间距离要“沟通、出入”两方便。 ※关于领导的座次(桌签的摆放)遵循先中间后两侧、先左后右、先前排再后排的原则。 ②会标的悬挂、会场的整洁。 ③会场内音响、灯光、投影等一些必要仪器的调试。 ※主席台的话筒(麦克风)要注意需要发言的领导前尽量都有,避免出现递话筒的尴尬局面。 ④别忘了领导的休息室,会场和领导休息室的温度也应该考虑,提前打开冷气或暖气。 7.会议议程中必要环节的准备。 ①若有表态发言、颁奖或递交责任书环节,做好相关物品(证书、奖牌、责任书等)的收集工作。 ②提前做好礼仪小姐(引导人员)的培训,演练颁奖(或递交责任书等)仪式。 ③确定颁奖时的音乐。 二、会议期间的执行 1.签到(位置引导)。 建议由新、老同志搭配做此项工作,避免新同志对来参会的领导不熟悉。位置引导工作要熟悉会场布置,便于引导。 2.材料分发。 3.会场纪律。 ①按位置坐、手机关机或调成震动状态、劝阻吸烟。 ②如参会范围较广、参会单位和人数较多,会场外停车、交通秩序也需要维护。 4.如有表态发言、颁奖或递交责任书环节。 ①此环节需要的物品(证书、奖状等)的准备。 ②将此环节参与单位安排在方便进出的位置。 ③安排工作人员做好引导(哪个领导对哪个单位)。 ④此环节的影像资料。 三、会议后续工作(反馈) 1.会议记录(文字、影响资料)的搜集。 2.相关资料的后续。 如因时间关系没来得及收发的目标责任书、奖品、证书等。 3.会议中交办任务的督查。 XX市 会议筹备方案 为做好 工作,经市委、市政府研究,定于 年 月 日 时(星期 )召开XX市 会议,特制订本方案。 一、总体安排: (一)会议时间: 年 月 日 点 分,会期 天。 (二)会议地点: (三)会 标: (四)参会人员:(约 人) 1.市领导 ;( 人) 2.各乡镇、街道、管委会 ;( 人) 3.市直各单位;( 人) 4.工作人员、新闻记者、政府网站人员。( 人) (五)会议议程: 会议由 主持,会议议程共分 项。 1. 2. 3. …… 二、责任分工 (一)综合协调组(组长: 成员: ) 1.负责与各工作组的协调联络,保证会务工作有条不紊进行。(责任人: ) 2.负责起草会议筹备方案,并组织召开筹备会。(责任人: ) 3.负责起草会议通知,于 月 日 时前下发至各参会单位,并收集各参会单位参会情况的反馈。(责任人: ) 4.负责提前安排车辆,通知并组织领导集体乘车前往会场。(责任人: ) (二)会场组(组长: 成员: ) 1.负责与 (会场所在地)联系,提前安排会议室和领导休息室。(责任人: ) 2.负责会场的布置工作。会标的制作和悬挂;会场内桌签的摆放;主席台背景的布置,领导桌椅、台布的布置,花草的摆放。(责任人: ) 3.负责会场的卫生整洁,会场内必要设施的调试工作。(责任人: ) 4.负责组织会议签到( 前签到完毕),材料发放,引导其到指定位置就坐,维持会场内纪律。(责任人: ) 5.负责会议中必要环节的提前演练、安排。(责任人: ) (三)材料组(组长: 成员: ) 1.负责起草会议主持词及有关领导的讲话,提前交领导把关。(责任人: ) 2.负责审核把关会议相关文件。(责任人: ) 3.负责有关单位表态发言材料的把关工作。(责任人: ) 4.负责收集会议中需下发文件,并装袋。(责任人: ) (四)安全保障组(组长: 成员: ) 1.负责做好会场内外的安全保卫工作,清理会场四周闲杂人员,消除各类隐患。(责任人: ) 2.负责做好信访接待,排查不稳定因素,会场门口要有专人负责信访接待。(责任人: ) 3.负责做好到会场道路的交通疏导,并指挥与会单位车辆的停放。(责任人: ) 4.安排消防车辆停放于会场外。(责任人: ) |
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