浅述地方志与档案的关系

王　悦

摘　要　地方志与档案有着悠久的历史渊源。 纵观我国历史， 档案工作与 修志工作早有密切关系。

编修地方志离不开档案，档案为编修地方志提供了 最为客观、真实、权威、可靠的资料，是修志的基础和前

提；而地方志又是保存档案资料的一种辅助形式，是档案的精华和浓缩， 可丰富档案的馆藏。 二者相辅相成，互相印证，互相补充，互为促进。

地方志与档案有着悠久的历史渊源。 纵观我国历史，档案工作与修志工作早有密切关系。 古代的史官把王室及诸侯列国的政事活动记载下来便成为文书，积存收藏起来便成为档案， 再纂成史册便成为史书或方志。 清代著名史学家章学诚认为：

“方志如古之国史。”梁启超认为：“最古的史，实为方志。”史官身兼文书、档案和编写历史三项工作，有查阅档案的便利条件。 如卷帙浩繁的二十四史，班氏父子所著的枟汉书枠， 大都是根据档案文献撰修的。 “志乃信史”，真实准确是地方志的根本， 质量是地方志的生命和价值，而档案的本质属性就是原始记录性。 所以说， 编修地方志离不开档案， 档案为编修地方志提供了最为客观、真实、权威、可靠的资料，是修志的基础和前提； 而地方志又是保存档案资料的一种辅助形式， 是档案的精华和浓缩，可丰富档案的馆藏。 二者相辅相成， 互相印证， 互相补充，互为促进。

一、档案在修志工作中占有重要地位

地方志是以行政区域为记述对象的，是按照志书的体例，系统、科学地记载一定地域自 然和社会的历史与现状的综合性、资料性著述，具有地方性、广泛性、资料性和可靠性的特点。 从古到今， 资料性一直被公认为是地方志的第一属性，是最为主要的特征。 资料是地方志的基础和生命， 离开了资料，修志就成了无米之炊、无源之水，志书的存史、资政、育人作用也就无从谈起。

要编好一部地方志，首先就要在收集资料上下工夫。 编修地方志所需资料的来源基本上可以分为文字资料、口碑资料和实物资料三种。 文字资料包括：１、文献档案资料，即档案馆以及各部门档案室储藏的有关政治、经济、军事、政法、科学、文化、教育、卫生、体育等档案。 ２、 统计资料， 包括统计数字和统计图表。 ３、图书报刊资料，包括旧志书、史书、年鉴、私人撰著、族谱、各种报纸杂志等。 ４、其他文字资料， 诸如书信、日 记、讲演稿、同乡同学录、账簿、票据、合同、契约、厂（ 店） 规、章程、广告、启示、声明等。 口碑资料指从当事人或知情人那里收集的回忆录、社会风俗、遗闻轶事、传说、民间故事、谚语民谣以及实地调查的记录材料等。 实物资料包括古文化遗址、遗迹、古建筑、化石、碑刻、地图、书画、照片等。

档案是特定的形成者在当时、当事直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写和另外收集的资料，是真实的历史凭证和原始记录。 它门类齐全，内容丰富，涵盖政治、经济、文化、科学、教育、军事等各个领域， 它客观真实地记录了以往的历史情况，具有一定的可靠性和权威性。 从修志实践来看，每一部地方志的编修， 必须要以大量丰富可靠的资料作为前提。 普遍观点认为，入志资料一般大约要占所收集资料的 １０％ ， 这就要求所收集的资料要有足够多的数量。 因此，广大修志工作者在修志伊始就要全力投入到资料的收集工作中。 另外，一部地方志质量的高低，主要是看它所记述的资料是否真实、可靠， 入志的资料是否客观、权威， 而档案就是大量真实、可靠资料的重要来源。 因此， 档案是编修地方志所需资料的重要组成部分，在地方志中占有重要的地位，决定着地方志的质量。 可以说，没有档案资料，修志也就无从谈起，档案是编修地方志的基础， 它在修志中的重要地位是不可取代的。

二、编修地方志对档案工作具有重要意义

（ 一） 地方志是档案的副本和传播媒介。 档案一般都是原稿和孤本，在同一时间内只能提供给一个人查阅利用， 不便于广泛地传播与利用。 而且，一旦档案原件遭到破坏或损失，历史的印记也将泯灭。 地方志正是能把分散的、零星的档案文件， 经过分析研究、整理归纳， 达到条理化、系统化， 变成带有综合性、资料性的“全书”。 地方志著成后将大量发行，这就极大地保护了档案的原件， 二者还可以相互佐证。 在社会科学的许多论著中，论据引证于志书而不必引证于档案原件的例子不胜枚举。这就使得档案原件在一定程度上得到了保护。 可见，在重要档案史料的流传方面， 地方志的编修发挥了很大的作用。

