采购审计访谈：各部门100个问题提纲清单（收藏）

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一直以来，采购审计都是审计部门重点开展的项目类型，而在实施采购审计时，访谈从来都是是获取基础信息和审计线索的重要手段。近期，连续几个单位的小伙伴在交流过程中提到，采购审计访谈到底应该问哪些部门或岗位？到底应该问什么问题？问到什么程度？

总的原则是要基于审计背景、目的，确定应该访谈的部门和岗位，一般而言，采购部门、财务部门、仓储部门、物流运输部门、研发部门、生产部门、销售部门都是需要考虑在审计访谈范围之内的，在确定访谈岗位时，建议先与各部门主管领导进行沟通，开展初步的宏观层面的访谈，再与具体管理人员或经办人进行访谈。访谈技巧可参考：内部审计访谈关键步骤、核心价值：这24个坑，千万别踩（收藏）

以下是基于梳理分享的采购审计[各类审计干货资源关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]通用性访谈问题提纲（100个），可供参考，需要提示的是，小伙伴们一定要结合单位及审计项目实际情况和特点，根据需要进行调整、细化，不可简单生搬硬套。

一、采购部门（38个）

• 请介绍贵部门的组织架构、人员及职责分工情况。
• 贵部门制定了哪些采购相关的制度、手册文件？（为获取资料做准备）
• 请简要介绍采购整体流程。
• 目前主要采购哪些物资或服务，各类占比大致为多少？
• 是否建立了采购预算管理机制，请简要介绍。
• 贵部门如何制定采购计划？采购计划的依据是什么？计划会有调整吗？计划及调整如何审批？
• 采购订单审批过程中，是否会整体考虑分支机构库存而进行调拨，减少资金及库存占用？
• 采购过程中如何确定供应商？有哪些方式？有无评估供应商资质和信誉的标准？
• 对于供应商的谈判策略，贵部门是否有专门的指导原则或方法？
• 在XX期间内，是否开展过采购招标，请简单介绍招标管理工作。
  
• 采购价格是如何确定的？（价格比较、谈判机制）
• 采购合同是如何签订的？采购部门审核合同时主要关注哪些内容？
• 采购过程中是否出现过供应商违约或质量问题？如何处理？
• 贵部门如何监控采购订单的执行情况？如何确保采购进度？
• 是否有定期评估供应商绩效的机制？评估结果如何应用？
• 采购过程中是否存在廉洁风险？如何处理、防范和控制？
• 贵部门如何管理采购档案和资料？（为获取资料做准备）
• 对于大额或重要采购项目，贵部门如何进行特殊管理或审批？
• 贵部门如何与其他服务部门（如财务部、仓储部、物流运输部）协调配合？
• 采购部是否与相关使用部门（如研发部、生产部、销售部）进行定期沟通，以了解其对采购物品的需求和反馈？
• 是否存在采购价格异常或波动较大的情况？原因是什么？
• 贵部门如何处理紧急采购需求？有无应急预案？
• 是否进行多分支机构联合集中采购？
• 零星采购如何管理？
• 是否有对采购人员进行定期培训或考核的机制？效果如何？
• 贵部门如何收集和利用市场信息和行业动态？
• 是否有对供应商进行定期拜访或沟通的机制？
• 贵部门是否定期对供应商市场进行调研，以了解最新的市场趋势和供应商动态？
• 对于长期合作的供应商，贵部门是否有定期的合作关系评估机制？
• 采购过程中是否使用了电子化或信息化手段？效果如何？
• 对于环保、安全等特殊要求的采购项目，贵部门是如何管理的？
• 采购部是否设有内部质量监督岗位，以确保采购物品的质量符合公司标准？
• 采购过程中，如何确保供应商提供的样品与实际交货物品的一致性？
  
• 贵部门是否对采购订单的执行情况进行定期回顾和总结，以优化采购流程？
• 采购付款及账期如何管理，是否存在提前或延迟付款的情况？
• 采购部是否设有应急采购预案，以应对突发事件或紧急需求？
• 贵部门认为目前采购管理中存在哪些问题、不足？有何改进建议？

