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怎样引导团队解决难题?

 一路奔跑hixuot 2024-04-22 发布于广东

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我的很多企业家客户都跟我说过一个问题,他们总觉得团队执行力不行,手底下高管完不成他们的宏伟蓝图。

我问他为什么这么觉得?

那他可有得说了,没有前瞻性,经营意识不强,奋斗意愿也一般等等。到最后他们也会怀疑自己,当初谈了好几轮,好不容易请到的高管,是自己看走眼了吗?

后来我去列席观摩了他们开会,在他们的管理会议中,几乎没有对话。

往往是老板把问题抛出来,让大家想想怎么办,刚有人说两句,老板就极不耐烦地一拍桌子说,“哎呀你这个事儿不能这样想,我告诉你,问题的关键在这里,你的眼光得再远点儿。”

老板一这么说,下面的人也就噤若寒蝉,谁也不吱声了。

老板一高兴又开始大谈自己的宏大愿景,于是高管们纷纷点头,一副严肃认真的样子。但真听假听、听没听进去,谁也不知道。

听起来很可笑,但确实在很多企业,仍然是这样的现状。

老板自己觉得很委屈,但我真得说一句,从头到尾,遇到问题的时候,你让人家提想法了吗?你给人家说话的机会了吗?久而久之,底下的团队会觉得,想了也没用,说了也不算,那就等着老板拍板呗。

所以,其实不一定团队不给力,而是领导没给这个机会。那问题就来了,怎么激发团队贡献智慧,解决难题呢?

从形式上来说,非常简单,还是开会。但这个会怎么开,能实现我们想要的效果,还是有诀窍的。

接下来,我就给你分享教练式领导开会的三招,先明确引导者身份,再确定议事规则,最后头脑风暴,拿到团队的解决方案。

我们具体来看。

不做领导者,要做引导者

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第一个诀窍,是管理者自己心态的改变,就是要放下自己领导者的身份,成为一位教练式引导者。

引导者是干嘛的?就是朝着既定的目标,引导团队高效地讨论,最终实现这个目标。

这和领导者的区别是什么?领导者在一些会议中会不自觉地把调就给定了,把方向就给定了,大家就会跟着你的方向走,这样走出来的结果,只有你一个人的智慧,很可能走不深。

所以,如果你希望团队的智慧涌现出来,就一定要放下自己领导者的身份,仔细聆听大家,不打断、不插话、甚至自己最好不要参与到讨论中。

我强烈建议你做到这点。这一点,听起来简单,但比后面所有的要点都更为重要。

你可能会问,这也不要做,那也不要做,那做什么呢?引导师。

引导师是管理会议秩序,并且对会议的流程和方向进行一个引导,因为你毕竟作为管理者,掌握着更全局的信息。

但是请注意,是引导,不是决定、不是评判,所以,你只能用提问的方式来引导会议的进行。

当然,做引导师也是门专业的学问,如果你觉得自己很难做到,你也可以去找专业的引导师,或者接受过引导训练的第三方,比如HR,让他们来做引导者。

提前共识议事规则

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好,有了这个心态之后,就有了成功的基础。要激发团队的智慧,第二个诀窍是,在开会之前,跟团队共识一个议事规则。也就是,在这场会议上,为了更有效,大家必须遵守什么规则。

为什么要做这件事?

你看,我们开头脑风暴会,经常失败的原因,大多都是类似的,比如有两个人观点不同,杠起来了,导致会议没法继续,再比如大家都不发言,导致会议冷场等等。

虽然不同的团队,可能有不同的情况,但是,每个团队,都容易在自己常犯的那些问题上打转转。

所以,如果你们能总结过往的教训,把议事规则提前共识出来,未来所有的会议,效率都能提高一半。

我在微软的时候有幸接受过莫师傅的团队辅导,从他那里,我继承了一套议事规则,这里分享给你。

第一条,每个人全情投入。这要求团队成员要参与全过程、全话题的讨论,不能回避,也不接受附和式的发言,比如说,“我同意以上同事们的发言”,如果看到了这种情况,引导师要及时提醒、制止;

第二条,鼓励建设性的争论。不含敌意的冲突是好的,这是应当被鼓励的。如果是不争论或者没有建设性的争论,引导师要及时提醒,并且,所有人应当允许被叫停,包括大领导;

第三条,每个时刻都在同一个议题上。不跑偏,不能太过发散,或走着走着聊起闲天来。如果发现话题跑偏,引导师要及时拉回来。

第四条,所有人支持团队的结果。附和意见之前先问自己,出了门是不是还会支持团队决议。所以在会议室里可以充分地、有建设性地争论,一旦出了门,就要对团队决议负责。

第五条,cosplay谁,也就是要扮演谁?什么意思?就是说,我们要提前共识,大家这次会议要扮演的人是谁,要解决的是谁的问题。

比如说,你是企业CEO,要引导的是一群高管,要解决的是公司层面的问题。

那就可以在会前说,“今天咱们都 cosplay 一把我,CEO,如果你们是我,遇到这事儿,你会怎么办?”

