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公文排版各要素编排规则

 杞乡青年 2024-03-14 发布于宁夏
爱信公文助手,围绕党政机关、企事业单位电子公文全业务场景,提供公文一键排版、一键校对、一键套红等智能化应用服务,通过智能化、规范化的技术手段,为 党政机关、国央企及事业单位内的公文文字处理工作,提供高效、安全、便捷的排版及 校对功能方案。其功能包括:一键排版、一键校对、一键套红、AI模板、AI对话、法规查询、法规审查等功能。爱信公文助手包含Windows版和国产版。Windows版使用Office VSTO插件技术开发,同时兼容Word和 WPS,安装后可在WORD或WPS菜单栏找到公文助手菜单。国产版基于国产操作系统及金山 WPS 文字处理软件进行开发设计,使用WPSJS技术开发,适用于国产操作系统。

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(1)标题
一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位臵,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题是对公文主要内容的概括和揭示,其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。— 16 —
发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。三个和三个以下机关联合发文时,应列出所有发文机关的名称,四个及四个以上机关联合行文时,可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。在实际工作中,标题中确有除书名号之外的其他的标点符号存在,如顿号、括号、引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以下两点:
①法律、法规、规章名称全称应加书名号。
②如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号分开,不使用空格。
许多公文的标题字数较多,往往需要多行排布。这就引出了标准中为什么要有“词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形”的规定。
首先是词意完整。标题回行情况下,不能把含义完整的词组分割成两行。
其次是排列对称、长短适宜、间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形。一般来说,标题要尽量简短,不要占的行数太多。标题多行时一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。每行标题字数不能过多,如果左右都顶到版心边缘,会显得非常难看。
标题采用3号字字高的7/8作为行间距即可,不宜采用2号字字高的7/8,行距过大会使标题显得不美观。
标题所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况,此时可以变通,即将标题上移,不必在红色分隔线之下空二行标注,可以空一行或不空行。需要指出的是,2012版国家标准不可能涵盖公文处理工作中出现的所有问题,在特殊情况下可以在不违背标注规定原则的前提下适当变通。例如,新标准规定公文首页必须显示正文,这就是原则,任何情况下不能违反,在不违反这个原则的情况下,就可以变通,如发文机关多、签发人多、标题长、主送机关多等,都可以采取变通的办法。但在变通中还要遵守基本规定,如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定,签发人多但最后一个签发人要与发文字号同处最后一行是基本规定,标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样,在执行新标准时就不会出现机械执行而不顾公文实际的做法,因为格式毕竟是为公文的内容服务的,是为公文的办理服务的。
(2)主送机关
编排于标题下空一行位臵,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,臵于抄送机关的上一行,与抄送机关之间不加分隔线。
主送机关指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于上行文,原则上只能有一个主送机关,以便公文的办理。
有些公文可能没有主送机关。如选用公告文种的公文,用于向国内外宣布重要事项或法定事项,一般通过报纸、电视、广播电台、网络向国内外公开发布和传播,所以没有特定的主送机关。
主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型机关内同级机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间使用逗号分隔,最后一个主送机关之后标全角冒号。
一般普发性公文,以市委或市委办名义发文的,主送机关为“各县、区委,市委各部门,市级国家机关各部门党组(党委),各人民团体党组”。以市委、市政府或市委办、市政府办名义联合发文的,主送机关为“各县、区委,县、区人民政府,市委和市级国家机关各部门,各人民团体”。
(3)正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可用“一”、“
(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
补充说明:
正文是公文的主体,用来表述公文的内容。
新标准特别提出“公文首页必须显示正文”这一明确要求,主要是为了保证公文的严肃性、真实性,如果首页没有正文,使人一看首页还不知道文件内容是什么,是不太严肃的事情,并且容易产生假冒公文,因此规定公文首页必须显示正文。出现首页显示不了正文的可能情况主要有:
①联合行文。一般单一机关行文,不可能出现将正文挤出首页的情况。但如果联合行文的机关过多,就可能出现把正文挤出首页的情况。发文机关过多时,推荐只使用主办机关标志;也可将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小,直至保证公文首页显示正文为止;除了上述方法外,还可以考虑调整行距、字距等办法解决。标题可用“XXX等26个部门关于XXX”。总之,可采取各种变通方法满足首页必须有正文的基本要求。
②主送机关过多。主送机关过多时,也可能出现把正文挤出首页的情况,这种情况下,可采取将主送机关移到版记中,编排在抄送机关上一行的方式加以解决。
③签发人过多。联合上报公文的签发人太多时,也可能把正文挤出首页,可采取增加每行签发人编排个数等办法解决。
正文自然段之间不空行。
公文正文结构层次,一般不超过四层,需要强调的是,第一层次“一”后面跟的是顿号,第二层次“
(一)”后面不能跟标点符号,第三层次“1”后面跟一个小圆点“.”,第四层次“(1)”后面不能跟标点符号。层次序数可以越级使用,如果公文结构层次只有两层,第一层用“一、”,第二层既可用“(一),”也可以选用“1.”.当正文中需要引用其他公文时,按照先引标题,后引发文字号的方式进行引用。如“根据《国务院国有资产监督管理委员会关于XXXX的通知》(国资发〔2012〕XX号)的要求”。




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