高手绝不会告诉你的时间管理7项'功夫'

一．整理办公桌的'功夫'

很多人将自己的时间浪费在了找材料、找笔、找本子等上。

一个把自己工作环境弄得乱糟糟的人不会是一个优秀的时间管理者。

整洁的工作空间可以有力地提高工作效率。

1．办公桌的整洁

各种办公室用品、文书仔细规划放置地点，依固定位置放置，案、公文、书信等编号管理。

在办公桌上，只陈列必要的东西，这些可以包括目前手头需要理的文件、目前正在进行的工作资料，要用的工具等。

文件格内的品保持在可控制的规模内，尽量不放与工作无关的东西。

将钢笔、铅笔、胶水、直尺一起放入伸手可及的容器内，用完工具与资料要记得放回原处。

2．文件整理

每天花一些时间处理新到的文件，凡是收到的文件，都迅速浏览一下，在短时间内迅速判断文件的紧急程度，需要紧急处理还是要送往别处，总之要防止文件的滞留。

此外，把新处理完的工作文件或资料放在抽屉的最前端，当抽屉被装满的时候，再清除抽屉最后面的文件。

换句话说，就是保持文件资料的时效性。

有的人会把所有的文件都保留着，却不加以整理。

这些文件材料最后可能会成为无人问津的废纸，有用的文件却找不到。

3．办公桌的布置

摆放物品需应适度，过多与工作无关的物品会占用你的工作空间，从而影响你的工作效率。

二．事先计划的'功夫'

在前一天晚上，把第二天要做的事情列一个清单出来。

此外，在第二天的工作过程中，要经常地进行查阅。

举个例子，在开会前十分钟的时候，看一眼你的记录，如果还有一封电子邮件要发的话，你完全可以利用这段空隙把这项工作完成。

三．选择策略性目标的'功夫'

例如，面对连串的工作而无从入手时，需要你作出选择的策略，是先打电话搜集资料，还是先与相关人员进行沟通。

关键是必须要认清楚希望获得什么样的结果，如何做才能达到这样的结果。

选择策略性目标可以帮助你很好的解决工作中走的一些不必要的弯路。

四．删除不重要事情的'功夫'

根据'四象限原理'原理，仔细分析每一项活动，问问你自己在接下来的一个星期或者一个月之内，这些事情是不是必须去做的事情，如果不是，建议你立刻勾掉那项活动。

按照20/80原则，20％的重要事项要用80％的时间来保证它的完成。

我们不可能用无限的时间去完成无限的事情，怎么办呢？那就要分清工作的轻重缓急，把事情分出优先顺序，抓到重点。

对于一些次要而又不擅长的工作，不做或请求公司部门的其他同事协助去做。

五．避免拖延的'功夫'

1.克服恐惧。

一些拖延工作的人实际上是害怕做手头的任务，因为一些工作需要他们从舒适的环境中走出来。

消除这种心理要对你对工作的期待做一个合理的评判，并专注于你自己的需要和期望而不是别人的。

试着将问题写在纸上，尤其是将最坏的可能写在纸上，并做好接受这种结果的准备。

2.不追求完美。

完美主义者和办事拖拉的人浪费的是同样的时间，他们不愿意着手工作，因为他们担心可能无法达到自己的高标准。

一个完美主义者固执于细节，力图掌握工作中的方方面面，而忽略了工作的进展。

首先，追求完美的人应该学会适当放弃，虽然我们不可能把工作做得完美无缺，但是我们已经在一个确定的期限里尽可能最好地完成了我们所能做的工作，这已经是一个完美的结局。

成功的时间管理者是懂得什么时候值得追求完美，什么时候放弃追求完美的人。

3.不给制造危机。

有些职场员工有一个这样的习惯，就是喜欢在事情最后期限快来的时候才去完成工作，他们总是在工作计划完成时限的最后才会被激发起来，这样的习惯往往会给自己制造出很多的危机。

4.现在就做。

许多人习惯于'等候好情绪'，即花费很多时间用来'进入状态'，却不知道状态是干出来的，而非等出来的，最佳时机是需要把握的，把握就是要懂得现在就做，马上去做。

六．避免被打扰的'功夫'

电话、邮件很容易打扰我们的工作思路，如何处理很关键。

对于邮箱，一天处理两次即可。

而电话响铃时，先不要急着去接，将手上的工作做一个记号，这样打完电话以后，可以通过记号知道自己做到什么地方，什么程度，避免又花时间去想自己接电话前的思路。

1．电话干扰

对打来的电话进行筛选，充分利用语音记录的功能。

而接听手机电话，则注意来电显示。

如果是必须接听的电话，要保证使它简短并且有针对性，不要超过预定的时间。

提高你打电话时的语言技巧，缩短你花费的时间。

如果有可能，可以在没有电话的办公室里工作一天。

尽可能的多用电子邮件来代替电话。

2．不速之客的干扰

对不速之客的造访延后处理，可以另外安排谈话的时间。

把访客转交给别人，如果造访客的来意与你的工作职责关联不大，可将之转交给相关人员来处理。

3．会议干扰

参加任何会议之前，确定你是否是最佳代表，判断这个会议是否值得参加。

如果你没收到会议议程，可要求提前浏览议程。

只安排参加会议中与你有关的部分。

七．其他管理时间的'功夫'

1.有效地利用等待的时间，零碎的时间。

比如等车的时间，这个时候可以用来思考一下工作，翻翻报纸等。

在等待的时间里，可以稍稍闭目养神，脑海里构思下一步的工作计划，还可以把所有琐碎的事务集中在一个档案夹里，利用零碎的时间来做。

2.避开高峰时间。

排长队，交通拥挤等，如果我们尽量避开时间高峰，就能给自己省下许多时间。

3.尽量不看手机、电视，看了这么多年，时间够拿几个博士学位了，而实际作用有多大呢？

4.掌握速读，如果你没有掌握正确的阅读方法，那么很多时间就会耗费在阅读一些不必要的文字里。