你看,把问题聚焦在具体的人身上,也有了具体的场景。

那大家就会想“我如果是他会怎么想、怎么做?此刻他最需要的是什么?我们怎么去把最后这一哆嗦帮他做成?”

这样,大家一会儿要讨论的方案,在同一个维度——公司的层面,而不是各自怀着部门的利益考量,那就会更聚焦,而且会更落地。

当然,作为引导者,你未必每一次都要cosplay,因情景与需要解决的问题来决定。

这是我分享的五条议事规则,你可以根据你们团队的情况和习惯,来和大家商定,大家自己共创的规则,更愿意遵守。

总之,要把议事规则高高挂起,用来规范团队的行为。

头脑风暴也要有流程设计

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好,确定好议事规则,接下来,咱们就要正式开始讨论解决方案了,也就是咱们都很熟悉的头脑风暴。

但是请注意,头脑风暴,而不是抛出一个大难题,然后说,“来吧,讨论吧。”那你大概率拿不到什么结果了。

之所以需要团队一起来讨论,就是因为需要借助大家不同的视角,各自知道的不同信息,互相碰撞,从而产生更好的想法。

所以,作为引导师,就要提前设置一套问题框架,通过问题的牵引和启发,来让大家贡献出更多的信息和视角,碰撞出新的想法。

具体怎么做到呢?

首先,先明确要解决的问题背景,提出要实现的目标。

这里请你注意听哦,目标要越具体越好,比如我们目标是“解决部门协作的问题”,这个目标就有些模糊,你需要说的更清晰一点,比如因部门协作而导致项目延迟的情况,要比上季度降低30%。

你看,目标清楚了,思考解决方案时,不就有了抓手。

目标清楚了,接下来就要设计问题了,这里你要把一个大问题,拆分成几个层层递进的小问题,但要注意,这几个小问题加起来,要最终指向大目标的达成。

比如,要解决刚刚说的协作问题,你可以拆成这么三个问题,分别是“你认为公司在部门协作上,最急需改进的问题是什么?”“你认为这些问题可以如何改进?”“你认为最好的改进方案是什么?”

你看,通过这一个个小问题的引导,大家那些分散凌乱的想法,就能逐渐清晰了。

所以在这里,问题的拆法,是值得你去好好设计的。一般来说,每一个问题,你分别想拿到什么信息,让大家形成共识,在开会之前,你就要有一个预判。

这样,才能更好地把控好会议的节奏,而不是一个宏观的大问题抛出来,大家没有思考的抓手。

还有一个小技巧。

一个问题问完,不要大家七嘴八舌就开始聊起来了,你可以发给每个人一张便利贴,写下来。

而且,一张便利贴上只写一项,每项描述要尽量清晰。

然后分组、分桌先讨论归拢一下,合并了同类项之后,将便利贴贴到白板上,再合并各组的同类项,这时,白板上可能有好几个类别,再按照重要程度,投票,票选出大家一致认为重要的事项和顺序。

这样做有什么好处呢?把大家的想法可视化,一方面避免讨论到后面忘了前面信息,更重要的是,通过便利贴的合并同类项,能更好地聚焦、形成共识。

小结

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我们来总结一下。解决团队难题分三步,最关键的是,请你注意你的角色,你是引导师,而不是领导。

所以不要着急给出你的想法或者建议,而是耐心等等,让团队的智慧涌现出来。

接下来,把团队开会时的坏习惯,用议事规则的方式,提前共识,提高会议成功的概率。

第三,头脑风暴,需要提前把大问题、大目标清晰、具体,再分拆成清晰的小问题,通过一个个递进的问题引导,启发大家贡献智慧,碰撞灵感。

需要注意的是,用便利贴的方式,来方便大家合并同类项,投票,形成共识。

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