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*******有限公司 行政办公会议管理办法 第一章 总则 第一条 为进一步规范公司行政办公类会议管理，提高会议 效率，根据集团行政例会管理暂行办法有关规定，结合公司 实际，特制定本办法。 第二条 适用范围：本办法适用于公司各类行政办公会议， 包括但不限于：董事会、总经理办公会、周例会、月度例会、 领导班子专题会、座谈会、生产调度会、安委会、专项工作 会等，不包括党委及其他党群例会。 第三条 会议原则：本着预先周知、充分酝酿、民主讨论、 精简高效的原则，严肃会议纪律，规范会议记录，有条件的 利用多媒体会议等形式，不断改进公司会风，提高会议效率。 第二章 会议形式 第四条 董事会 董事会会议由董事长负责召集并主持。董事长因特殊原 因不能召集和主持的，由副董事长召集和主持；副董事长不 能召集和主持的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和 主持。 （一）会议形式：董事会会议分为定期会议和临时会议。 董事会定期会议每年度至少召开两次，并可根据需要召开临 时董事会。 （二）参加人员：公司董事会成员，董事会秘书，根据 需要可通知监事会成员或经营层高级管理人员列席。 （三）会议内容：见公司董事会议事规则。 （四）会议材料：见公司董事会议事规则。 （五）会议决议：见公司董事会议事规则。 第五条 总经理办公会 总经理主持或指定副总经理主持，一般每周一次，也可 根据工作需要随时召集。 （一）会议形式：总经理专题办公会、周例会和月例会。 （二）参加人员：公司经理层成员，相关部门及有关单 位负责人。 （三）会议内容：学习贯彻上级重要文件、指示和有关 精神；总结上周（月）工作，部署、安排本周(月)工作任务； 沟通工作情况，研究需要协调的事宜；报请总经理办公会协 调解决的事宜。 （四）会议材料：周例会和月度例会材料，按照项目管 理部要求提前准备。提交总经理办公会讨论的事项，会议材 料必须事先充分做好调研准备，经分管领导审核同意后，提 交办公室汇总上会讨论。 第六条 领导班子专题会 领导班子专题会由总经理召集并主持。 （一）会议形式：不定期召开，由总经理根据工作需要随时召集。 （二）参加人员：公司领导班子成员，总经理指定的其 他参会人员。 （三）会议内容：学习、贯彻上级重要文件、指示和有 关精神；研究讨论公司的长远规划、年度投资、经营计划等 重大问题；沟通工作情况，研究需要协调的重大工作问题， 重大工作任务的部署和落实；讨论公司重大财务开支、分配 方案；研究重要设备的购置和分配方案；研究讨论各单位、 部门报请公司解决的重大问题；中层以下管理人员的调配、 奖惩、聘任等问题的决定；决定规章制度的制定、修改和废 止，以及其他需要提交领导班子讨论决定的事项。 第七条 专题座谈会 专题座谈会一般由总经理召集主持，也可以由分管领 导负责召集主持。 （一）会议形式：不定期召开，根据工作需要随时召 集。 （二）参加人员：由主持人制定相关人员参加。 （三）会议内容：就涉及公司或部门以及某专项工作 进行研讨，统一思想，形成共识。 第八条 生产调度会 生产调度会由公司分管副总经理主持，一般每季度召 开一次。 （一）会议形式：一般每季度召开一次。 （二）参加人员：由公司领导班子成员、各部门负责 人、子（分）公司负责人和各项目部项目经理、财务负责人 组成，也可请与会议有关的人员列席。 （三）会议内容：项目和各生产单位季度工作总结，部 署下一季度生产任务；协调项目需要解决的问题；传达、贯 彻上级重要文件精神；通报公司重大事项。 （四）会议材料：各单位、部门以及项目经理部按照项 目管理部要求，提前报送相关会议材料。 第九条 安委会会议 安委会会议由安委会主任召集召开。 （一）会议形式：安委会会议分定期会议和临时会议。 定期会议原则上每季度召开一次。安委会主任认为必要时， 或公司安全生产遇到重大问题时，可随时召集召开临时会议。 （二）参加人员：由公司领导班子成员、各部门负责人、 子(分)公司负责 （三）会议内容：落实国家安全生产法律法规；审议决 策年度安全目标、管理方案及重大安全事宜；组织开展安全 综合大检查和创建安全文明工地，交流推广安全管理先进经 验；调查处理违反公司安全生产管理办法与制度的人员，监 督重大安全隐患的整改与消除。（四）会议材料：各单位、项目经理部按照安全生产管理部要求，提前报送相关会议材料。 