• 贵部门有没有觉察到相关工作痛点，有需要审计部门[各类审计干货资源关注公众号内审网可查阅获取,内审网注]协助推进的事项吗？

二、财务部门（27个）

• 请介绍财务部门在采购业务中的职责和作用，如采购合同、采购付款、发票管理、财务稽查与监督等。

• 贵部门如何审核采购合同的财务条款？有无标准或流程？

• 采购款项的支付方式是怎样的？是否存在预付或分期付款的情况？

• 如何确保采购款项的支付及时且准确？有无相关控制措施？

• 有没有发现过异常提前支付或异常延期支付的情况？

• 对于供应商提出的发票或结算要求，贵部门如何处理？

• 是否存在供应商发票不合规或虚假的情况？如何处理？

• 贵部门如何与采购部沟通协作，确保账务处理的准确性和及时性？

• 是否有定期对采购相关账务进行稽核的机制？

• 对于采购过程中的成本节约或超支情况，贵部门如何进行分析和报告？

• 贵部门如何评估采购活动的经济效益？有无相关指标或报告？

• 是否存在与采购相关的财务风险或问题？如何防范和控制？

• 对于大额或重要采购项目的支付，贵部门是否有特殊管理或审批流程？

• 贵部门是否使用电子化或信息化手段进行采购付款及账务处理？效果如何？

• 贵部门如何与其他部门（如采购部、仓储部、物流运输部）协调配合，确保财务信息的准确性和一致性？

• 对于预算内的采购项目，贵部门如何进行预算控制和执行监督？

• 贵部门如何对采购过程中的资金流动进行监控和分析？

• 对于跨境采购或外汇支付，贵部门是如何管理的？

• 贵部门认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？

• 财务部是否定期对采购相关的成本进行分析，以评估采购活动的经济效益？
  

• 对于采购过程中的税务问题，贵部门如何处理？是否有专业的税务咨询或指导？

• 贵部门是否对采购款项的支付周期进行监控，以确保现金流的合理使用？

• 财务部是否与其他部门合作，对采购预算的编制和执行进行监控？

• 对于大额采购项目的资金筹措，贵部门是如何安排的？有无专门的融资计划？

• 贵部门是否对采购过程中的汇率风险进行管理和控制？

• 是否知晓有关采购过程中的舞弊或违规行为，请说明？
  

• 贵部门有没有觉察到相关采购工作带给财务的痛点，有需要审计部门协助推进的事项吗？

三、仓储部门（16个）

• 请介绍贵部门在采购业务中的角色和职责。
• 采购物品入库的流程和标准是什么？如何确保物品准确无误地入库？
• 贵部门如何对入库物品进行验收和检查？哪些部门会参与采购物资到货验收，验收标准是什么？
• 对于不合格或损坏的物品，贵部门如何处理？有无退货或索赔机制？
• 仓储物品的库存管理和盘点制度是怎样的？执行情况如何？
• 贵部门如何确保库存物品的安全和完整？有无防盗或防火措施？
• 贵部门如何与其他部门（如采购部、财务部、物流运输部）协调配合，确保物品在采购、入库、出库等环节的顺畅流转？
  
• 是否存在某些采购物资库存积压、存在质量问题或滞销的情况？是否有针对此类问题建立信息汇报传递机制？
• 贵部门是否使用电子化或信息化手段进行仓储管理？效果如何？
• 对于特殊物品（如危险品、易腐品）的入库验收和仓储管理，贵部门有何特殊措施和要求？
• 贵部门是否对库存物品进行定期的养护和维护，以确保其质量和性能？
  
• 仓储部是否设有安全监控系统，以确保物品的安全存储？
• 对于过期或滞销的物品，贵部门如何处理？有无专门的处理机制？
• 仓储部是否与其他部门合作，对库存物品的需求进行预测和规划？
• 贵部门如何收集和利用仓储数据和信息？是否有助于推动改进采购管理或决策？
• 贵部门从仓储管理角度，认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？是否知晓相关采购舞弊问题？

四、物流运输部门（17个）

• 请介绍贵部门在采购业务中的职责和作用。
• 有我方负责运输的采购业务多吗，一般为哪些类采购？
• 采购物流运输过程中的风险点有哪些？贵部门如何控制和防范这些风险？（如装车过程检查）是否发生过相关物资损毁、到货延迟及责任争议情况，如何处理？
• 贵部门如何确保采购物品按时、安全地送达目的地？
• 对于紧急或特殊要求的采购物品，贵部门如何安排物流运输？
• 物流费用的核算和支付方式是怎样的？有无成本控制措施？
• 贵部门如何与采购部、财务部、仓储部等部门协调配合，确保物流信息的准确性和及时性？
• 贵部门是否使用电子化或信息化手段进行物流管理？效果如何？
• 对于跨境采购的物流运输，贵部门是如何管理的？有无特殊要求和流程？
• 贵部门如何收集和利用物流数据和信息？是否有助于改进运输效率或降低成本？
• 对于环保、安全等特殊要求的物流项目，贵部门是如何管理的？
• 物流部是否设有专门的运输协调岗位，以确保运输过程的顺畅和高效？
• 对于紧急或特殊要求的物流需求，贵部门如何快速响应并安排运输？
• 贵部门是否对运输车辆和设施进行定期的检查和维护？
• 物流部是否对运输人员进行定期的安全培训和考核？
• 贵部门是否对物流运输的成本进行定期分析和优化，以降低运输成本？
• 贵部门从物流运输角度，认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？是否知晓相关采购舞弊事宜？

五、研发/生产/销售部门（2个）

• 贵部门在使用相关采购物资或服务过程中，是否有发现问题，请具体介绍？
  

• 贵部门从职责角度，认为目前采购管理中存在哪些问题或不足？有何改进建议？是否知晓相关采购舞弊事宜？

以上访谈问题提纲可以根据实际情况进一步细化和调整，更多审计干货资源关注公众号内审网可查阅获取。在访谈过程中，审计人员应注意倾听、观察和记录，以便获取准确、完整的审计线索和信息。

作者：内审网 审先生，转载请注明来源及作者信息