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新手如何写会议纪要?切忌闭门造车,模仿过往做法才是聪明选择

 游刃职场有余姐 2023-11-29 发表于上海

第2步:将我设为星标

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写一份会议纪要,是除了复印、打印文件,取快递、订外卖之外,职场新手最容易被分配到的任务。

相对来说,这也是专业含金量最高的一项工作任务了。

正因如此,很多职场新人都有一个错误的想法:

我必须充分展示自己的文字功底、有创新、够独特,才算是顺利完成了这项工作。

于是,会议过去了好几天,会议纪要还没发出来,常常因此挨一顿批评,自己却觉得非常委屈。

来自电视剧《德雷尔一家》

事实上,会议纪要几乎可以说是所有职场写作中,最不需要文笔和创新的。

真正正确的做法,是尽量多找几份近期的会议纪要做参考,格式和结构直接套用,内容直接模仿,反而能够写出最让人满意的会议纪要来。

因为会议纪要的真正作用,就是要如实地把会议中重要的内容记录下来,供大家查阅参考,并作为追踪工作进度的一个依据。

那具体要怎么写呢?

来自电视剧《平凡的荣耀》

01

会议过程中,做好相关记录

会议中对流程、主要内容的如实、完整记录,是事后整理会议纪要的关键。

因此,在开会之前,就要做好记录的准备:

保证纸笔(或者笔记本)都处于可以顺畅记录、不会出状况那是基本;

因为新人对行业、公司和部门内部的情况都不熟悉,很可能有些专业术语、行业黑话、又或者大家提到的一些人,自己都没听清,所以,会议中录音,是个非常稳妥的办法。

另外,如果会议当中,有人还使用了PPT做报告和演示,也可以在会议结束时,就立即找到相关同事,要来PPT。

总之,我们前期收集到的资料越完整,后续写会议纪要也就越顺利,更不会遗漏重要内容。

来自电视剧《意大利制造》

02

会议结束后,多找几个部门最近的会议纪要做参考,尽快开始写

会议只要不是晚上加班开,一般默认会议纪要当天就要发出来 。

所以,如果领到了写会议纪要的任务,如果没有特别紧急的工作,最好在会议一结束,就赶紧着手写。

到也不必因为时间紧迫,就赶紧陷入巨量的会议信息中。

更好的办法,是找到周围的同事,让他们把最近几次写过的或者收到的会议纪要转发给自己;

同时,让他们提供一份空白的会议纪要模板给自己,因为一般企业都会有自己统一模板的会议纪要格式。

来自电视剧《德雷尔一家》

这些资料,能够迅速让我们知道会议纪要重点要写什么。

比如,如果看到过往的会议纪要,包括了会议主要内容、会议确定事项、后续需跟踪工作等几个重点,那我们在写会议纪要时,也按照这几个重点来写就可以了。

在确定了这一点之后,再去看自己的会议笔记和记录资料,就能够很快地把重点整理出来,并同时进行撰写。

来自电视剧《意大利制造》

03

会议纪要发出去之前,先进行确认

一般来说,会议纪要发送的范围都不会是一两个人,万一出错,影响会很不好,也会破坏自己在同事间的第一印象。

所以,在自己检查好没有问题之后,先分别把涉及到不同同事的会议纪要内容发送给当事人确认

各部分同事确认后,再将整体会议纪要发送给直属领导或者是让自己写会议纪要的人确认。

最终都没问题后,再确认清楚要发送的对象,将会议纪要发送出去。

这才是一个完整的、几乎不会出错的写会议纪要的流程和做法。

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