【病案管理】教你如何通过“PDCA循环”来提高病案首页数据质量

在上大学的时候，我们有一门《医院管理学》课程中提到了一个管理学工具——“戴明环”，病案首页数据质量能否通过“戴明环”来进行管理，从而达到提高病案首页数据质量的目的，这篇内容是我的一个设想，如果您觉得还可以不妨试试，效果您自己检测。

首先给各位简单介绍一下“戴明环”：

“戴明环”有一个通俗的叫法：“PDCA循环”，它是一个管理学工具，最早是由美国质量管理专家戴明博士提出，是一套广泛应用于质量控制的标准化、科学化的循环管理系统。

其内容主要包括四个阶段，即：Plan（计划阶段）；Do（执行阶段）；Check（检查阶段）；Action（总结处理阶段），同时在整个循环过程，又可细分6个环节：解析现状、发现问题、解析原因、确定目标、实行办法、核查实行效果。

进入正题，我设计的这个“戴明环”的目的是为了提高病案首页数据质量的，按照“戴明环”的四个阶段，依次设计：

一、Plan（计划阶段）：

制定计划，将未开始进行PDCA循环管理前的病案首页数据通过信息化及人工质检的方式把数据中存在的问题类型进行分类以及统计，首页数据常见的类型有：主要诊断选择错误、患者基本信息填写错误、患者诊疗信息填写错误、患者费用信息填写错误，等等。再对存在异常及错误的病案错误类型进行汇总后组织质控人员及临床专家代表对出现的病案首页数据问题进行分析。制定下一步的计划，计划包括：计划的内容、实施的时间、参与的部门及人员、预计完成的时间等等。同时应该建立临床各科室同病案、质控、医务、信息、财务等部门的病案首页数据联合治理机制。

二、Do（实施阶段）：

根据上一阶段分析出的问题制定相关的整改计划。

比如问题出现在临床医生的填写上，就可以通过相关专题会、集中培训等形式来对医务人员的培训来规范病案首页的填写，培训后进行检测，同时也可以制定相关的奖惩措施，对数据问题较多的科室主任及个人进行约谈等等；

再比如院内病案管理的三级质控功能发挥不太好的，就可以多开展科内的病案质量自纠自查，院级质控部门定期随机抽查的方式，发现问题及时分析解决。

假如问题出现在临床与编码员的沟通环节上，就可以在院内建立临床与病案相关的沟通机制，临床与编码之间打通信息壁垒，临床与编码员互相学习，编码员要积极学习临床相关知识，临床医生也要向编码人员学习疾病分类知识及医疗行政部门的政策等。

信息部门要不断优化电子病历系统，多通过信息手段来解决机人工填写的问题，比如针对患者的基本信息，可以通过信息抓取来进行自动化填写，减少人为填写错误的问题。同时不断完善病案首页填写的逻辑审核规则，通过信息手段识别填写错误并进行提示。

总之，这个阶段实行什么样的计划，全在于你们医院病案首页的错误类型及出现错误的原因。

三、Check（检查阶段）：

在计划完成的后，再对现阶段的病案首页数据进行信息化和人工质控的方式，对存在的问题进行分类和汇总，同时对原先计划里的内容完成情况进行评价及反馈。比如针对临床填写的问题，可以对临床医生进行首页填写的相关测试；对编码员的编码质量进行评价及检查；对电子病历等信息系统的数据审核功能的完善情况进行评价等等。

四、Action（总结及处理阶段）：

对上一阶段发现的问题汇总后进行分析，总结哪些问题已经得到了解决，解决的情况是否达到了预期的计划，把行之有效的计划进行总计，将其制定或修改为新的院内病案首页填写规范，同时对完成情况及改进效果不太好的以及新出现的问题重新制定计划目标，继续进行下一轮的戴明环管理。

附上一张“戴明环”四个阶段的具体实施步骤，每个步骤的具体内容和所用的方法如下：

阶段	步骤	主要办法
Plan（计划阶段）	1、分析现状，找出问题   1.1 确认问题   1.2 收集和组织数据   1.3 设定目标和测量方法	排列图、直方图、 控制图
	2、分析各种影响因素或原因	因果图
	3、找出主要影响因素	排列图，相关图
	4、针对主要原因，制定措施计划，提出行动计划   4.1 寻找可能的解决方法   4.2 测试并选择   4.3 提出行动计划和相应的资源	回答“5W1H”  为什么制定该措施(Why)？  达到什么目标（What）?  在何处执行（Where）？  由谁负责完成（Who）？  什么时间完成（When）？  如何完成（How）？
Do（实施阶段）	5、实施行动计划
Check（检查阶段）	6、评估结果（分析数据）	排列图、直方图、控制图
Action（总结及处理阶段）	7、标准化和进一步推广	制定或修改工作规程、检查规程及其它有关规章制度
	8、把未解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环