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文字规范化、标准化，是志书编写的先决条件。大家知道，新编志均采用述、记、志、传、图、表、录七种体裁形式，以志为主。 表达形式主要由四个要素组成：体裁、体例、结构和章法，这四者是密不可分的统一整体，是统一整体不可分割的四个不同侧面，四者之间既有联系，又有区别。 1. 采用规范的语体文——记述体。即使用第三人称、陈述句式、顺叙方法与白描手法。志稿编写中，应使用第三人称进行记述：不应使用第一人称“我”“本”等字进行记述，不用我党、我国、我省、我市、我公司、我厂等第一人称，或“本公司、本厂”等。写到领导或其他人，姓名后面不加“先生”、“同志”等称呼，应直呼其名，必要时可在姓名前冠以职务，但不能把职务或职称加在人名后面。如：“××部部长李××”，不能写作“××部李××部长”。2. 文风力求准确、简洁、朴实、流畅，不能文白夹杂。不空发议论，要言之有据，据必可靠，据事直书。内容真实，语言客观、实在，切忌评述式语言，不用形容词（成效显著、成绩斐然、巨大困难、空前压力、最佳状态），用具体的实例、数据来说明，不要笼而统之。不使用含糊不清的词语，如：“上级指示”、“群众反映”、“某种原因”、“基本情况”等。3. 避免政治观点、论点方面的错误。涉及党和国家的方针政策、政治理论观点以及民族关系、宗教信仰、统战工作、港澳台问题和对外关系的论述，地图中有关国界的画法等。如，我们的产品远销美国、英国、台湾、香港等国家。（应加：和地区）1. 志稿编写中，地区和单位名称应使用全称。如：“武汉市”不要简称为“武汉”，“东风公司”不要简称为“东风”、“十堰管理部”不要简称为“管理部”，应使用全称。2. 志稿编写中，有些约定俗成的简称，如“四人帮”“四化”“两个文明”“五讲”“四美”等，之后均应括注具体内容。3. 志稿编写中，“文化大革命”不可以简称为“文革”，也不可以称为“十年浩劫”“十年动乱”等，应使用“文化大革命”的全称并加引号。志稿编写中，应做到“同一词语始终表示同一概念，同一概念始终使用同一词语表示”。如：1. “党的十一届三中全会”和“中共十一届三中全会”应始终用同一称谓“中共十一届三中全会”表示。正确使用政治术语。如：党的十七大，不要加引号，要完整地写成中国共产党第十七次全国代表大会，或简称中共第十七次全国代表大会。2. “中共十堰管理部委员会”和“十堰管理部党委”，均应始终用同一称谓“十堰管理部党委”表示，不应混用。3. “人民政府”“人民检察院”“人民法院”在没有括注简称的时候应全称，不要把“人民”二字删掉。 4.“人大常委会”不应简称为“人大”，不要把“常委会”三字删掉。 5. 单位名称要用全称；若全称较长，且文中多次出现，可在第一次的全称后用括号注明：“(以下简称×××)”。不用概念含混不清的代称。如：“本单位”“本公司”，要直书××局。不要用“大家认为”“组织上（领导上、上级）决定”等词句，应具体、客观。 6. 表述历史事件、政治运动等，均用全称，不用略称。如：“三反”应写成“反贪污、反浪费、反官僚主义”；“文革”应写成“文化大革命”；“四个现代化”应写成“工业、农业、国防和科学技术现代化”；“四有”应写成“有理想、有道德、有文化、有纪律”,等等。同节中如重复出现，可在第一次的全称后括号注明（以下简称“××”）。 （1）公历世纪、年代、年、月、日和民国时期的纪年一律使用阿拉伯数字。如：20世纪90年代，或上世纪90年代。（2）年份不能简写。如：1999年不应简写作“九九年”或“99年”。公历的月、日、时、分、秒，用阿拉伯数字。如：10月12日4时、14时12分36秒。（1）中国干支纪年和夏历月日使用汉字。如：丙寅年十月十五日、五月初五端午节、八月十五中秋节等。（2）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组用汉字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号；是否使用引号，视事件的知名度而定。如：“一·二八”事变（1月28日）、“一二·九”运动（12月9日）、“五四”运动、“五一”国际劳动节、“五二○”声明、“九一三”事件。起止时间的表述用一字式连接号“—”连接，如：“1996—1999年”；一个月内的起止日期，前面可以省略“日”，后面可以省略“×月”，如：“10月5—20日”等。（3）表述时间时，不使用不具体的时间概念和容易引起歧义的时间代用词。如：“前年”“上午”“今年”“明年”“上月”“本月”“下月”“昨天”“今天”“明天”“不久以前”“目前”等。1. 