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我在课程《新任及空降的财务经理或总监怎样开展工作？》中，讲到一个案例，就是我帮助一家餐饮连锁集团企业成功降低成本五个点，每月相当于降低成本100多万元。 他的这个问题，我是真的不知道该怎么回答，因为要想成功地降低成本，绝对不是单一地用某一种方法，更不是用某一种工具就能达到效果的，而是要综合运用财务管理的各种手段，才能达到效果。我在这家集团企业开展的成本控制工作，是进行了近三个多月的、综合性的财务体系的基础建设之后，才开始见效果的。成本的下降，是整个财务体系综合作用的结果，这方面道理，我在“荔枝微课~老蒋财税”的课程《怎样才能做出有实际价值的财务分析？》里面有很详细的讲解，听过这个课程的人，基本就能明白，降低成本、提高利润，都是在财务体系完善的条件下，各种财务手段综合起作用的结果。这里结合我在那家集团企业做的工作，来简单介绍一下怎么综合利用财务的手段，有效地降低成本的方法。虽然讲的是餐饮业的例子，但相关的原理，在各个行业都是相通的，所以对非餐饮行业也完全适用。通常民营企业都是家族性质的企业，重要的岗位，如采购部、资金部、等都是老板家的亲戚在把控。老板很重视资金，但一般都不重视财务。如果有老板说他很重视财务，其实他主要是重视资金，而不是重视财务；重视出纳，而不重视会计。所以，大多民营企业的财务基础都比较差，账务、和管理都比较乱。对于这样的企业，首先就要从基础财务工作的规范开始做起，先建立基础的财务体系，主要包括：财务组织管理体系建设、内控管理体系建设、财务核算体系建设、报表报告体系建设，和财务分析体系建设。第一步，是进行财务组织管理机构的调整，也就是先进行财务组织管理体系的建设，首先从组织机构上保证财务工作能够顺利进行。包括：1、把门店库管员划归财务部直接管辖，在我的理念中，库管员是公司的第二个出纳，是管物的出纳，所以必须划归财务系统管辖。而且，对库管员的职责内容进行调整，除了看门之外，还必须按财务的规定记账，要对库房丢失的物资承担赔偿责任等。2、把门店收银员划归财务部直接管辖，收银员虽然属于服务员范畴，但其主要职责是公司资金的管理，所以必须划归财务系统管辖。而且，对收银员的职责进行完善，除了日常的收银工作外，还要求按财务的规定填报规定格式的营业日报表等。3、对会计人员的工作内容调整：如除了日常的做账报税之外，还必须定期下店，按照规定的内容进行门店巡视、检查等。4、调整财务人员的薪资福利待遇。通常不重视财务的企业，财务人员的工资都很低，由此严重影响了他们的工作积极性和责任心，所以确保财务规范化管理工作能够顺利进行，所以想方设法向老板申请，给他们把工资调整到合理水平。通过以上几个方面的调整，就保证了财务管理的具体措施和要求能够真正得到执行。第二步，是完善内控措施，进行内控管理体系建设，主要包括这样几个方面：1、对收银工作的管理进行完善。如完善收银系统的设置，规范收银工作的流程，以堵塞收银员偷钱、套卡、套券，及跑单等漏洞。同时，调整财务部的收款程序，和稽核检查程序，使收银工作及时得到监控，确保营业资金不流失。2、对成本发生的第一个环节——采购加强监督。重点是严把采购物资的入库验收关，以确保采购的资产、物资能够保质、保量，彻底杜绝虚假采购、以次充好的情况发生。3、加强对成本控制的关键环节——库房进行管理。首先，是调整库房入库验收的程序和手续，确保在库房验收环节，能够真正起到监督制约采购的作用；同时，严格控制领用出库的程序和手续，通过库房制约资产物资的使用环节，即成本发生的环节。第三，完善库房管理的责任制度，包括库存账务的规范，和库存物资盘点的规范等，防止库存物资丢失、损毁等，确保库存物资的安全。4、加强对成本发生的主要环节——生产过程的监管。在餐饮行业，重点是防止厨房出现偷盗、浪费、过期变质等情况发生。在建立并完善了内控管理体系之后，就使各种内控管理的流程和制度能够得到真正的执行，从而有效防止各种跑、冒、滴、漏的发生。第三步，是在进行内控管理体系建设的同时，进行财务核算体系建设。财务核算体系的建设，是最基础、也是最重要的工作，核算体系是否完善，直接影响到整个财务工作的质量和水平。主要内容，是对财务核算和会计账务进行统一规范和调整，使核算更详细、更全面，会计账务更准确。包括：重新设置会计科目及明细科目，重新设计各种资金、资产、物资的单据，完善各种单据的传递流程和使用规则，调整财务核算的规则和方法等。必须做到，财务核算和业务保持一致，真正做到业财融合。这样，就使财务核算的数据能够及时、准确、全面、详细地反映企业经营管理的各个方面，为下一步要进行的内部管理报表编制工作、财务分析工作、财务预算工作奠定基础。第四步，是进行报表、报告体系的建设，包括结合内部管理需要统一设计的各种内部管理报表、统计报表，统一设计财务报告的内容和格式等，使报表数据能够客观、真实、准确地反映企业经营管理的各个方面和结果。——在完成了上述这些基础财务体系的建设之后，企业的成本并不会因此就能够马上降下来，因为企业的成本通常来自于三个环节：采购、库房、生产，所以需要采购部、库管员、生产部门等一起配合，在餐饮行业，生产部门就是门店的经理和厨房长，并由他们去主动推动才能有效果。但是，作为财务部门，是没有权力去直接去对其他部门下命令、提要求的，而必须采取其他合理的措施，间接地推动他们控制成本的积极性。所以，这个时候，财务分析的作用和价值就显示出来了。财务分析是财务工作中最有价值的工作。在开展财务分析之前，必须首先进行前述相应的基础财务体系建设，在这些基础财务体系建设完成之后，在具备了开展财务分析的基础之后，才能有效地开展财务分析工作。企业内部的财务分析，主要是对经营情况进行分析，而且，必须在公司管理层的经营会上进行公开分析，才能发挥财务分析的作用，起到相应的效果。与经营有关的财务分析，一定要结合行业的特点，设计出合理的财务分析指标。也就是，设计的财务分析指标，要能够充分地、准确地反映与企业经营相关的各个方面，如收入、成本、费用、盈亏等的状况。通过分析，能够揭示并指出经营管理各环节中存在的问题。这里需要特别提示的是，通过财务分析来揭示企业经营管理当中的问题，一定要用真实的数据进行展示，不能仅仅只是文字描述，要通过数字的比较，让各部门的领导看到自身存在的客观问题。比如，在餐饮业，通过对各门店之间成本率的对比，以及上下两月成本率变动的对比，就能够直观地显示出哪家门店的成本控制得好，哪家门店的成本控制得不好。这样，就能够促使各门店、公司各部门去主动控制成本。那么，成本下降也就成为必然。也就是说：成本的下降，不是采取某个单方面的措施，就能达到目的的，而是在完善财务体系的前期下，综合利用财务管理的各种手段，才能实现最终的目标。做到了以上几个方面，成本自然也就逐月开始下降了，即使还没有开展财务预算工作，也不影响成本控制的效果。当然，如果再继续推进预算化管理，效果当然更好，而且，有了前面的基础，预算化管理推动起来也会顺利得多。
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