【年报及招股书必备】word 常用技巧大揭秘

雨送黄昏xzj 2023-07-22 发布于四川

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随着新年的钟声敲响，结束了各种盘点的童鞋们，在底稿中挣扎过后，就到了出报告的黄金时间~~每年出报告的季节，不仅仅要做好跟打印机作斗争的准备，最重要的是有一手好技能，能分分钟搞定word中遇到的各种格式问题，上一期，我们已经分享了excel的使用，那么这一期，就由作为资深技术宅的小编妹纸我来给大家全面剖析word中最常见的几个格式问题~~帮助你在忙季的收尾工作更加快很准！

经过民意调查，最最困扰大家的问题依照顺序娓娓道来~

PS. 由于小编妹纸的word被强制升级为2013，所以请不要在意我那华丽的页面与你电脑的不同视觉感，实际操作时的按键和快捷键都是一样一样滴~

（致新手）

准备工作1：在home选项卡下点选show/hide editing marks，以便接下来的操作。

准备工作2：检查主表下面的分页符是否是next page，或者page break，这个对格式影响很重要，如果word没有炉火纯青，请慎用其他分页符，通篇以只出现这两个分页符格式为妙。（分页符的使用将在后面详述）

准备工作完成后，请看常见问题：

Q1：页码不连续（跳页或者重复，或者重新编号）---页脚问题

A1：遇到这个问题，说明页脚的页码格式一定有问题，如果出现以上症状，辣么请先手动删除掉所有页码（对于100多页的大报告，最多5-6次左右，就能全部清除，方法：双击页脚，上方会自动进入到design选项卡，选择page number---remove page numbers

A2：清除掉原有page number之后，在页脚编辑状态，design----page number—bottom of page—选择要插入的页码格式即可重新全文插入，如A1，删除了多少次page number就重新插入几次，最后就会全文通篇页码一致并按照顺序相连。

A3：如果只是个别页码有问题，如：重复的第7页，可以在重复的那页，选择页码删除并重新插入，并选择format page numbers---在弹出的的对话框下面选择continue from previous section---OK

A4：如果出现第7页结束后，第8页为0的情况，可以重复A3的操作。或者选择format page numbers---在弹出的的对话框下面选择start at 8（此方法只适用于最终版报告，如果你的报告页码不确定，可能需要进一步修改，不建议使用，以免出现重复或者跳页的情况）。

Q2：分页符的使用（附注的格式调整）

A：封面、目录、主表各表之间，建议每页都使用section break （next page）分页符，附注开始后，每页都可以用page break 来分页，方便页码的连续和编辑。

因封面和目录没有页眉和页脚（即公司名称和页码），主表页眉每页不同，如现金流量表，所有者权益表等，或者是资产负债表，资产负债表（续）等因素，所以封面到主表结束的每一页都需要用next page这个分页符进行分割，才能达到每页页眉不同的最终目的。

Tips: 在编辑与上一页不同的页眉时，需要点掉link to previous，使上下两页不关联。（如下图3）

Q3：表格内容根据文字无限扩大或者无法调节至与正文同宽

A：在报告中最常遇到的就是表格内容会根据录入的文字或者数字不断扩大，导致飞出页面，不仅影响报告美观，并且会导致文字和数字打印时不完整。解决这个问题，只需要三步：点击表格左上角的十字花符号（即全选表格）--在选中的表格内任意区域点击鼠标右键—autofit---fixed column width（即固定单元格）。

Q4：表格中数字的对齐（包含括号与数字的对齐）

A1：最常见的用法是，在有括号的数字列右边新加一列，括号全部拽到空白列，以每列数字的对齐与完整）

A2：如果遇到的主表列数非常多，增加新列可能导致表格飞出页面，那么也可选择“微调”来对齐数字，1）以有括号的数字为基准，光标点击到没有括号的数字单元格，2）按住alt并点击上方标尺中的小三角符号，以确保数字与括号内的数字对齐，3）对齐后，将光标点击到其他没有括号的同列其他数字单元格，并按F4（重复上一次的操作），4）以此类推，每一列即可调整为数字之间的对齐，免去了括号横插在中间导致数字一左一右的尴尬。

PS. 此方法适用于已经能熟练使用表格的老手，新手请慎用~~

Q5：段落间距调整（快捷键，以及缩放表格的小技巧）

一些主表列数与行数特别多，但是又要求必须存在在同一页，可是无论如何拉拽表格线，表格宽窄都无法调整，怎么办？

A1：首先固定单元格

A2：选中全表（点击左上角的十字图标），依次点击alt---O---P(字母的O和P)

