第一章 总则为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。 本规定适用于公司及分子公司财务档案管理 第二章 会计档案管理部门1、公司财务部负责会计的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责。会计档案由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、应建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度 ，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第三章 会计档案归档的范围1、会计凭证：包括原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 3、财务报告：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。 第四章 会计档案的整理 会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1、会计凭证。 （1）会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。 （2）装订凭证时分类整理，按凭证顺序号排列，摘除凭证内的金属物，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 （3）装订封面的内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2、会计账簿 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。账簿装订的基本要求： （1）按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。 （2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订， （3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （4）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 （5）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。 3、会计报表 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 第五章 会计档案的归档保管 1、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。 2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 第六章 会计档案的借阅使用 1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 第七章 各种会计档案保管期限 1、会计凭证保管30年。 2、会计账簿保存30年，其中银行对账单，银行余额调节表保存10年。 3、会计报表保存10年，其中年度财务报告、财务报表永久保存。 4、其他未列明资料保管年限参考《会计档案管理办法》。 第八章 会计档案的销毁1、会计档案保管期满，需要销毁时由公司档案管理部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经总经理批准后，方可销毁。 2、会计档案保管期满，但存在未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。 3、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查。 第九章 附则 1、本制度由公司财务部负责解释。 2、本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。未涉及情况按国家有关规定处理。 |
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