离职交接,意味着你手上的事情后续和你在没有什么关系,但项目的前面还是你对接的,所以需要由你来留痕完整的信息,以方便后续接手尽快开展工作。交接有三大要点: 一、让交接人和对接人握手确认离职事项后,就不要再直接处理各项事务了,需要让交接人和对接人尽快熟悉起来,以方便在后续的时间交接人可以多参与一些项目的实际操作。 无论是公司使用微信、钉钉、飞书、豆芽还是其他的聊天工具,肯定会有很多的项目群,这个时候要第一时间把交接人拉到群里来。此刻可以先不公开自己要离职的身份,只是有事艾特你的时候,让交接人同步查看,同步跟进,同步答复。 比如XX政府项目群,目前是在产品设计阶段: 1. 自报家门拉群后,要第一时间先自保家门:各位领导好,新来的小A同学是负责协助我对本次项目对接工作的同学,群里有问题艾特我或者艾特他都可以。自报家门的好处就是:在人员对接上不会因人突然断档就造成麻烦。而且持续的加人,也会让甲方感觉到重视。特别是后续你离职,新来的交接人已熟悉的相关的业务,就可以“无缝”对接。 2. 告知相关人员的职责比如群里有甲方一级领导(总指挥)、二级领导(项目总管理)、三级领导(具体的对接人),还有公司自己内部的销售、售前、产品经理、研发经理、交付。需要私下沟通好每个人对应的角色,和有内部问题找公司内部哪个人来对接,和对接甲方的每个人分别都在什么层级范围。 比如具体的接口文档就是问甲方三级领导;如果是问要决策新项目的需求结果就是甲方二级领导;如果是整体汇报那必须是甲方一级领导。
3. 相关资料归处每个对接群里都会有各种大小文件、文档、图片、表格等,有会议纪要,有项目进度表,有BUG单。只明确的告知本地文件夹所在的位置,以及主要文件的命名规则。 4. 明确当前项目事项一个项目不会只有一个节点,需要告知当前项目的目标、节点、节点当前状态、节点当前涉及人员、后续对接事项、时间。如果有里程碑进度表,那是最好一目了然,如果没有那就要明确说明,防止接受人后续突然收到历史问题的需求。 5. 双方握手交接人进群后就是要和对接人进行一段时间的磨合,然后由对接人进行后续所有相关事宜的处理。 后续群里有问题,就需要由对接人直接进行干预,交接人尽量或者少出面直接干预。这里主要是让甲方也明确后续责任人,是在有问题还是艾特到了,还是要第一时间答复一下,然后和对接人一起定义结论,由对接人进行后续处理。 二、带着交接人处理问题
说十遍不如实际做一遍,上手操作是最好的应用,没有之一。就比如我在离职交接的时候,有3个同事,在后面听我讲了3个小时【这还是反复催促了很多遍,才安排来的人;某领导自信的说:虎哥走了,他全搞得定】,讲了8个部门的16套业务系统的内容。然并卵,后面一直有事要问,一会这个不知道,一会那个出错了。 举例:采购商城系统的后台管理。 1. 人员组织架构角色权限的应用首先这套系统是由人、部门、部门组、表单四部门组成基本的架构设定。人和部门是由上游(数据中台和人力系统)传递,每次涉及到人员部门调整要等系统同步,特殊情况可手动更改,这里就要手动做部门的变更。比如我原来是产品部门,现在调岗到技术部,就要设定主岗-技术部,新增一个副岗-产品部门。这里是为了防止我有之前的单据没有调整完,方便单据正常处理。 其次角色也是由上游(数据中台和人力系统)传递,角色的调整可单独在采购商城中进行额外设定,比如财务部的领导有权限直接干预采购过程中的订单审批,而不是采购确认后才到财务部进行费用审批。 2. 业务流程更改的应用标准的业务流程是申请人提交,部门领导审批,然后再按照业务范围和金额进行二次权限的划分。在业务流程中要做到主线流程链路和子线流程链路的双向识别。比如识别到跨部门联合,那么就要跨部门的领导双重审批。 3. 表单权限字段的应用业务流程是按照角色权限进行划分的,比如采购部的同事有直接采购的权限,产品部的同事就没有,如果需要给产品部的同事分权限,就要进行对表单的字段进行额外的权限配置。 4. 非标的处理非标处理一般是指特殊业务逻辑,要在标准之外的规则上做变更。这里首先是要拿到甲方的指令授权。比如五千以下的采购审批只要到部门领导就可以,但这个采购中是涉及到服务器硬件,技术经理要做一次二次审批,那么就需要针对当前的流程增加节点——指向给技术经理。
三、文档留痕交接的最关键点就是文档留痕了,所有的说明都不如有一份文档资料有用。信息记录、问题查询、BUG修改、需求跟进、节点变更、情况说明等内容,能够留档的一定要做到文档的留痕记录。
在交接过程中,确保这些文档的留痕记录能够帮助接替者更好地理解项目和任务,更快地融入团队和工作环境。同时,也有助于提高项目的透明度和可维护性。 1. 交接信息交接信息这里是给各领导和HR同学查看,在这一层级主要是知道大概的项目名称和项目内容,这里不需要列特别细的内容,具体的内容会和交接人进行明细核对,毕竟领导是抓主要事项。 注意:交接内容是要说明该项目的重点工作,可以用一两句话进行重点描述。 2. 工作回顾自 2020年8月1日 – 2023年10月8日,工作内容如下:
四、最后说明以上三步就是工作交接的工作内容,说实话,让对接人在一两天或一两周内要完整的了解别人一两年甚至更长时间的工作内容是不可能的。大部分的情况下,都是对接人入群,有问题然后临时解决问题。 其实这样对于公司来说,新接手的负责人时效性低、出问题故障率高,这是没办法解决的。如果交接人负责,能够完整的留痕文档,那么对于公司和对接人来说后续的工作都异常的轻松,至少在处理日常问题的情况下,不用再重新梳理。 对于离职交接,可以采取以下措施来提高交接人的效率和对接人的适应能力:
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来自: xiaolaohu0632 > 《产品讲课》