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文/审计小学生  一、五金配件等零星物资采购的特点 1、五金配件、劳保用品等采购一般是采购频率高、单次价格低、采购类目繁杂、就地采购的特点。 2、同时对于零星物资采购的支付一般也是分为三种： （1）公司对公支付。此类的一般为公司定点的五金配件采购供应商或单次大批量采购。长期合作五金配件供应商要注意是否有定期的进行供应商竞价，同时对公支付的还存在一种情况就是赊账，赊账往往会使售价偏高。我们要谨慎区分唯一来源采购和单一来源采购，对待其中风险利弊做好考量。 （2）采购人员支取备用金。采购人员领取备用金支付，会带来的一些风险就是采购人员恶意赊账，人为制造账期，从而导致的采购价格偏高等风险。 （3）采购人员代垫支付。采购人员代垫支付，凭票报销。关注报销的账期，以及代垫的金额。 同时五金配件的采购审计，我们需要明白的一点就是，我们不可能设计出完美的制度去杜绝采购人员在中间捣鬼，主要的还是把控采购人员的品性，以及公司的重大利益不要受损。 二、主要审计程序 （一）实施前应了解的内容 1、公司的五金配件采购制度。对于五金配件的采购是如何规定的，整个采购流程、比价制度、采购审批层级是否有明确的规定。（如果没有公司层面的制度细则、那么就需要判断集团层面的采购制度同被审单位的采购业务的适配情况、以及公司的采购实际流程） 2、采购人员的人事档案。这个尤为重要，在前期资料的搜集的时候要准备齐全。一份完整的人事档案，是有助于我们进行采购调查。 3、再次明确审计流程，从采购到最后的入库验收以及后续五金配件的质量需要我们在审计过程中通过现场盘点、人员访谈、闲聊去关注。 4、关注公司的采购模式。或者说采购人员的职责、权限、分类，是否存在需求部门直接采购或需求部门指定供应商的情况。 （二）实施程序 1、导出审计期间的五金配件采购数据，进行数据分析 （1）数据整理、分析（前提是保证数据的准确性） 通过ERP系统台账或五金配件采购台账，将审计期间的五金配件等数据全部导出，做数据分析。 ①按照供应商进行分类。关注大额采购供应商，对供应商进行排名,同时分析不同供应商采购的五金配件同经营范围是否相符，借助天眼查等工具。如一个五金配件的供应商给你提供篮球架、给你提供药品，明显异常的项目要注意；又比如一个厨具供应商给你提供空调、考勤机需要警惕。 万能的供应商，往往会存在问题。同时关于供应商管理也可以作为一个单据的模块去评价，如供应商的引入、退出、评价标准，动态管理过程中是否有定期竞价。 ②按照五金配件品类进行分类。按照金额大小进行排序，通过关注同一品种的五金配件采购价格的波动情况。 ③按照采购日期进行分类。采购日期或者说入库日期进行分类，分析单日的采购几个，看采购频率。 ③五金配件采购台账同账面金额的匹配，确定两者是否相符。 （2）审计过程中可能暴露的问题 首先强调的一点，发现问题后不能孤立的去看，要往前往后的去溯源，同时分析原因，把问题放到整个采购流程去考虑。 同时在数据整理分析的过程中，视角宏观一点，同生活常识相结合，先整体的去分析，粗略的去过过。 ①采购无台账。采购人员即没有建立采购电子台账也没有好好利用ERP系统。 ②采购五金配件入库信息粗糙。对于五金配件的品牌、规格、供应商、数量等信息未做登记或者登记不全面。 ③发现大金额供应商或万能供应商。需要联系凭证、现场盘点、走访做进一步调查落实。 ④发现经常更换的五金配件。采购频次较多，需要了解具体的使用情况，是质量问题还是使用本身损耗大，以及报废的五金配件是如何处置的。 ⑤同一品类五金配件价格波动较大。造成这个原因有多种，可能是入账规格错误，也可能是品牌不同，还有就是真的存在舞弊的嫌疑。 ⑥采购拆分，化整为零。连续日期采购，采购五金配金品类相符、金额接近，可能存在拆分的情况。 2、查看凭证 翻看凭证这一步骤，主要就是落实细节内容以及流程合规性的东西，该走的程序走没走，包括追查为什么不合规，探究其原因。 翻看凭证这一步骤是贯穿整个审计过程的，在这个过程中我们要从采购的整个流程，同单据流、资金流、发票流进行核对。 如核对订货单、送货单、验收单、入库单等，核对提供的物资是否符合采购订单需求； 这个过程还有关注发票的真实性，是否是替票，包括不能供应商中的开票信息。 同第一步结合，判断问题的行为动机，产生原因是流程不全，制度不熟悉，人员懒散、管理不严格，还是确实有人是想从中获利。 3、现场盘点 这个过程需要落实采购的实物是否相符、以及采购入库的及时性，同时我们在现场盘点的过程中也要记录不同五金配件的品牌、规格、为后面的实地询价做准备。 4、实地询价 具体方法见前面的审计调查手段。 5、人员沟通 分为两部分，第一是了解不同岗位人员的职责分工，听取对方的工作内容描述以及相关流转单据。 第二部分是落实审计发现中的问题，听取对方阐述原因，中间包括跟相关人员做整改措施交流。 |
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