缺勤可能是许多雇主和人力资源部门的主要关注点，与生产力损失有关的年度费用约为84亿美元，习惯性缺勤也给团队的其他成员带来了负担。为了让员工承担责任，人力资源部门应制定员工出勤政策，也称为考勤政策——一套规范员工出勤和准时性的指导方针和规则。对于拥有7、8名员工的公司来说，出勤政策可以帮助每年降低成本超过5万美元。明确的出勤政策为出勤设定了明确的期望和标准，有助于营造更有纪律和更有成效的工作环境。它有助于在处理出勤相关问题时保持公平和一致，公平对待所有员工。此外，出勤政策确保遵守与休假权利和员工权利相关的劳动法律法规。员工缺勤对企业的负面影响是巨大的，每个小时工每年的计划外缺勤费用约为3600美元。此外，受薪员工每年的费用约为2650美元。缺勤和迟到还会导致生产力损失、团队绩效下降以及剩余员工的工作量增加，它扰乱了项目时间表并降低了客户服务质量。
通过全面的考勤政策，你可以管理和减少缺勤，并提高生产力和绩效。迟到：迟到是指员工上班迟到或超过指定的开始时间，这是不尊重的，影响生产力，并可能导致团队的不满。缺勤：缺勤是指员工经常在没有充分理由或事先批准的情况下缺勤。出勤：出勤的总成本估计每年超过150亿美元。出勤主义是指员工在身体上而不是在精神上，他们出现在工作中，但由于疾病、个人问题或其他分心而没有充分投入或富有成效。请假：因疾病、家庭紧急情况、丧亲之痛、医疗预约或其他预先批准的休假等原因而批准的缺勤是授权的缺勤。无故缺勤：无故缺勤是未经批准的缺勤。它们被认为是不可接受的，并可能导致纪律处分。安静戒烟：至少有一半的美国劳动力正在悄悄辞职，也称为无声辞职;雇员在没有正式辞职或通知雇主的情况下脱离其工作职责和责任。由于缺乏努力和生产力，他们逐渐退出工作场所。你有权因出勤率低而解雇员工，尤其是在缺勤过多且他们经常且持续缺勤而没有正当理由或适当批准的情况下。1、考勤政策：制定明确的出勤政策，概述对出勤的期望、请假流程以及过度缺勤的后果。在入职期间将其传达给所有员工，并定期审查以确保每个人都了解规则。2、记录出勤记录：为每位员工维护准确而详细的出勤记录。包括缺勤日期和时间、缺勤原因、员工与人力资源/管理层之间关于出勤的任何沟通，以及任何支持文件（例如，医疗证明、家庭紧急情况证明）。3、沟通：当你注意到过度缺勤的模式时，请与员工进行对话。对他们的出席表示关注，并询问缺席的原因。给他们一个机会来解释任何潜在的问题或挑战。4、探讨：如果员工有理由，请进行调查以验证这些理由的有效性。如果缺勤是由于疾病造成的，请向医疗保健提供者索取医疗证明。5、咨询：如果缺勤是由于个人问题或健康问题，则为员工提供咨询或支持。将员工推荐给你的员工援助计划（EAP）或为他们提供资源以帮助解决他们的问题。6、绩效改进计划：如果过度缺勤的情况继续存在，请实施绩效改进计划（PIP）。清楚地概述出勤期望，未达到这些期望的后果以及合理的改进时间表。7、监控和审查：在PIP期间监控员工的出勤情况。如果它有所改善，请认可并认可他们的努力。如果过度缺勤持续存在，请继续采取进一步的纪律处分。8、渐进式纪律：根据缺勤的严重程度和贵公司的政策，应用渐进式纪律，包括口头警告、书面警告，并最终解雇。9、终止：如果员工继续过度缺勤，终止是你的最后行动方案，确保终止流程符合雇佣法律法规。定义正常工作时间，包括开始和结束时间，并指定员工必须在场的任何核心时间，明确灵活的工作时间和办公室优先或远程优先的政策。为员工报告缺勤建立明确的程序，包括通知谁、如何通知公司（电话、电子邮件等）以及通知的时间（例如，在工作日开始之前）。Google员工使用缺勤管理系统来预订缺勤时间并查看团队成员的可用性。然后，缺勤将直接发送给经理，以便系统批准。区分各种类型的缺勤，例如预定休假（假期、个人休假）、病假、丧假、陪审团职责、育儿假等，指定每种缺勤类型的审批流程。如果适用于你的组织，请解释时间跟踪方法，无论是通过电子系统、时钟还是任何其他方式。同样重要的是要注意，虽然报告发现60%的组织使用监控软件来跟踪其远程员工，但跟踪员工有几个负面影响。一项调查显示，超过50%的未受监控的受访工人表示，如果雇主使用面部识别技术监控他们的生产力或录制他们的音频或视频，他们会辞职。调查还发现，每1名技术工作者中就有2人表示，如果该组织使用监视技术，他们会拒绝新角色。定义什么构成过度缺勤和迟到，解释违反出勤政策的后果，包括渐进式纪律处分措施。说明如何维护出勤记录，谁可以访问它们，以及采取的保密措施。有几项美国法律要求雇主保留记录或时间和出勤要求，人力资源部门有责任确保组织保持合法合规。例如，《公平劳动标准法》（FLSA）要求雇主保留非豁免雇员工作时间的准确记录，包括正常工作时间、加班时间和支付的总工资。概述员工根据残疾法的要求请求与出勤相关的合理便利的流程。指定审查和更新考勤政策的频率（如果需要），以跟上不断变化的法律或公司需求。提及用于衡量出勤率的任何工具或技术，例如预测分析，它分析历史数据以预测未来，包括哪些员工更有可能在特定时间范围内辞职。制定良好的出勤政策需要仔细考虑组织的需求、法律要求和利益相关者的意见。