【原】【彩云档絮】档案交接积重难返怎么办

彩云档絮

作者：归旭辉

一颗尘埃

有它生命的轨迹

一粒星火

有它散发的微光

一个档案员

有她独有的温热

三人成行

皆为吾师而为学

愿为一絮

遨游在档园一隅

集絮成裘  聚裘成花

交流互享  乐在彩云档絮

档案交接积重难返怎么办

档案管理作为一项基础性工作，要想在企业里长期、有序推动下去，并不是一件容易的事。拿档案交接这个环节来说，其落实、执行的难度，相信身为档案人的伙伴们都深有感触。

下面我们先来看一下同伴们的反馈和吐槽。

档人甲：

老师好！请问设计任务书需要归档吗？我看最新的规范中没有这一项了。

档人乙：

这类文件建议归档，后面可能还会用到的。

档人甲：

但是同事们不太配合，觉得规范中没有就不该归档，不愿意提供。

档人乙：

我们在企业里归档范围的划定原则是：包括但不限于标准、规范里的内容。对于一些价值较大、利用度较高的文件，也许不在规范内，但也建议归档，以备后用。

档人甲：

是的，我也是想尽量把档案归全。但提醒大家交档的时候，各种理由的扯皮，不配合、不支持，反而像是我们在没事找事一样。就是制度有规定也不执行，比如有些档案要求五个工作日内归档，但实际上五个星期、五个月也不一定能收上来。太难了！

档人乙：

一些制度规定执行久了，慢慢就会疲沓了，加上对这项工作没考核、没要求，大家就会越来越放任、越来越不在乎，只有从企业层面加以强化或许才会有点效果。

档人丙：

别说规范外的档案，就是规范内的档案，也很难收集呀。有些人就认为这些文件拿在自己手里用着方便，仿佛就是自家的东西一样。

档人乙：

其实就像钱放银行里和拿自己手里一样，拿自己手里随时可用，但容易无管理、无规划，甚至不小心弄丢了。而放银行里用时无非多一些手续，但更安全、更便于保管。档案交接也一样，只是这个意识还没有普遍跟上来。

档人丙：

是啊，平时不移交、不归档，拿自己手里，或是私下传递不知道给传哪儿了，需要的时候有些资料就找不到了，都来找档案室了。但我们也不能做“无米之炊”呀，哪里给他提供去。

档人乙：

是的，都会遇到这问题，尤其是时间久了，加上岗位调动、人员更换，找不到档案的情况会更严重。

以上内容可以用一个词儿来总结：档案交接“积重难返”。主要表现在如下方面：

1、制度不严谨

档案管理制度的滞后或内容不完整、不严谨，给了执行者可乘之机，本来就不情愿的档案移交，有了可恃的依据，却更增加了档案工作推进的难度。

2、执行难落地

对于制度中的规定，由于无考核、无强制而难以落地，久而久之，形成积习，该移交的档案无法收集入库，利用的时候无从查起。

3、交接无意识

习惯于“我经办的业务我管理”，包括档案文件，认为拿在自己手里更方便，甚至私下传递最终不知去向。缺乏档案移交和归档管理意识，变一己或少数人的“方便”为企业集体档案管理的“隐患”和“烂账”。

如何来应对和解决档案交接“积重难返”这个难题呢？也许并无“万全之法”，但我们可以根据实际工作，尝试从如下方面寻找缓解和减少损失的途径。

1、制度优化与宣贯

制度和标准是一个企业经营的准绳和保障，但它也有一定的生命周期，需与时俱进。拿企业档案管理制度来说，既要着眼于大环境（比如国标、行标）的变化，又要落足于企业实情和适用度而进行优化。

企业档案管理制度中关于档案收集（交接）的规定，要考虑到归档范围、移交时间、交接方式等因素，其中归档范围的划分要留有余地而不宜“卡死”，以国标、行标、地方标准为依据，又要根据企业自身需求而不局限于各种标准的规定。这样制度在执行的时候才不容易陷入“死角”而无法自圆其说。

制度标准的制定不是要束之高阁做藏品，而是要宣贯执行，要用这种方式提高大家的档案意识。尤其是档案管理这种容易边缘化的工作和制度，在人员流动频繁的企业里，其宣贯要有一定的频次和力度，否则热度一旦降下去，就很难再捡起来。

2、档案员深入业务

也许在一些人的印象中，档案管理员就是深居办公室或档案室整理、管理档案文件。

其实在企业里，坐在办公室是管不好档案的，档案员需要深入各业务，了解业务进程和所处的阶段，才能有效收集各业务环节所产生的档案文件，从而更准确、有效的判定归档范围，也便于跟进和把握档案交接情况。

3、注意工作方式

档案管理是企业里一项基础性的、不容易被“看见”的工作，有制度难以推行和奏效的一面。深入人心的工作方式，有时候可能会有所帮助，为工作打开一条通道。

单刀直入拿制度去催收档案，容易引起不满和反感。比如想从别人篮子里拿一棵菜出来，尽管你告诉他根据统一规定这棵菜是要拿到厨房做成美味供“他”、供大家享用，但他的第一反应肯定是要“护篮”而不肯轻易给你。

但如果平时打好“群众”基础，维护好大众感情，和同事关系比较熟络，开门见山或是旁敲侧击表达来意和目的，也许问题会迎刃而解。

4、完善档案借阅体系

我们收集档案、管理档案一个直接目的就是在需要的时候提供给大家利用。

但相对于档案文件个人保管随用随取的便利性，收归档案室的档案借出和归还都是需要手续的。如果程序繁琐且不一定能够快速查阅所需档案，会让人对这项工作产生怀疑甚至望而却步。

所以呢，我们要不断完善档案管理体系，简化档案借阅程序，避免把档案室做成只进不出的“档仓”而给人一种“交档容易用档难”的错觉，从而给档案交接工作带来阻力。

其实所有的方法不过是因人而异，而我们档案人的目的只有一个：如何把这项工作落到实处。拿档案交接来说，也就是如何把分散在各人、各处的档案收归档案室，为后面的档案管理工作铺平道路。

2023年6月14日于郑州

作者简介： 归旭辉，企业档案人，出品【我的小小档案经】系列篇。 业余爱好诗歌与随笔，有《狼》、《菊花》、《故乡》等作品发表。系列篇【成长笔记】、【彩云档絮】创作中。 脚踏实地，仰望星空！一份耕耘，不问收获！