第十条 专项工作会议 专项工作会议由分管领导召集并主持。 （一）会议形式：不定期召开，根据工作需要随时召集。 （二）参加人员：由召集主持的分管领导负责指定。 （三）会议内容：对分管具体工作进行讨论，对下一步 工作进行安排。 第三章 会议组织 第十一条 会议程序 会议程序一般包括：会议通知、整理材料、会务准备、 会议记录、整理印发纪要和决议等。 第十二条 会议通知 （一）董事会会议通知由董事会秘书通知。周例会和月 例会由办公室固定通知，项目管理部负责组织。总经理专题 办公会由办公室组织，并按照总经理要求通知有关部门负责 人或下属公司负责人参加。领导班子专题会由办公室负责通 知。座谈会和专项工作会议由具体经办部门负责通知。生产 调度会由项目管理部负责通知。安委会会议由安全生产管理 部负责通知。 （二）董事会会议通知由董事会秘书拟定，经董事长审 核签署后由董事会秘书提前三天送达各位董事，同时通知其 他参会人员。生产调度会和安委会会议由项目管理部和安全生产管理部拟发文件通知。总经理专题办公会、周例会、月 例会由办公室电话或短信通知。其他会议由具体经办部门根 据实际情况提前通知。 第十三条 整理材料 （一）各单位、部门和项目经理部要按照会议通知及时 报送会议材料。 （二）会议组织部门负责整理汇总上会议题和通报材料， 根据需要制作幻灯片。 第十四条 会务准备 办公室负责协助各组织部门做好会务准备。 第十五条 会议记录 会议记录必须全面准确记录会议内容、会议结论及意见， 不得擅自增删、篡改或加入起草人自己的观点。重大会议记 录需主持人签字确认。 第十六条 纪要、决议整理 （一）董事会决议由董事会秘书整理，经董事长或主 持会议的副董事长审核同意后，董事会秘书负责印发存档。 （二）领导班子专题会议纪要、决议由办公室整理， 经总经理审核同意后，办公室负责印发存档。一般在一天之 内完成纪要初稿，会议内容较多的，可延长至三天，最迟不 得超过一周。 （三）总经理专题办公会纪要、决议，由办公室整理起草，经总经理审核同意后印发存档。周例会和月例会以及生 产调度会纪要，由办公室和项目管理部共同起草，经总经理 审核同意后，办公室印发存档。一般在一天之内完成纪要初 稿，会议内容较多的，可延长至三天，最迟不得超过一周。 （四）其他各类行政会议纪要、决议，由组织部门负责 起草整理，经会议主持人审批后，印发存档。 （五）会议纪要、决议一般通过信息化系统公开发布， 因保密需要的，需要履行纸质版签发审批手续，交办公室统 一存档保管。 第四章 会议督办 第十七条 对行政办公会议上提出的各项要求，各单位、部 门要自觉执行，执行情况要及时做好反馈。会议未指定督办 部门的，由负责组织会议的部门进行督办落实，会议指定督 办部门的，由指定的督办部门负责督办。 第五章 会议纪律 第十八条 各部门、各单位工作必须服从例会的统一安排， 坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，提前妥善合理安 排好日程。 第十九条 严格遵守会议时间，提前到达会场并作好参会准 备；不得缺席、迟到、早退；不得频繁进出会场；开会期间 应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。因公因私确实 不能参会的，要向会议主持人请假，征得同意后方可请假。 第二十条 各单位、部门提交的会议材料，会前要充分准备， 与会人员发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议主持人 可在开会前强调发言的时间要求；有明确发言时间要求的会 议，与会人员必须严格遵守发言时间。 第二十一条 重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不 得提前透露会议内容，涉及商业机密或敏感信息，与会人员 应认真做好保密工作。 第六章 附则 第二十二条 公司现行规章制度及议事规则等，涉及与本办 法有抵触或冲突的条款，以本办法为准。 第二十三条 本办法由办公室负责解释，如有未尽事宜，按 集团公司其他相关规定执行。 第二十四条 本办法自印发之日起执行，原《行政办公会议制度》（*****办〔2016〕41 号）自行废止。 |
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