（ 二） 地方志是保存档案的一种辅助形式。 档案的数量浩如烟海，其自身特点决定了它不可能在一份档案中完整地反映某一事件、人物的发展演变过程。 同一专题的资料往往分散保存在不同的档案中，很可能是这份档案中提到过的人或事， 在另一件档案中也会涉及一些情节。 利用者往往需要进行多方查找， 反复考证， 查阅起来不但费时、费力，而且也给档案馆增加了工作量。 地方志在很大程度上解决了这个问题。 除一些党和国家的机密档案外，查阅一些人和事时， 便不必再去翻阅大量的档案， 在地方志中便可完全了解。 可以说， 地方志是档案的浓缩形式。 由于地方志具有存史、资政、育人和流通的功能，储备了大量的档案资料，所以使档案的公布范围得以扩大，从而有利于档案的长期保存和利用。

（ 三） 编修地方志可促进档案工作的发展。 编修地方志离不开档案，修志人员必须要以档案为依据。 因此， 在编修地方志时， 要查阅和利用大量档案史料。 所以说，修志工作促进了档案部门对资料的收集工作。 在档案资料的利用过程中，提供档案的工作人员可发现在档案收集工作中还有哪些档案资料收集不够齐全、不够完整， 哪些档案是利用的热点和重点，从而促使档案保管部门及时发现问题并及时解决。 另外， 由于各种原因，目 前有些档案还不曾被开发利用，几乎成为“死档案”， 而编修地方志需要有大量的档案资料作为基础， 这样一来，这部分“死档案”就有机会重获新生， 供修志者查阅，极大地提高了档案的利用率， 推进了档案工作的发展。

（ 四） 编修地方志可丰富档案馆藏。 一方面，历史上由于自 然和人为等因素，相当数量的档案难以收集齐全。 缺少档案资料， 一些事情便无从查考，从而带来许多不应有的损失。 而地方志的编修则在很大程度上降低了这一损失。 在编修地方志时，有些档案资料是档案馆所没有的， 这就需要修志人员要想方设法到社会上去寻找那些散失的各种档案资料；另一方面， 笔者作为一名地方志工作者， 通过在工作中的实践， 发现普遍存在着一个“重收集、轻管理”的现象。 也就是说，在编修地方志书前投入大量人力、物力、财力，通过各种渠道收集而来的原始资料， 在志书完成后， 人们往往很少去研究这些志余资料的管理和归档问题。 虽然说收集资料是为修志服务的， 志成即完成了使命， 但就资料本身来说， 其价值和作用远非如此。 因此，地方志工作者要加强档案意识，如将这些已经收集但未入志的各种志余资料及时、妥善地集中统一起来，加以科学整理，汇编成档，不但能充分发挥其效益， 还可丰富档案的馆藏。 总之， 档案馆要将保管和利用的职能作用发挥到更大，就必须不断充实和丰富自 己的馆藏，而编修地方志为丰富档案馆藏创造了极为有利的条件。

三、加快档案数字化进程，活化档案存在形式

在第二轮修志中，资料收集呈现出许多与时俱进的新特征，文字资料、实物资料、口碑资料等资料各具所长。 而在网络上搜索、查询， 几乎成为人们获取信息资料的主要方式。 将纸质档案网络化、电子化，既创新了档案的存在形式， 对传统档案形式进行了有益补充，又使修志人员不必亲自去档案馆就可以查阅到档案资料，从档案中获取资料并进行利用的手段变得更加方便、快捷和高效。

针对第二轮修志利用音像档案的特点，档案馆要加强音像档案的现代化管理。 首先要将这部分档案进行价值鉴定， 确定其保存价值； 然后将有保存价值的音像档案进行数字化处理，主要是对照片档案进行扫描或用数码相机翻拍，经过处理后转入到计算机档案管理系统；最后将录音、录像、照片进行载体的转换， 全部以光盘载体的形式保存起来，以利于档案的保存和提供利用。

档案原件贮存的信息量大、质杂且零散， 与编修地方志时要求获得的档案资料具有针对性、浓缩性、系统性之间存在着矛盾。 为了解决这一矛盾，档案部门需要加强档案编目 和编研工作。 编制各种检索工具，从不同角度满足利用者检索档案的要求；加强编辑各种文献汇编和编写各种参考资料，以满足利用者获得更多信息的要求。 编研成果应由传统的纸质变为纸质与电子、 网络相结合的形式，这样可有利于采取现代化信息传播媒介， 扩大档案信息的传递功能， 广泛满足档案利用的需求，为编修地方志提供资料基础。

（ 作者单位：吉林省方志馆）