|
员工手册已经过时了，这并不是一个坏主意，员工手册遗漏了团队成员在组织中取得成功所需的重要信息。员工手册通常关注合规性问题，目的是保护组织免于责任，而不是帮助员工。 新员工通过阅读员工手册会学到很多规则、违反规则的惩罚以及必须遵守的规定——这些东西更像是一种威胁，而不是一种欢迎。员工手册不会帮助员工发挥他们的最佳能力，这意味着你的组织失去了员工的积极效用。 你需要设计一些东西，让员工对他们的角色感到兴奋，对他们的组织有投资，并热衷于为团队未来的成功做出贡献，所以你需要一本文化指南。文化指南告诉员工他们成功所需的一切，这提高了他们的动力，有助于你组织的成功。文化指南的范围比员工手册要广泛得多：它可能涵盖组织的历史、愿景、规范，甚至如何优雅地离开组织。 为了让员工从第一天起就成功，文化指南还可能包括配置电脑打印机连接的步骤、团队成员的邮箱、联络方式、如何订购办公用品等等，添加这类信息可以节省宝贵的培训时间，并回答员工可能遇到的任何问题，帮助他们有效地过渡到你的组织。 除了员工手册中的程序性信息外，文化指南还为员工提供了在其角色和组织中取得成功所需的所有信息和工具。这篇资源将指导你: ·文化指南的三个部分及其内容 ·如何撰写自己的文化指南 ·完成后如何处理 ·如何说服你的老板你需要它 现在就投资创建你的文化指南，你很快就会欣赏到顶级人才的收获和你的底线。 一、第一部分：目的 第一部分涵盖了员工应该知道的关于组织的基本信息，你希望你的员工了解雇主的背景和原则，这样每个人都能朝着相同的目标努力。 考虑第一部分对这些问题的回答: ·你的历史和使命是什么? ·你的愿景是什么? ·你的核心原则是什么? ·谁是你理想中的队友? ·你的工作习惯是什么? 1、历史与使命 每个人都想知道自己的历史——组织也不例外，了解组织起源的员工更有可能与同事和雇主产生亲近感。 不要羞于指出你的组织在发展过程中所面临的挑战。承认过去的错误，并展示克服错误的方法，这将使你的领导更加人性化，并鼓励员工建立联系，你还应该包括重要的里程碑和成功案例，以显示员工在贵公司工作可以达到的高度。 以下是伯尔尼公司的文化指南的摘录，我们介绍了首席执行官Alex是如何创建公司的： Alex认识到健康储蓄账户在改革健康保险方面的潜力，他拿到了保险执照，开始打陌生电话。很快，他的哥哥辞去了工作，在纳什维尔的一间公寓成立了公司。Alex和哥哥与小公司的人力资源部门密切合作，为他们的健康计划提供建议，他们发现了其他可以帮助雇主甚至个人的方法，因此制定了他们的使命宣言: “伯尔尼”:成为最值得信赖的高价值人力资源工具和资源提供商，帮助雇主提供良好的工作场所。” 故事叙述很容易让人分心，也很容易包含太多细节。请记住，这一部分为你的员工认识自己的出身，建立组织身份奠定了基础。专注于对你的员工最鼓舞人心和最相关的事情，在定义组织愿景和核心原则时，选择可以连接到后面部分的里程碑和挑战。 写这一部分最好的方法是回答以下问题: ·是什么激发了你组织的成立? ·该组织试图解决什么问题? ·第一年是什么样的? ·公司是如何发展到今天的? 然后，把这些答案塑造成一个连贯的起源故事。 2、愿景 就像一个人的身份一样，一个组织的身份是由它的过去和对未来的希望形成的，你可以将组织的愿景视为对未来的希望，设计一个有凝聚力的愿景可以通过给员工一个共同的目标来团结他们，并使他们与组织的目标保持一致。 