做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前准备要做好“方案制定、会议通知、名单收集、会场布置、会场查验”关键五步。 方案制定 根据会议特点和要求,第一时间摸清情况是制定会议方案的前提:
在摸清基本情况的基础上起草会议方案,其要素包括会议时间、举办地点、主要内容、会议议程、参会范围、其他事项等(见例1)。 会议通知 会议方案确定后,要根据会议方案起草会议通知,力求做到简明扼要、重点突出、要求明确(见例2)。 下发会议通知,需要注意以下几点:
名单收集 参会单位收到会议通知后,在规定时间内上报参会人员名单,会务人员在汇总名单时要注意以下几点:
会场布置 根据参会人员名单布置会场,需要注意以下几点:
会场查验 会场布置完成后,要实地查验以下几项内容:
会前准备还需要关注会议材料、会议报道、会场管理、会后总结等具体事项。比如,会议材料,要核对主持词,确保与会议议程保持一致;核对材料标题,确保与会议内容保持一致;核对印发数量、摆放范围,确保与会议要求保持一致。会议报道,要安排摄影摄像记者提前一小时到会场,熟悉会场、调试设备。会场管理,负责会场安全、会场签到、会议服务的工作人员要提前半小时就位。同时,会前要安排好会后工作复盘、资料整理、档案收集等事项。 (作者系山西省委常委办副主任) |
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