以下是创建有效出勤政策的步骤：1、了解组织的需求：分析组织的具体要求，包括生产力目标、员工士气和运营需求。考虑出勤如何影响组织的整体绩效，并确定需要改进的领域。2、研究法律要求：熟悉与出勤、休假权利和员工权利相关的适用劳动法律、法规和雇佣合同。确保政策符合所有相关法律要求，以避免潜在的法律问题。3、收集利益相关者的意见：让关键利益相关者参与政策制定过程，包括人力资源、管理层和员工。进行调查或焦点小组，以了解员工对考勤政策的偏好和关注。4、定义政策目标：明确说明出勤政策的目标。例如，它可能旨在提高员工准时率、减少缺勤或为员工提供灵活性。5、概述出勤期望：使出勤期望与组织的目标和文化保持一致。例如，指定组织是否遵循“办公室优先”出勤政策、允许完全远程工作或提供灵活的工作时间。明确定义工作时间，包括开始和结束时间，以及员工在场所需的任何核心时间。6、解决各种类型的缺勤：区分不同类型的缺勤，例如预定休假（例如假期、个人休假）、病假、丧假、育儿假等，指定请求和批准每种缺勤类型的流程。7、建立报告程序：为员工报告缺勤创建明确的程序，包括通知谁、如何通知公司（例如，电话、电子邮件）以及通知时间，满足员工尽可能提前通知缺勤的要求。8、定义出勤跟踪和记录：指定时间跟踪的方法，无论是通过电子系统、时钟还是任何其他方式，概述如何维护出勤记录、谁可以访问这些记录以及采取的保密措施。9、传达政策：向所有员工清楚地传达考勤政策。通过员工手册、公司内部网或其他相关平台轻松访问，提供培训或信息会议，以确保员工完全理解政策。10、使员工能够使用考勤工具：实施员工自助服务系统或其他时间跟踪工具，使员工能够准确记录其考勤情况，提供支持和资源，帮助员工有效使用这些工具。11、查看和更新政策：定期审查出勤政策，以确保其保持相关性并与组织不断变化的需求保持一致。根据需要进行更新，以符合法律要求或提高政策有效性。12、由法律部门审核：在最终确定政策之前，请法律专家对其进行审核，以确保遵守所有适用的法律和法规。沃尔玛采用积分系统来跟踪出勤情况，员工因缺勤、迟到和提前离职而累积积分。分数是根据出勤违规的严重程度分配的，员工可能会因在规定的时间内超过某个分数阈值而面临纪律处分。积分系统提供了一种透明且可衡量的方式来管理出勤问题。它对违规行为规定了明确的后果，允许渐进式纪律处分。它没有考虑个人情况或紧急情况，导致对某些员工不公平的处罚。即使员工确实身体不适，他们也可能被迫来上班，这可能会传播疾病。通过结构化的出勤管理方法，建立灵活性并考虑真正紧急情况的例外情况至关重要，鼓励健康的工作与生活平衡和优先考虑员工的福祉也应该是政策的一部分。Netflix对缺勤和出勤政策采取了非常规的方法，公司的理念建立在信任和像对待成年人一样对待员工的基础上。假期没有设定限制，只要履行工作职责，员工就可以在他们认为有必要的时候自由休假。员工感到有能力管理自己的时间，从而提高工作满意度和忠诚度。如果没有明确的指导方针，一些员工可能会利用该政策，导致生产力下降并增加其他人的工作量关键团队成员的缺席可能会扰乱项目时间表或日常运营。Netflix的方法强调了工作场所信任和自主的重要性，完全没有政策可能并不适合每个组织，但你可以考虑采用更灵活和以员工为中心的方法，让员工更好地控制自己的时间，同时仍然确保问责制和公平性。可口可乐的出勤政策对准时和出勤率设定了明确的期望，工人每次都应该准时上班。如果没有至少48小时提前通知，如果员工缺勤，他们将受到处罚，该策略包括特定时间段内定义的允许发生次数。如果员工超过此限制，他们可能员工意识到出勤违规的后果，促进公平和一致的工作环境。严格的政策会在员工中造成压力和恐惧，影响他们的福祉和工作满意度。虽然明确的期望是必要的，但过度僵化可能会产生负面影响。在制定指导方针和考虑个人需求之间取得平衡对于健康的工作文化至关重要。甲骨文提供无限的休假时间——或者他们所说的“灵活假期”——意味着员工只要得到经理的批准，就可以随时休假。公司强调结果而不是工作时间，并相信员工负责任地管理自己的时间。该政策促进信任并尊重员工的个人生活。
关注结果而不是工作时间可以提高动力和生产力。该政策可能会使确保关键项目有足够的人员配备水平变得具有挑战性。Oracle的方法强调了赋予员工权力和强调工作成果的重要性，你可以采用类似的策略，同时保持一些结构以确保问责制。如今，缺勤对许多雇主来说是一个大问题，使他们损失了数十亿美元的生产力。这就是为什么必须制定出勤政策，制定一套规则和指导方针来管理员工的出勤和准时，这有助于降低成本并创造一个更规范的工作环境。在出勤问题上，平等对待所有员工也更公平。此外，制定出勤政策可确保公司遵守法律并确保员工的权利得到尊重。沃尔玛有积分系统，Netflix让员工决定他们的休假时间，可口可乐有严格的出勤政策，甲骨文提供无限的休假时间。每种方法都有其优点和缺点，并且没有一刀切的解决方案。对于每个组织来说，创建一个结构良好的出勤政策以适应业务需求并考虑员工福祉非常重要。
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