例如，我们的文化指南将伯尔尼公司的愿景称为“统治世界”，这是一种半开玩笑的方式，表示我们希望我们的品牌得到全球认可。我们希望每个人都了解伯尔尼公司的软件及其顶级团队，致力于为你提供最佳的人力资源建议。 愿景不应该仅仅是一句话，它应该展示组织在未来10到20年想要达到的高度，有远大的目标是可以的——这可以让你的团队年复一年地为之奋斗。如果有必要，为你的组织的每个品牌或子公司提供一个愿景。 3、核心原则 你的核心原则是指导和激励你的团队每天取得成功的价值观，这些核心原则可以包括你帮助客户和顾客的目标，你对团队合作和相互尊重的承诺，以及你对利益相关者和社区的责任。 例如，伯尔尼公司的文化指南将“尊重我们的员工”列为我们的核心原则之一。我们认识到，如果我们在相互尊重的环境中运作，我们的团队是最强大的。 4、理想的队友 接下来，考虑一下你想让谁和你一起从事这项有意义的工作，描述理想的队友，根据你的愿景和核心原则概述你对员工的期望。 例如，你可能会说，理想的员工应该对组织的愿景充满热情，并有能力帮助他们的团队与崇高的目标保持一致。如果你的公司是面向公众的机构，那么让员工在使用社交媒体或参加公共活动时，表现得符合公司形象可能会有所帮助。 这部分内容对于员工入职和留存都很有帮助。它不仅在第一天就设定了期望，而且还可以向新员工传达一种归属感——他们被选中是因为招聘经理认识到他们有成为理想队友的潜力。这种描述性的描述同样可以激励当前的员工，当员工推荐他们认识的人应聘空缺职位时，你也可以使用这个模型。 写这一部分的一个好方法是思考你的组织中的高绩效人员以及他们的共同点——你可能会认识到共同的特征，从而开始工作。 请记住，你可能不想在这个部分中设置太多的硬线。例如，如果你的组织要求的特征之一是在公共场合发言的能力，那么你可能会遇到问题。虽然这可能是特定职位的要求，但尽量避免笼统的陈述，这会影响工作效率或员工的舒适度。 这部分应该足够具体，可以设定期望，但也要根据不同角色的需求和员工的不同性格留出回旋的空间。 5、工作习惯 本节主要讨论队友应该如何工作，包括:你所在组织的工作风格。 例如，在伯尔尼公司，我们的工作风格是主动的，而不是被动的。考虑一下员工应该如何优先安排自己的时间，何时和多久查看一次电子邮件，以及当他们提前完成任务时该做什么。 ①如何进行销售工作？ 例如，伯尔尼公司倡导导陌生电话，因为它为销售人员和潜在客户设定了精确的期望，这部分是详细介绍你的销售理念和流程的好地方。 ②如何解决问题 例如，伯尔尼公司认为解决问题是一个基本的方法，包括在第一部分，使用这些步骤: ▪发现 ▪定义 ▪纪念 ▪修复一次(即立即纠正问题) ▪修复两次(也就是说，确保它不会再发生) ③如何召开会议 例如，伯尔尼公司认为正确的会议方式对我们的成功至关重要，遵循以下准则: ▪在会议前制定议程，设定预期 ▪必要时互相介绍 ▪跟随他人的脚步 ▪确保你达到了会议议程的目标，并在需要时跟进 ▪会议纪要并及时分发 ④如何写电子邮件 例如，伯尔尼公司知道如何有影响力的电子邮件是每天的工作，列出“做的”如何，并以一个问题结束，如果你需要回应和“不”回应都请说明。 在关于工作习惯的这一节中，重要的是不要让新员工自己弄清楚，甚至可能还有一些老员工还在思考这些问题。写下你的期望，记住相互尊重，专注于愿景应该指导一切——尤其是你如何沟通，将这些最佳实践写在你的《文化指南》中，可以为每个人提供在组织中取得成功所需的工具。 