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辩驳天下秀出真我，纵横捭阖各抒己见。一年一度的法务联盟背锅侠杯趣味辩论赛开始了，今年我们的辩题是：公司印章究竟应不应该由法务保管。 我们的“不做背锅侠”红队的观点是印章管理应该由专人保管，这锅法务不背。 我们的“这锅还得背”蓝队的观点是，法务保管印章是正常的职责范围内事务，干就完事了。下面我们听听各方精彩的论述。 红队：我方认为印章保管这个事情应该专人专岗，但这个人大可不必是法务。理由如下：从印章使用主体来看，印章的管理和使用应该具有独立性。法务人员时常涉及到授权委托书的开具、合同盖章等工作，作为用印人申请使用公章。如果法务又做运动员又做裁判员，出了事还不得法务担责，这锅我不背。 从通常惯例来看，印章管理由法定代表人保管，或者公司股东会、董事会决议授权的人持有。像大公司都会安排公司的行政部、综合部或者办公室的人员专门负责保管印章和盖章，公司内部OA系统等流程用印最后环节也一般是办公室行政人员，所以从行业惯例来看，法务也不该是保管印章的主体。 从日常工作来看，我们法务虽然看起来是万能的，合同审查、诉讼非诉案件的处理、商务谈判、合规管理、法律宣贯培训样样精通，但要我们再保管公章是万万不能的。日常的法务工作已经非常繁琐，工作量达到饱和，如果还得周末来加班帮人盖章，不行，我拒绝，达咩。 蓝队：法务保管公章已经成为工作内容一部分。作为公司一人法务，从一入职就被老板安排做保管印章的活，已经做习惯了。老板说，公司的各个文件都需要做法律审核，刚好你来保管用印，大家来申请盖章的时候，你每个文件都看一遍，再给他们盖章，这样就达到了我们招你的预期，实现了事事过法审的目的。 法务保管公章还有一大好处就是法务具有中立性和专业性，因为本身不属于哪一个业务部门的人员，所以不会成为内部斗争的站队人之一。像之前“当当”发生的印章风波，如果交由中立方保管，有可能避免一定的风险事件发生。此外，基于职业习惯法务一直很注意风险防范，所以对于需要盖章的文件也会多几个心眼，更加细心观察内在的法律风险，从而实现风险防范的目的。毕竟很多诉讼案件的源头就是公司公章管理不善，随意乱盖，导致引发表见代理等纠纷。如果法务能够很好管理公司印章，还能够提升法务部门的权威地位与价值，何乐而不为。 上述各方对于法务是否需要保管印章都言之有理，那么在座的各位，对于法务是否要管理印章，你们有什么观点和看法呢？欢迎在评论区留言。 其实对于印章由谁保管不是重点，如何做好印章管理才是重中之重。下面笔者分享一下自己对于印章管理的心得和体会。 提起印章管理，大家都会想到用印流程发起、审批、盖章、扫描等活动。但是要真正梳理好印章管理，我们要从一枚印章的旅程好好梳理。一枚印章的完整之旅包含：刻制-保管-使用-监督管理-回收-销毁。  1.公章刻制设立 首先，公章设立刻制环节，我们要考虑到这个公章是否要经过公安指定单位去刻制，是否要备案，这枚公章是否是唯一公章，有无副本刻制需求，刻制环节如何监督把控。为此我们在制度设计中要考虑刻制审批单位，及时向有关部门进行备案。确认公章的数量，是如果发生假章或者假合同纠纷时，我们可以确认已有的印章数量，及时比对，掌握主动权，发现问题后及时上报追究造假人责任。我们可以在此处设置单位印章汇总表，最好刻制审批流程，搭设统一规范的刻制申请表。  2.公章保管 在公章保管环节，也有很多需要注意的细节，如果保管不善，负责人要承担赔偿和被追责等相关风险。有律师归纳总结了印章保管原则：“随用随盖、人在章在、人离章收”，这样概括十分精准。在保管方式上，我们需要设定专人保管的机制，如果后续发生人员变动交接，还要登记好保管人交接表，涵盖最初保管人员，接收人员，交接时间，交接印章类型和数量等信息。保管环境也要精心布置，保管人员下班后要将印章存入保险柜中，有条件的对于印章使用和保管地安装监控，随时关注公章存储使用动态。当公章需要外出时，借用人要完成借用印章申请审批机制，并按规定和保管人员一同前往用印需求地使用。管理上，用好印章保管人登记表和印章使用、保管责任书，明确保管人和使用保管的范围、流程、责任承担等规定。  3.公章使用 公章使用环节也不容小觑。要落实好一系列流程审批机制，当用印人前来使用公章时，要确保流程已经审批完毕，要求用印人完成填写用印表和登记使用台账后才能开始盖章。如果该人无用印权限，还得为其开具授权书。在章接触用印文件前，得确认手头的章能不能盖这份文件，印章是否适用匹配文件内容，其次就是各种内容实质细节审核，用印登记文件和实际盖章文件内容一致性、是否有空白或其他无关材料、是否有签字或日期、是否加盖骑缝章等。所以盖章工作不是一件轻松简单的时候，也不是一瞬间拿来就可以盖的工作。有时候遇到一些特殊情况，还得设置绿色通道制度，例如公司法律诉讼文书等紧急情况下可以经过某些人或者部门特批，加急处理。  4.公章检查监督 公章使用兹事体大，单单建立好用印流程和制度是远远不够的，而且有些地方设置项目部印章，难免会出一些小事件，是制度和流程触及不到的地方，所以需要第三方或公司审查人员时常进行监督检查。检查内容一般包含公章的保管问题，是否有专人保管，保管的环境是否做到了防火防盗。用印是否按照要求做好了台账登记，盖章前有没有做好实质和形式内容的检查。有些授权函件是否保留了存根。公章当前情况如何，有没有私章，有没有要被收回、销毁等的情况。  5.公章回收与销毁 最后，当公章完成了自己的使命以后，不能放任自由，尤其是一些项目印章，否则后患无穷。第一步要完成印章交接回收登记工作，记录好原使用人和部门，明确接收印章的部门和负责人，检查印章的保存状态，是否有磨损或者被替换过，登记回收的原因。如果印章发生了遗失或者被盗窃，相关人员要执行预案准备机制，例如追查公章下落，及时向有关部门甚至公安部门申报情况，必要时发布公章作废公告。如果印章最终要被销毁，先判断是否达到了销毁的条件，例如单位机构部门被撤销、名称发生变更、印章损坏、遗失或者被盗，已发布作废声明、项目结束等，随后进行销毁流程，申请、审批、完成销毁和最终的汇报机制。  公章管理还有很多细节我们可以多多考量，例如各类登记表如何设置，公章管理人的职责如何界定，公章分类等级和用途的设置等等，我们要结合公司的商业发展需要和业务流程来设立，以实际情况为准。既要保证流程可操作可执行，又要保证风险可预防可化解。期待大家在评论区分享交流公章管理经验。 注：本文有部分实务知识借鉴学习了陈晓峰律师于2022年2月发表的《企业印章管理指引》文章，特此声明。  无论是专人管理还是法务管理，都不是数字化时代企业印章管理的最佳模式。群杰智能印章管理系统，依托软件管理平台和智能硬件设备，给企业印章加装智慧锁，实现企业印章从印章保管、用印审批、文件审核校验、印章外带监管、用章过程监控、用章留档等全流程数字化、智能化管理，提升用印效率、确保用印安全、降低用章风险！ |
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