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谈话的艺术

2005-08-31  samsara

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企业首脑或部门管理人员与部下的谈话主要分四种功能。

监督功能——籍以获取管理工作进展的详情,监督各部门执行领导决定;

参与功能——借此研究执行决定过程中发生的问题,探讨和寻求解决办法,使领导由“观察”地位进入参与地位;

传递功能——从中传递上级指示或本人决定,

激励功能——由此接触工作人员,了解他们本身的各种心理品质,做到知人知心,适时激发下属的工作热情。



谈话,既是一种信息交流,又是一种人际间的接触,因而它必然带有人所特有的情感色彩。这种情感色彩同信息内容交互作用,使谈话变的微妙而富有艺术性。那么,一个领导人员应如何同他的部下谈话呢?

1、 要的是激发部下的谈话欲望
谈话是领导和部下的双边活动,部下若无讲话的愿望,谈话不免要陷入僵局。因此领导首先应具有细腻的情感、分寸感、注意说话的态度、方式以至语音、语调、旨在激发部下讲话的愿望,使谈话在感情交流的过程中完成信息交流的任务。

2、 重要的是启发部下讲真情实话
谈话所要得到的是真实的情况。但是,有的部下出于某种动机,谈话时弄虚作假,见风使舵;有的则有所顾忌,言不由衷。这都使谈话失去意义。为此,领导一定要克服专制、蛮横的作风,代之以坦率、诚恳、求实的态度,并且尽可能让对方在谈话过程中了解到自己所感兴趣的真实情况,并不是奉承、文饰的话、消除对方的顾虑或各种迎合心理。

3、 抓住主要问题是关键
谈话必须突出重点,扼要紧凑。

4、 表达对谈话的兴趣和热情
正因为谈话是双边活动,一方对另一方的讲述予以积极、适当的回馈,使谈话者更津津乐道,从而使谈话愈加融洽、深入。

5、 评论要把握分寸
在听取部下讲述时,领导不应该发表评论性意见。

6、 克制自己,避免冲动
部下在反映情况时,常会忽然批评、抱怨起某些事情,而这在客观上由正是在指责领导自己。

7、 善于把握谈话节奏
部下在讲述时停顿,有两种情况。须分别对待。第一种停顿是故意的,它是部下为检查一下领导对他讲话的反映、印象、引起领导做出评论而做的。这时,领导有必要给予一般性的插话,一激励他进一步讲述。第二种停顿是思维突然中断引起的,这时领导最好采用“反响提问法”来接通原来的思路。其方法就是用提问的形式重复部下刚才讲的话。

8、 要注意“第一印象”
所谓最初效应就是通常所说的 “先入为主”。这种最初效应往往很长时间地影响一个人的认识,企业领导应高度注意这种效应,应掌握“造成初次印象”的能力,因此,领导在谈话中要持客观的、批判性的态度,时刻警觉,善于把做给人看的东西,从真实情形中区分出来。

9、 一切谈话机会都别轻易防过
谈话分正式和非正式两种形式,前者在工作时间内进行,后者在业余时间内进行。作为领导也不应放弃非正式谈话的机会,在毫无戒备的心理状态下,哪怕是片言只语,有时也会获得意想不到的信息。

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