二、第二部分：目的 第二部分介绍了你的组织的期望: ·概述组织结构 ·建立沟通规范 ·描述薪酬制度 ·解决技术需求 ·如何离开公司 由于第二部分关注的是员工的期望，它可能会随着时间的推移而发展，但仍然需要经过领导层的批准。尽管第二部分可能会随着你增加新产品/服务或随着行业趋势而变化，但应该有一条贯穿第二部分的期望和第一部分的要点的线。同样，第二部分直接讨论了影响组织文化的许多因素。 1、组织结构 这一部分应该概述你的组织结构和期望，列出你的组织的品牌和每个品牌下的不同团队。如果适用的话，你可能想要包括不同品牌标志的图片，以便员工能够熟悉图像。如果你所在的公司注重公开对话和无障碍环境，那么你可以在简历中附上董事会成员、部门负责人或团队负责人的简短信息以及他们的联系方式。 此外，还要处理员工头衔、电子邮件签名和名片，以便在整个组织中保持一致。你希望你的员工看起来和感觉上像一个有凝聚力的单位，所以直接给他们指示会帮助他们更容易适应。 考虑为团队成员添加任何必需的阅读材料。例如，在伯尔尼公司，所有新员工都要读斯蒂芬·柯维的《高效能人士的7个习惯》，所有经理都要读费迪南德·富尼斯的《提高工作表现的指导》。 2、沟通规范 你应该记录团队成员如何通过不同的沟通渠道进行交互的期望。同样，不要强迫新员工独立解决问题，解释在特定的情况下，首选的沟通方式是什么。 例如，伯尔尼公司在队友应该使用它们的层次结构中列出了它的沟通: 1、咖啡间 2、电子邮件 3、电话 4、当面打断 具体来说，当面打断应该是“最后的手段”。以下是伯尔尼公司的文化指南: 当你这样做的时候，你应该说“我能打断你一会儿吗?”为什么?因为这就是你要做的事，而且会感觉有点尴尬。通常情况下，只有当被你打断的人要求你做一些事情，而这些事情可以通过“快速”对话迅速解决，并且/或需要一起看电脑屏幕或其他文件时，你才可以这样做。如果它可以等到你的1:1，而不会让对方放慢太多，然后让他等待，并把它列入1:1的议程。 这部分也可以说明，如果员工提出的问题已经在《文化指南》中得到了解答，他们将被引导到《文化指南》中。毕竟，你写这份文件是为了参考文化、一致性和时间。你在这部分写得越具体，你就越能成功地达到这些目的。 3、薪酬制度 首先，在涵盖期望的第二部分中包含薪酬实践似乎有点奇怪——在文化指南中包含薪酬实践似乎有点奇怪。 薪酬透明度实际上可以帮助你的组织建立文化，保持一致，并通过设定一个职位的薪酬预期以及如何加薪来节省时间。 考虑目标薪酬方法，目标薪酬描述了员工在特定职位上所能获得的总薪酬，这包括该职位的基本工资，以及可变的或基于激励的工资，如奖金、成功分成、佣金等等。目标薪酬可以提高招聘、留任率和财务规划，而人力资源可以起到带头作用。 记录这些实践和政策需要时间，为什么HR要经历这些麻烦呢? 经理负责指导和发展员工的技能，使他们能够在自己的角色中得到提高。从原则上讲，这是有道理的，如果组织中没有人写下特定角色或团队的技能发展是什么样子的，那么促进员工成长就更难了。如果没有衡量成功的标准来比较，跟踪员工的表现也会更加困难。 考虑在第二部分的末尾加入一个更详细的附录，概述基于每个团队的经验、范围和技能的目标薪酬水平，想要超越自我的员工将会有一份针对你所在组织的每个团队的参考指南。 写这部分可能需要的不仅仅是你老板的反馈，团队领导在描述员工在他们的角色中可以发展的技能时可能会有输入。虽然你可能对角色所需的不同技能有一个大致的了解，但经理或有经验的团队成员可以提供有价值的见解。 