A3：常用的部分如下图的圈出位置，在报告时，如无特殊要求，那么段前段后保证是0为妙，如果表格太大导致延伸至第二页，可在缩小字体大小后，尝试调整段落间距为固定值exactly来控制表格大小

Q6：表格中的下划线

无论主表还是附注，表格中的下划线都是必不可少的，常遇到的有单双线显示不完整，莫名的不能对齐的，以及下划线不跟随内容变化等各种情况，请继续欣赏秘籍：

A1：单线或者双线打印时显示不完整（如双线只显示为单线，或者单线打印不出来），这种情况一般是单元格空间过小引起的，还记得上面提到过的段落间距吗？显示完整的窍门在于：1）选中不能显示完整下划线的单元格，2）单击右键--cell alignment –选择右上对齐，3）再次打印预览显示正常，打印即正常。

A2：如果使用A1之后仍旧不显示，那么久选中不能显示下划线的一行，依次alt + O+P, 弹出的段落间距对话框中after输入3 pt并确认即可~

A3：对于下划线直接消失，并且在有下划线的数字上面明显有一行空格，那么就说明这个数字前面加了无数的空格，删除这些空格，就会发现下划线慢慢的出现在了你的视线之中，如何区分是否有空格？把这个数字全选，如果选中的区域包括数字上端空白部分，那么就是多余的空格

Q7：无法去除的表格线

下划线的问题解决了，但是目前还有很常用的方法就是直接利用表格的表格线来完成单线和双线的操作，此时因为有些word本身格式有问题，导致一些不该存在的表格线无法去掉，如果解决？

A：选中表格线的上面一格和下面一格，在选去掉表格线，此时即可被删除，只需一小步，完美！

Q8：添加或删除水印

由于有些报告的特殊性，需要添加draft水印，但是通篇添加之后，发现有些页并没有显示，这是为什么呢？

A：水印的添加与next page和page break有关，即如之前提到的，每页页眉不同，就有可能没有水印，因为是一个新的section，其实只需一步，就可以解决，可以选择在附录部分添加水印，那么从附注开始到最后一页都是有draft的，双击已经有水印的页面的页脚或者页眉，选中draft（不要吃惊，它真的是个图片），Ctrl +C复制，然后双击没有水印的页面的页眉或者页脚，Ctrl+V，粘贴完成，以此类推，直到通篇都有水印为止。

Q9：转载福利帖（tab 表的妙用）

有图有真相······

Q10：解锁文档（只限word）

个别表格，可能出现无法编辑的状态（有密码的不适用），此时小窍门来了~

A：关闭要解锁的文档，并且新建一个空白文档，点击Insert—object—text from file—调整一下格式为narrow即可~

Q11：快速去除Word页眉下的诡异横线

快速去除Word页眉下的那条横线可以用以下两种方法：

A1：进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；

A2：将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文（Normal）”就行了。

继续转载实用小贴士（RCPT Family)：

1.Shift+F3 组合键改变字母大小写，全大写-->全小写-->首字母大写

2.word辞典：按住Alt然后点击单词，会自动弹出英汉、英日、英无数、无数英的辞典供你参考

3.大家知道财务报告表示负数的金额使用需要使用括号，但右括号下面是不能有下划线的。建议各位同事在准备完成一份报告之后，用Ctrl+H的替换功能: Find what: ) ，然后点击More>>，在选择最下面的format-font，弹出的对话框中选择underline style （单下划线或者双下划线）；然后replace with: )，同样选择format-font，弹出的对话框中选择underline style - none。最后选择replace all。

4.如果需要将在excel里面的数字直接复制到Word，则每次复制过来都有格式问题，或者手工Keep Text Only，或者就是个别同事已经习惯的一套快捷键进入Paste special中选择Unformatted Text. 其实在Word设置里面有一项设置可以一劳永逸。首先，选择word左上角的office图标，然后选择word option，在advanced选项下面的cut, copy, and paste部分中找到Pasting from other program，选择Keep Text Only。则以后只要从word以外的程序复制内容过来都是Keep Text only的。

5.如果有两个版本的文件，你想知道他们的差异，除了利用track changes这个功能外，你还可以使用compare这个功能。点击工具栏的Review，找到compare按钮，然后选择original document和revised document，OK，则一个比较之后的类似track changes界面的文件就产生了。这不仅方便经理和老板的审阅，还能提高我们和客户沟通的效率与质量。

Word 常用快捷键：

Ctrl+A 全选

Ctrl+B 加粗

Ctrl+C 复制

Ctrl+D 格式字体

Ctrl+E 居中

Ctrl+F 查找

Ctrl+G 定位

Ctrl+H 替换

Ctrl+ I 字体倾斜

Ctrl+ J 放大

Ctrl+K 插入超级链接