统计表中的数值，如：正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。几分之几用汉字，如：三分之一、五分之三等。统计数字，以国家统计局规定的计算方法为统一口径，以主管报表部门提供的数字为准。单项数值之和必须与累计数值相一致，有关数字要统一。2. 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉语。如：一律、一方面、星期五、八国联军、二○九师、二万五千里长征、九三学社、五局三胜制、二八年华、二十挂零、七上八下、相差十万八千里、第一书记、第三季度、党的十七届六中全会等。3. 尾数有多个“0”的整数数值可以“万”“亿”作单位，如：345000000应写作3.45亿，不得写作3亿4千5百万；730700应写作73.07万。4. 阿拉伯数字书写的数值在表示范围时，使用一字式连接号“—”。如：150—200千米、2500—3000元、6—8℃、20—40%。5. 相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，连用的两个字之间不得用顿号隔开。如：二三米、十三四吨、一千七八百元。带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。如：几千年、一百几十次。用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约数一般用汉字。6. 部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，用阿拉伯数字。如：84062部队、国际标准GB2312-88、国办发〔1997〕9号文件、85号汽油、维生素B12。7. 注意数字的不可分割性。一个用阿拉伯数字书写的数值不能断开移行。8. 数码编排应统一。志稿编写中，“目”级标题下的数码编排应按照“一、二、三……”、“（一）（二）（三）……”、“1.2.3.……”、“（1）（2）（3）……”的方法记述；英文字母应使用大写字母，“A.B.C.……”。 9. 注意“二”与“两”的用法，可按口语习惯写。如：“两步”“两件”“第二”、“二月”（指第二月）、“两（个）月”等。10. 要准确运用数字前后表示分寸的字，如：“达”“近”“多”“约”“许”“左右”等，不能随意增删。11. 志稿中的数字，要用准确具体的数量词表述，不能用“少数”“一部分”“很多”“大多数”“若干”等表述。12. 序数一般用汉字，如：“第四场”；序数和一组数据在一起时，统一改为阿拉伯数字，如：“2002年第1次印刷”。13. 4位数以上的数字每3位数空半格，不使用千分号或连续排列，如：“78 960”。15. 阿拉伯数字与汉字不可以混用。这方面应掌握一个原则：即带有量词的数据，一般情况下均应使用阿拉伯数字表示，如：“234个”“3 496亩”“4个省1个区”等；不带有量词的数据，一般情况下均应使用汉字表示，如：“四省一区”“八路军”等；特殊情况下可根据语言环境具体掌握。“四标一体”、“四落实”、“五提高”、“六提升”等。除此之外，涉及到机器设备、车辆牌号、总成代号，请务必规范（如：dci11发动机，有的单位写成DCI11发动机）。挑战Ⅱ指标应为挑战2（统一用法）。国2应为国Ⅱ，国3应为国Ⅲ,“3C”应为“CCC”,SO2的“2”应写在下半格。志稿编写中，应正确使用标点符号。尤其是引号、逗号、分号、句号。书引号（《 》）与双引号（“ ”）错用多；比号（︰）与冒号（：）错用多；间隔号（·）与缩点号（.）错用多。标点符号不要记在一行的第一个字。一个字不要占一行。1. 记述中，年份与正文之间必须加逗号，年份要与后面的文字分开，（如：“2000年，同年5月，10月，……”）。3. 记述中，汉字序号后使用顿号，如：“一、二、……”。阿拉伯数字序号后应使用圆点，（如：“1.…… 2.……”）。计量单位名称、符号的书写，按1993年国家技术监督局发布的国家标准——《量和单位》（GB3100-3102-93）的规定执行。物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。续志行文中一般不夹杂使用计量单位符号、数字符号、化学分子式和其他符号，但在公式中均使用各种符号。如：在行文中用“平方米”“大于”“水”；在公式中用“M2（2要上标）”、“>”、“H2O”。非物理量一般情况下也使用阿拉伯数字。如：21.35元、270美元、50岁、11个月、1480人、4.6万册。