让组织中的其他人参与到你的写作过程中，也可以在创建文化指南时产生共同的利益。随着越来越多的人认识到你的项目的价值，你可能会在组织中获得更多的吸引力，因为文化指南对每个人都有好处。其他人会注意到你为加强整个组织所做的努力，为你的人力资源职位和你自己建立信任。 4、技术需求 由于第二部分设定了期望，我们需要讨论团队或特定角色如何处理技术。文化指南的这一部分应该回答以下问题: ·不同的角色使用不同的硬件技术吗? ·不同的角色有不同的软件吗? ·组织将为员工提供哪些工具? ·员工应该为自己提供什么工具? 例如，你的公司可能会为每个人提供台式电脑，但只有在他们的职位需要时才会提供笔记本电脑。一个习惯在办公室外会见客户的销售人员可能需要一台笔记本电脑来进行销售演示，而一个在办公室的营销或客户服务团队成员只需要一台台式机。 如果员工需要技术工具，本节将介绍如何提出这些要求。例如: ·员工会给谁发电子邮件，因为他们的员工行为不端就要求换一台笔记本电脑? ·对于员工如何要求将办公室设备带回家，是否有一个优先的系统? ·员工下载软件到他们的设备上必须申请许可吗? ·员工是否自己更新系统? 在本节中涵盖所有技术需求，以便员工能够自己回答这些问题。把这些写下来可以帮助你避免处理一堆一次性的请求，并培养一个公平和一致的环境。 5、如何离开公司 如果你正在使用你的文化指南，你应该这样做!在第一天就模仿如何离职可能会适得其反。事实上，没有更好的时间了，稍后再讨论这个微妙的话题可能会被解释为对业绩的严重负面反馈。如果经理在员工开始工作的几天或几周后才安排他们离职，那么该员工可能会对自己的工作安全失去信心，你肯定不希望新员工认为自己是被解雇的对象，而你的公司就是这样安排解雇他们的。 为什么要解决这个问题呢?员工离职是所有雇主生活的一部分，员工离职的方式在这一过程中至关重要。不过河拆桥是最好的做法，这为未来的顶尖人才留下了大门，如果双方都适合的话，这些所谓的“反向雇佣者”已经在你的公司有过工作经验，能够迅速上手。 一个人的离开总是会影响到他剩下的团队，优雅地离开也意味着前员工尊重那些留下来承担他们离开时的责任的人。 文化指南的这一部分介绍了对正在前进的队友的期望，包括如何分享： 他们和经理的消息，以及他们应该提前多久通知。 这里要尽可能彻底，你甚至可以为即将离职的员工提供模板，以便他们在与公司现任经理和下一个雇主的未来经理沟通时使用。 伯尔尼公司建议员工这样通知他们的经理： 我决定是时候开始我的下一个职业篇章了，最近我接受了其他公司的一份工作，他们让我做X月Y日去报道，我跟招聘经理说过，和你谈过之后再跟他们确认。我希望我在伯尔尼公司的最后一天是X月Y日。我已经列出了我目前所有的任务和项目，以及哪个团队成员可以完成我没有完成的任务。我想确保你能从我这里得到你想要的一切，顺利过渡。 如果你想让员工优雅地离开，让他们看看这是什么样子。可以考虑分享一些优雅离职的前员工的轶事，并强调这些员工在离职时的出色表现。不要分享太多个人信息，只分享基本信息就可以了。 三、第三部分：目的 第一部分和第二部分可能总共大约10页，但第三部分可能更长，以涵盖你组织的日常细节，第三部分应包括: ·如何支付员工工资 ·员工如何使用他们的福利 ·日常运营和物流 ·所需的技术技能以及从哪里获得支持 ·行业合规 第三部分处理日常工作的细节，一定要说明这部分可能会发生变化，这样员工就知道你会根据需要进行更新，最类似于标准员工手册的部分:记录组织政策、内务问题、合规程序等，不需要像第一部分和第二部分那样多的解释。