保存工作簿

在工作簿中进行编辑修改等操作后，都需要经过保存才能成为磁盘空间的实体文件，用于以后的读取与编辑。培养良好的保存文件习惯，经常性地保存工作簿可以避免由于系统崩溃、停电故障等原因所造成的损失。

I　保存工作簿的几种方法

有以下几种等效操作可以保存当前窗口的工作簿。

（1）在功能区依次单击【文件】→【保存】（或【另存为】）命令。

（2）单击【快速访问工具栏】上的【保存】按钮。

（3）按组合键。

（4）按组合键。

经过编辑修改但未经保存的工作簿，在关闭时会自动弹出提示信息，询问是否保存，如图 3-4 所示。

图 3-4　关闭工作簿时询问是否保存

单击【保存】按钮就可以保存此工作簿。

 II　保存工作簿位置

单击【文件】→【另存为】命令保存工作簿时，右侧会出现保存位置的选项，如图 3-5 所示。

图 3-5 【另存为】显示的路径

™ 最近：快速打开最近使用过的本地或OneDrive空间文件夹。

™ OneDrive：将工作簿保存到当前已登录账户的个人OneDrive空间。

™ 这台电脑：将工作簿保存到最近使用的本地文件夹。

™ 添加位置：添加保存的路径位置，可将Excel文件保存到个人OneDrive空间或是面向组织内部成员提供的在线云存储服务OneDrive For Business。

™ 浏览：将工作簿保存到本地，单击【浏览】按钮后，直接进入资源管理器进行文件夹路径的选择。

示例：将工作簿保存到OneDrive上

将工作簿保存到OneDrive空间，能够在不同地点或不同终端通过登录账号快速访问该文件。操作步骤如下。

步 骤 1 依次单击【文件】→【另存为】→【OneDrive】命令。若尚未登录账户，则需要先登录OneDrive。

步 骤 2 在打开的【另存为】对话框中，选择一个OneDrive上的位置，然后在【文件名】文本框中输入文件名，如“共享报表.xlsx”，单击【保存】按钮完成操作，如图 3-6 所示。

图 3-6　将工作簿保存到OneDrive上

III 【另存为】对话框

在对新建工作簿进行第一次保存操作时，会转到【另存为】界面。选择一个最近使用的位置，则会弹出【另存为】对话框，对文件命名后单击【保存】按钮即可，如图 3-7 所示。

图 3-7　保存工作簿

【保存】和【另存为】的名称和实际作用都非常相似，但是实际上却有一定的区别。

对于新创建的工作簿，在第一次执行保存操作时，【保存】命令和【另存为】命令的功能完全相同，都将打开【另存为】对话框，进行路径定位、文件命名和保存类型的选择等一系列设置。

对于之前已经保存过的现有工作簿，再次执行保存操作时，这两个命令有以下区别。

（1）【保存】命令不会打开【另存为】对话框，而是直接将编辑修改后的内容保存到当前工作簿中。

工作簿的文件名、存放路径不会发生任何改变。

（2）【另存为】命令将会打开【另存为】对话框，可以重新设置存放路径和其他保存选项，以得到当前工作簿的副本。

更多保存选项

按功能键打开【另存为】对话框，在【另存为】对话框底部依次单击【工具】→【常规选项】选项，将弹出【常规选项】对话框，如图 3-8 所示。

在【常规选项】对话框中，可以为工作簿设置更多的保存选项。

 I　生成备份文件

选择【生成备份文件】复选框，则每次保存工作簿时，都会自动创建备份文件。

所谓自动创建备份文件，其过程是：当保存工作簿文件时，Excel将磁盘上前一次保存过的同名文件重命名为“XXX的备份”，扩展名为“.xlk”，即前面提到的备份文件格式，同时，将当前工作窗口中的工作簿保存为与原文件同名的工作簿文件。

这样每次保存时，在磁盘空间上始终存在着新旧两个版本的文件，可以在需要时打开备份文件，使表格内容状态恢复到上一次保存的状态。

备份文件只会在保存时生成，并不会自动生成。从备份文件中也只能获取最近一次保存时的状态，并不能恢复到更久以前的状态。

II　打开权限密码

在【打开权限密码】文本框内输入密码，可以为保存的工作簿设置打开文件的密码保护，没有输入正确的密码，就无法读取所保存的工作簿文件。

III　修改权限密码

与打开权限密码有所不同，【修改权限密码】可以保护工作表不被意外修改。

打开设置过修改权限密码的工作簿时，会弹出对话框，要求输入密码或以“只读”方式打开文件，如图 3-9 所示。

只有掌握此密码的用户才可以在编辑修改工作簿后进行保存，否则只能以“只读”方式打开工作簿。在“只读”方式下，不能将工作簿内容所做的修改保存到原文件中，而只能保存到其他副本中。

IV　建议只读

选中【建议只读】复选框并保存工作簿后，再次打开此工作簿时，会弹出如图 3-10 所示的对话框，建议以“只读”方式打开工作簿。

图 3-9　输入密码

图 3-10　建议只读

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