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如：一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了十遍、五个百分点。又如：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1561人。1．志稿中的计量单位一律用中文全称。例如：长度中“公里”“公尺”“公分”“公厘”等，应改作“千米”“米”“厘米”“毫米”等；面积中的“平方英尺”“亩”“公亩”等，应改作“平方米”“平方千米”“公顷”等；容量中的“公升”应改作“升”；重量中的“公斤”，应改作“千克”。2．志稿中有同一计量单位的一系列值时，仅在最末一个数字后面列出计量单位符号即可，前几个数字后的计量单位符号可省略。如：1952、1957、1980年我国的钢产量分别为135、535、3712万吨。1. “图”（包括地图、图片和各种说明图），主要穿插于各有关篇、章、节、目之中。“图”的形式是比较直观，一目了然，在志书的记述中适当地使用一定的“图”来表现所记的事物，可以达到简明易懂的良好效果和完善文字记述的不足。“图”的种类包括地图、图片和各种说明图等。①“图”不能单独列目，即在篇、章、节、目的标题下不能直接排列“图”，要有一定的记述文字，“图”只是记述文字的补充；②“图”的数量不宜太多，尽量不要使用折图；③使用“图”时，应标明图序；④“图”的标题书写要规范统一，书写顺序应先写时间，再写范围（地区或单位），后写性质，如“2001—2011年东风公司十堰管理部机构沿革图”。 排放位置与种类。“表”的作用与“图”基本相同，主要也是穿插于各有关篇、章、节、目之中。是一种综括的表达形式，它具有直观性、简明性和宜读性，一目了然，在志书的记述中适当地使用一定的“表”来表述，可以取得简明扼要的效果。“表”的种类包括统计表、比例分析表、机构沿革表、人物表等。① 统计表中按类型分可分为多项统计表和单项统计表，按内容分则包括人口统计表、产量产值统计表、收入支出统计表等等；② 比例分析表则是通过表中的各种数据对某一方面的情况进行更直接的对比分析，这类表的名称则根据不同的具体内容来确定；③ 机构沿革表的使用一般较少，主要在机构变化频繁，文字记述又难以表达清楚的情况下使用；④ 人物表按内容主要有：职官表、知识分子表、劳动模范表、先进集体表等。① “表”不能单独列目，即在篇、章、节、目的标题下不能直接排列“表”，要有一定的记述文字，“表”只是记述文字的补充；② “表”的数量不宜太多，尽量不要使用折表；③ 使用“表”时，应标明表序；④ “表”的标题书写要规范统一，书写顺序应先写时间，再写范围（地区或单位），后写性质，如“2006—2011年十堰管理部生产经营情况统计表”。图、表、照片，一般置于相关文字的后面或附近，图文并茂。若属于统属性的图、表、照片，可置于有关文字之首。黑白、彩色照片应该是正片（反转片），须构图合理，主题鲜明，图片清晰；数码照片不得低于300万像素。统计表应包括标题、表体、说明三个部分，标题应具有地域（单位）、时间、事项三个要素，标题居中排列。左侧标明表的序码，如：“表1”、“表12”（全志连贯排序），右侧标明表的计量单位，如：“单位：立方米”。有的表格，如：“任职表”“人物表”等，可不标计量单位。所提供图、表、照片均随文走，不在图、表、照片之前标“附”字；提供的图、表、照片应标明在志稿中的具体位置。引文应直接引用原著，尽量不转引；如必须转引时，要注明转引自何书、何文。所有引文、引语、附录、选录，都必须忠实于原著，不得任意改动，务求书写无误。并在当页下方注明出处；引文中版次、卷次、页码。志稿编写中，“目”级以上标题不要“沉底”（即标题排在页末，其下无正文文字）。遇到此种情况，一种处理方法是想办法在标题下增加一行正文文字；另一种处理方法是将标题移到下页，与正文文字相接。志稿编写中，应以第一层次为一个记述单元，第一层次中的章、节、目的记述内容均应接排前页，不应另起一页排版，不要空半页。 2．制定方针政策、方案、目标，不是“订”，（这是订单、修订、签订的“订”） 5．写到领导下基层指导工作，不要写：亲自、亲临之类的字眼。1. 政治关。包括对改革、民族、宗教、外事、“文化大革命”等方面的记述。2. 史实关。包括对各类入志资料的核实与甄别。避免虚假的资料写入志书。4. 校对关。校对一定要细致，要记住“一字入志，九牛难拔”。校对不细，编写人员的辛苦和出版的志书就会存在瑕疵，留下遗憾。5. 保密关。志稿全部完成后，要经过保密办公室的最后审定，千万不要发生泄密的现象。
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