相反，在这里提供一份清单可能会更有帮助——基本上是员工在日常运营中需要知道的一切: 联系列表和常用缩写定义工资明细和福利： ——工资扣减 ——薪酬变化 ——专利商标局政策 ——病假 ——贷款 ——产假 ——如何查看工资支票业务费用 ——反歧视政策 ——数据安全政策社会媒体指南物流 ——传真 ——电话 ——如何连接打印机 ——如何举办网络研讨会 ——订购办公用品 ——处理支付技术技能和技术支持 ——具体到你的行业，如许可，认证等。 写第三部分是一个更新自上次员工手册修订以来发生变化的政策或程序的机会，这部分内容是人力资源部门最需要维护的，所以你应该以数字格式保存，以便在需要时经常更新。 组织文化不会自我培养，它需要一个守护者:你把你的《文化指南》看作是一份“活的”文档，需要定期沟通、更新和引用。以下是接下来的五个步骤: 1、获得领导的支持 组织领导可能是你推广文化指南时最有力的盟友，对于第一部分和第二部分，你需要他们的反馈和批准，但在计划和起草阶段就让领导参与进来。一旦领导层对文化指南有了兴趣，他们就会更容易地将其纳入决策和沟通中，为员工定下基调。 2、与员工沟通 如果新的文化指南没有传达给那些受益最多的人，那又有什么意义呢?有些人可能已经在期待了，因为你已经征求了他们的意见，但要确保通过各种沟通渠道来推广它，让组织中的每个人都能收到它。 如果你没有一个很好的方法来检查每个人都得到了它，试试HRIS，像伯尔尼公司这样的HRIS可以在其入职功能中托管你的文化指南，使新员工可以立即使用，并让员工随时访问。 你还可以使用伯尔尼公司发送你已更新文化指南的提醒。如果你担心人们没有阅读它，伯尔尼公司可以跟踪确认他们同意的签名。 3、用于入职、指导和培训 为了让你的文化指南对你的员工产生最大的影响，把它用于新员工的入职。第一天，让招聘经理给他们一份副本，让他们有时间通读一遍。在第一天结束时，给新员工做一个50个问题的开卷评估，这种评估应该加强他们所学到的东西，鼓励他们熟悉它，并说明文化指南作为组织资源的重要性。 当然，这也意味着经理们需要接受培训，了解如何与新员工和当前的直接下属一起审查《文化指南》。管理者应该能够回答有关《文化指南》的任何问题——或者至少知道在哪里可以找到答案。 请记住，文化指南包括你的组织技能发展的最佳轨迹。用它来进行员工和经理的培训。在与直接下属开会时，经理可以使用文化指南来强调员工可以改进的地方，并赞扬员工已经具备的技能。 4、定期推荐 《文化指南》的实用价值在于它可以作为常见问题的参考。如上所述，HR应该将员工引向它来回答任何问题，也要主动提及，在日常交流中提及，甚至用它来证明和解释决定，这种用法使《文化指南》具有相当大的权威性，并强调每个人都需要熟悉它。 5、每年回顾和更新 最后，要记住员工手册如此糟糕的一个主要原因:它经常过时。每年回顾一下你的文化指南，保持它的相关性。考虑到劳动力和监管环境的变化性质，至少每年检查一次你的整个文化指南，可以让员工跟上你的组织文化。 你可能需要每年更频繁地更新第三部分政策，因为合规性需求的变化或福利待遇的调整。如果你的员工手册不适合你，那么是时候创造一些更好的东西了。文化指南有可能帮助你全面培养组织文化，但它需要人力资源的主动性和管理能力来将其付诸行动。 |
|
|
