领导，我在外边了，这个材料急不急？【原创】

同事小S向我抱怨，说自己科室新来的年轻人，一点经验也没有，就连接电话都成问题。

要么接完电话不知道谁打的，要么忘了人家说什么事，要么语气不好，惹的领导和其他科室同事都向他反映。

弄得小S一个头两个大，不禁感叹：接个电话这么难吗？

其实，回想一下，我们也是在工作中逐渐摸索出接电话的规矩，掌握了其中的门道，不妨总结一下，供大家了解。

01

必备技能

当不熟悉的号码打来电话时，通常我会用“喂，你好”来开启一个电话的接听，没人喜欢听到一句极度粗鲁和无礼的“喂？”，再好的脾气也受不住。

但这里也要注意，如果是与自己有些交情的人，或自以为与你相熟的人，是不愿意听到你的那句“你好”的，这样就会有很强的距离感。

这就要求我们，特别是职场新人，要注意记电话号码。

如果是手机接听，那么新号码都记得存储一下。

如果是座机，要注意记忆常联系的号码、领导的号码，这样就不至于每次接听都显得不熟悉。

当来电要找恰巧不在的同事，比如兄弟单位来电话找我科长咨询业务，这个业务又不是我负责，恰巧科长和负责业务的同事都不在。

那我自然要记录好对方的姓名、身份，要咨询的业务，还要记录好对方是否会再次来电咨询，是否紧急等等，以防忘记或出现误解。

接听结束后，我第一时间将电话记录的情况向科长和负责的同志进行了通知，也让这件事很快得到了解决。

02

具体通知

当来电传达具体通知时，比如有一次，省里来电传达一个会议通知，对方自报家门之后，只告诉了我开会的时间、地点和参会人员。

但我要向领导汇报，肯定不能简单汇报这几项内容，因此我又多问了一些内容，包括会议的背景、内容、召集会议的领导、去参会有没有发言任务等等。

通常人在沟通过程中，只关注自己想要得到的信息，所以在接听电话时，我们除了接收信息外，也要注意通过询问对方，来获得自己需要的信息。

这样才能让电话内容更加全面，也更有利于自己向相关领导汇报。

03

休息日加班

当来电让你休息日加班时，上周末接到领导的电话，让加班写个小材料。

这种情况千万不要傻乎乎的一口答应好好好、是是是，要先表达自己的难处：“领导，我在外边了，这个材料急不急？”

就算能立即写也不要马上答应，先表达出这是周末，自己接到紧急通知，也得有反应的时间，给自己争取最大的时间和空间。

领导如果回答很着急，那就委婉地表达自己短时间赶不回去，能否让其他同事处理。

如果领导表示不太着急，那可以先承接下来，预估一下工作量，先处理完自己的事情，再抽出点时间完成领导交办的任务。

紧贴deadline的时候，交给领导，并表示自己紧赶慢赶，终于完成了任务。

接电话是一个被动的过程，因此在接听过程中我们要注意灵活处置对方的要求，利用好电话给带给我们的灵活度，最大程度让自己获得舒适。

04

积极解决问题

当来电询问职责以外的事情，我们单位要求24小时有人值班，确保遇到突发情况能够第一时间应对处理，也留有对外公布的值班电话。

但经常会遇到来电咨询一些与单位职责没有关系的事情。

比如上次值班有群众来电抱怨小区停电，但这与我所在的单位毫无关系，我只得先向他解释我们单位的职责。

这个电话主要作用是应对突发情况，但来电人不依不饶，始终在抱怨。

于是我联系了电力部门，得到了具体负责的业务电话，并告知了来电人，没过多久，来电人竟然致电表示感谢。

所以面对类似情况，最好的办法是告知解决途径，而不是一推了之。

最后我想说的是，接电话看似小事，但其实关系重大。

职场新人还是要尽快掌握其中的诀窍，让自己游刃有余地接听电话、传递信息，才方便更快地融入工作、适应工作。

作者：办公室顾问团 揽越凝晖

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